Werken in de cloud biedt organisaties de mogelijkheid om een samenwerkingsplatform te gebruiken waarop medewerkers (en indien gewenst externen) altijd en overal kunnen samenwerken aan documenten en projecten. Het grote voordeel hiervan is dat je tijd- en plaatsonafhankelijk kunt werken, waarbij iedereen in één brondocument werkt en alle versies worden opgeslagen. Deze manier van samenwerken is zowel effectief als efficiënt. Microsoft speelt daar met SharePoint Online goed op in.
SharePoint Online biedt dezelfde functies als SharePoint, maar dan vanuit een infrastructuur die gestandaardiseerd is, waardoor je deze als organisatie niet zelf hoeft te onderhouden. Dankzij flexibele beheeropties is het goed mogelijk om controle te houden over eisen die vanuit een organisatie worden gesteld aan compliance.
In de praktijk doorlopen we verschillende fases waaruit de implementatie van een digitaal samenwerkingssysteem – in dit geval SharePoint Online – bestaat. Door het in kaart brengen van veelvoorkomende issues, kunnen we per fase ingaan op de uitdagingen en valkuilen. De belangrijkste technische en organisatorische issues uit de praktijk komen naar voren, zowel bekeken vanuit het perspectief van het project, de organisatie en de eindgebruikers.
Inrichting
Als organisatie kun je complexe structuren vermijden en het terugvinden van informatie vergemakkelijken door gebruik te maken van een standaardinrichting die in de gehele organisatie kan worden gebruikt. Uniformiteit zorgt ervoor dat de gebruikers makkelijk hun weg vinden in het systeem. Een van de organisaties uit de praktijk koos voor een standaardinrichting, in de vorm van een zowel visueel als functioneel vastgesteld template. Het invoeren van die standaard was daar het gevolg van problemen met de oude versie van SharePoint (2007) die binnen de organisatie werd gebruikt:
1. Door de individueel gecreëerde mappenstructuren kunnen gebruikers elkaars documenten moeilijk of zelfs niet vinden.
2. Rechten konden worden toegekend op bibliotheekniveau en bibliotheken konden onbeperkt worden aangemaakt. Hierdoor had de organisatie geen grip op en inzicht in wie tot welke documenten toegang had.
3. De grote hoeveelheid maatwerk per SharePoint-site zorgde voor problemen: updates konden niet centraal worden beheerd en uitgevoerd.
Met de nieuwe standaardinrichting werden deze problemen opgelost.
Implementatie
De standaardinrichting zorgde ervoor dat de organisatie en het project tijdens de implementatie van SharePoint Online geconfronteerd werden met weerstand:
1. Er werd gebruik gemaakt van metadata in plaats van mappen; dit stimuleert de vindbaarheid en uniformiteit. Dit roept in eerste instantie vaak weerstand op bij gebruikers. Ook bleek het alsnog mogelijk om mappen te gebruiken door een bestaande mappenstructuur te slepen naar het nieuwe systeem.
2. Een belangrijk doel van de implementatie was het doorvoeren van een openbaar-tenzij beleid. Om dit na te streven konden er geen rechten meer worden toegekend op bibliotheekniveau en tussen gebruikers onderling. Ook dit zorgt voor weerstand bij de gebruikers.
3. Waar gebruikers eerder de inrichting van een site en de structuur van metadata zelf konden bepalen, hebben zij nu niet langer die vrijheid.
Om deze problemen zoveel mogelijk te voorkomen, raad ik de volgende aanpak aan:
1. Communiceer duidelijk over mogelijkheden en verplichtingen en zorg dat daar regie over wordt gevoerd. Zorg dat het projectteam met de gebruikers in gesprek gaat en meedenkt over de overgang naar het nieuwe systeem.
2. Voor optimale samenwerking en transparantie is een openbaar-tenzij beleid belangrijk. Het is belangrijk dat organisatie en project hierover communiceren en draagvlak creëren bij het management.
3. Zorg voor een beperkte speelruimte binnen de templates. Hierdoor kunnen teams of projecten zich nog enigszins onderscheiden binnen de organisatie. Ga altijd per project of team het gesprek aan en laat de gebruikers weten dat er ruimte is om mee te denken.
Wat zijn de technische do’s?
Migratietooling
Maak een gedegen keuze voor een leverancier:
– Inventariseer zowel functionele als technisch eisen.
– Kijk welke leveranciers hieraan kunnen voldoen.
– Zorg voor een werkende otap-omgeving.
– Zorg dat het project betrokken blijft tijdens ontwikkeling.
Standaardisatie
– Kies voor een standaardinrichting waarbij beperkte speelruimte mogelijk blijft.
Microsoft
– Zorg dat het beheer inzicht heeft in de updates en roadmap en anticipeer op updates.
– Bekijk de richtlijnen die Microsoft heeft opgesteld.
