De echte kosten van software (9/slot)

In deze blogreeks heb ik laten zien waarom software asset management (sam) belangrijk is voor elk (middel)groot bedrijf en hoe je een aanpak voor de lange termijn opzet. In dit laatste artikel wil ik graag een lans breken voor de positie die het binnen veel organisaties inneemt. Is sam het data-afvoerputje van de it-afdeling of juist de business intelligence waar alles op draait? Het maakt een wereld van verschil.

Wie een actief sam-programma heeft lopen – met vaste processen, de juiste tool en geoutsourcete specialismen – ziet al snel dat software asset management meer is dan een noodzakelijk kwaad. Inzicht in je software spend, waar ik deze reeks mee begon, levert allerlei financiële voordelen op. Je bent voorbereid op mogelijke audits van softwareleveranciers en voortkomt daarmee onverwachte nabetalingen. Bovendien kun je binnen een paar jaar kostenbesparingen tot 40 procent realiseren, berekende Gartner (en dit zie ook in de praktijk terug).

Meer dan risicovermijding en kostenoptimalisatie

Dat zijn ontzettend belangrijke resultaten, maar er is nog veel meer mogelijk dan risicovermijding en kostenoptimalisatie. Als sam-manager zit je namelijk op een enorme bak waardevolle data. De grote vraag is nu: ben je het eindpunt waar alle it-collega’s hun data verplicht afleveren en zeggen ‘zoek het maar uit’? Of zet je deze gegevens juist om in business intelligence waar de hele it-organisatie van profiteert? ‘In control’ zijn is belangrijk – daar ben je vaak ook voor aangesteld – maar waarom niet laten zien dat je op businessvlak een enorme bijdrage kunt leveren?

Onderbouwing van elke zakelijke beslissing

Software is voor steeds meer bedrijven een onmisbare factor in het businessmodel, terwijl van de cio een meer strategische rol wordt verwacht. Als sam-manager heb je alle data en inzichten die daarvoor nodig zijn tot je beschikking. Deze data vormen enerzijds een graadmeter voor hoe je er voor staat en hoe gezond je it-organisatie is. Anderzijds kan het als basis dienen voor elke zakelijke beslissing die er genomen wordt op it-gebied – net als een reguliere financiële administratie (en de daaruit voortkomende inzichten) eigenlijk.

Niet blind investeren

Vrijwel elke zakelijke keuze vergt namelijk een investering. Of dat nou in de fysieke wereld is of in de ‘virtuele’ wereld van software. Misschien júist wel bij die laatste, vanwege het groeiende belang van software voor organisaties. Het zou raar zijn om blind grote investeringen te doen, terwijl je de sam-data hebt liggen om te onderbouwen of dat wel de juiste keuze is. Je gaat ook geen nieuw kantoorpand aanschaffen zonder te kijken hoeveel medewerkers je erin wil vestigen en zonder kennis van de financiële mogelijkheden, terwijl je ook nog een ander pand leeg hebt staan.

Van inzicht naar intelligence

Op software-vlak heb je die business intelligence net zo goed nodig. Heeft het bijvoorbeeld zin om een deel van je it-infrastructuur over te zetten naar de cloud? Wat is het gedrag van de gebruikers van een bepaalde applicatie? Welke software is daadwerkelijk strategisch voor mijn bedrijf? Welke database-software kun je het beste aanschaffen? Is het slim om bepaalde software op te zeggen of opnieuw te onderhandelen over een bepaalde licentie? Welke contractuele eisen moet je stellen aan je outsource-partijen? Welke keuzes kosten wat? Maar ook welke hardware doet wat, hoe oud is het? Allemaal vragen waar de bi van sam-data antwoord op kan geven.

Wereld van verschil

Deze andere insteek van software asset management maakt een wereld van verschil binnen een organisatie. In plaats van dat je als sam-manager alleen maar dingen vraagt en controleert van je it-collega’s, lever je data die hun werk juist beter en effectiever maakt en de hele organisatie vooruit helpt. Als inzicht leidt tot intelligence, heb je als sam-manager je taak volbracht.