Performance
– Zorg voor een goed netwerk: houd performance in de gaten en zorg voor plaatsonafhankelijke toegang en toegang op eigen laptops.
Wanneer je als organisatie kiest om gebruik te maken van standaardtemplates, is het aan te raden om de volgende punten in acht te nemen:
1. Maak afspraken om tot een uniforme en gestandaardiseerde omgeving te komen. Hierover moet regie worden gevoerd.
2. Zorg ervoor dat de juiste personen bij het traject worden betrokken en houd rekening met de verschillende belangen. Zo voorkom je weerstand achteraf.
3. Als klant van Microsoft kun je op de hoogte gehouden worden van updates. Zorg ervoor dat dit wordt gedaan zodat het project weet wat er gaat komen. Ook de roadmap is openbaar en aanmelding voor first release is mogelijk: Microsoft rolt de veranderingen dan als eerste uit op jouw sites (bijvoorbeeld in een testomgeving), waardoor het mogelijk is te anticiperen op de reactie van de gebruikers.
Het is belangrijk dat de samenwerking en de verantwoordelijkheden tussen projectteam en lijnorganisatie duidelijk zijn vastgelegd om vertraging te voorkomen. Neem daarom een open en transparante houding aan. Dit wordt gestimuleerd door het vaststellen van een wekelijkse vergadering waarin de betrokkenen elkaar op de hoogte stellen van de ontwikkelingen binnen het project en de status omtrent issues. Transparantie kan verder worden gestimuleerd door de issuelijst breed toegankelijk te maken, zodat iedereen van de inhoud kennis kan nemen.
Door medewerkers van het project en van de lijnorganisatie in één fysieke werkruimte te laten samenwerken, stimuleer je discussie en samenwerking onderling. Dit zorgt voor een lagere drempel en snellere schakeling indien afstemming vereist is. De volgende punten hebben een positieve invloed op de samenwerking tussen project en lijnorganisatie:
1. Zorg ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd in een implementatieplan en communiceer dit naar alle betrokkenen bij het project.
2. Probeer niet direct bij iedere escalatie de stuurgroep te benaderen. Streef ernaar om als lijnorganisatie en project gezamenlijk een oplossing te zoeken en bespreek dit vervolgens met de stuurgroep.
3. Stel een issuelijst op die toegankelijk is voor alle betrokkenen. Geef in de issuelijst aan wie verantwoordelijk is en koppel er een prioriteit aan. Op deze manier wordt inzichtelijk of er sprake is van een showstopper of dat het project kan worden voortgezet.
4. Zorg voor een flexibele dynamiek tussen project en lijnorganisatie.
Migratie
Het overzetten van de bestaande content moet gebeuren zonder verlies van informatie. Er zijn twee opties: handmatige migratie en migratie met behulp van tooling. Wanneer de organisatie kiest voor automatische migratie, is bij eerdere implementaties gebleken dat het randvoorwaardelijk is dat er een gedegen keuze wordt gemaakt voor de leverancier die de tool gaat leveren. Zonder concrete afstemming met project, business en beheer bestaat het risico dat een tool niet aansluit bij de wensen van het project en de eindgebruikers:
De tool is niet bruikbaar voor complexe migraties. Als de focus vooral ligt op technische en niet op functionele eisen, loop je als organisatie het risico dat je iets aanschaft dat eigenlijk niet geschikt is voor de omgeving van waaruit je wilt migreren. Het is belangrijk om dit voortijdig te onderzoeken, anders bestaat het risico dat de uitrol tijdelijk moet worden stopgezet. Ga je wel door met een dergelijke migratietool, dan wordt de kans op fouten vergroot omdat er teveel handelingen verricht moeten worden. Beide gebeurtenissen, zowel het project stopzetten als doorgaan met kans op fouten, heeft een negatieve impact op de adoptie bij de eindgebruiker. Voorbeelden van issues waar je als organisatie dan tegenaan loopt zijn:
1. Om complexe metadata over te zetten moet de gebruiker in veel gevallen nog kolommen bewerken of toevoegen. Dit kost de gebruiker veel tijd maar levert ook een risico op voor de migratie: door de vele handmatige acties is deze foutgevoelig.
2. Er kunnen problemen ontstaan met versiegeschiedenis als de tool er niet op berekend is dat in het verleden misschien andere metadata werden gebruikt. Dit heeft een negatieve invloed op het vertrouwen van de gebruiker in het systeem. Daarnaast kan de als organisatie waardevolle en soms verplichte informatie kwijtraken.
3. Belangrijke metadata verdwijnen indien dit niet is meegenomen bij aankoop van de tool, denk bijvoorbeeld aan unieke documentnummers. Ook links die in de oude omgeving worden gebruikt, zijn niet meer bruikbaar.
Mocht je als organisatie een migratietraject ingaan waarbij je een geautomatiseerde tool wilt gebruiken, dan zijn er aantal zaken die aandacht verdienen:
1. Bepaal de scope: wat zijn functionele en technische eisen? Betrek hierbij de juiste personen en doe dit op tijd, zodat je enerzijds de eisen in kaart brengt en anderzijds zorgt voor bereidheid om de tool te accepteren. Het is belangrijk dat vanuit de business, het project en het beheer wordt meegedacht. Pas hierna kun je de eisen gaan toetsen bij diverse leveranciers.
2. Zorg voor een werkende otap-omgeving waarop getest kan worden.
3. Het moet duidelijk zijn wie waar verantwoordelijk voor is op het moment dat een issue zich voordoet. Alleen dan kun je snel en efficiënt schakelen tussen project, beheerorganisatie en leverancier.
4. Om te voorkomen dat de aanvraag en het eindproduct niet op elkaar aansluiten, moet het project aangehaakt blijven bij de ontwikkelingen en de testen. Zet de vraag dus niet uit bij de leverancier waarbij hij het eindproduct oplevert, maar volg de Scrum-methode, waarbij je gebruikers steeds betrekt bij het ontwikkelen en testen van een oplevering.
Wat zijn de organisatorische do’s?
Training
– Bied verschillende trainingen aan, aangepast aan kennisniveau en verantwoordelijkheid.
– Betrek de trainer vanaf het begin bij de inrichting.
Communicatie
– Bied gebruikers ruimte om mee te denken om zo adoptie te bevorderen.
– Betrek de juiste personen vroegtijdig bij het project, zo voorkom je weerstand achteraf.
– Het moet duidelijk zijn wie waar verantwoordelijk voor is, op het moment dat een issue zich voordoet.
– Communiceer, zowel tussen project en beheerorganisatie als naar eindgebruikers toe.
– Ga per team of project het gesprek aan, laat gebruikers weten dat je er voor ze bent.
Benader het project niet als een technisch traject, maar als een functioneel en verandertraject.
Inbeheername en gebruik
Bij de implementatie van een systeem als SharePoint Online moet de adoptie bij de eindgebruikers een hoge prioriteit hebben. Om draagkracht te creëren is het belangrijk dat de eindgebruikers op de hoogte zijn van de voordelen van het nieuwe systeem. De voornaamste manier om de voordelen onder de aandacht te brengen is via training en individuele werkplekondersteuning voor iedere eindgebruiker.
De onderstaande punten zullen adoptie van het nieuwe systeem positief beïnvloeden:
1. Betrek de trainer al vanaf het begin van het project bij het tot stand komen van een training. Laat hem of haar meebeslissen over de inhoud om een zo duidelijk mogelijke koppeling met de praktijksituatie te realiseren.
2. Zorg voor duidelijke communicatie richting alle eindgebruikers. Eindgebruikers moeten weten wat zij kunnen en mogen verwachten op het gebied van training, werkplekondersteuning en migratie. Instructies over de verantwoordelijkheden die horen bij het gebruik van de nieuwe werkomgeving en informatie over de migratie van oude gegevens zijn daarbij van groot belang.
De overgang naar SharePoint Online
Wanneer je de stap gaat maken naar het digitaal samenwerken in de cloud, is het goed om van tevoren bij de genoemde punten stil te staan. Aan de hand van dit artikel is het mogelijk voorbereidingen te treffen waarmee je tijd, geld en frustratie bij het project, de gebruikers en de beheerorganisatie kunt voorkomen. Bedenk dat het traject vaak geen greenfield project is: de organisatie heeft een hele historie aan content opgebouwd die je mee moet kunnen nemen.
Daarnaast is het opvallend dat dit soort projecten vaak technisch worden benaderd, terwijl je juist door het functioneel te benaderen een aantal issues kunt voorkomen. Zie het eerder als een functioneel en verandertraject dan als een technisch traject. In de meeste gevallen loont het om te kijken naar wat de functionele eisen zijn en dit daarna pas af te stemmen met de techniek. Neem als organisatie de richtlijnen van Microsoft in acht en zorg ervoor dat de juiste personen betrokken zijn bij het proces. Onthoud dat de gebruikers uiteindelijk het succes van de implementatie bepalen, lang nadat het project is gestopt. Een goed projectteam kan hierbij uitkomst bieden: zij kennen oplossingen waar je als organisatie minder snel aan denkt en streven naar maximale adoptie bij de eindgebruikers.
Dit artikel is ook gepubliceerd in Computable Magazine 9 van november 2016
Wie is Denia Verhoef
Denia Verhoef volgde het traineeship Informatieadviseur bij Becis, een traineeship waarbij theorie en praktijk vanaf dag één worden gecombineerd. Tijdens dit traject deed zij opdrachten waarbij SharePoint Online werd geïmplementeerd. Haar focus ligt daarbij op adoptie van het systeem.
