Veel onderwijsinstellingen zijn al gestart met de implementatie van Office 365. Dit is een logische keuze want er zitten veel krachtige componenten in die werken en leren eenvoudiger maken. In het kader van ons onderzoek naar it-uitdagingen binnen het onderwijs delen we nu graag onze bevindingen rond de implementatie van Office 365. Op basis van alle gesprekken die we de afgelopen periode hebben gevoerd gaat het samengevat om de volgende vier aandachtspunten.
1. De Office 365 mailbox (OWA) wordt geaccepteerd
Binnen onderwijsinstellingen wordt de Exchange mailbox vrijwel overal volledig geaccepteerd. De mailbox is eenvoudig in gebruik, overzichtelijk en sluit aan op eerdere ervaring van zowel docent (lokale outlook) als student (hotmail.com/outlook.com). Studenten en docenten vinden het vooral belangrijk om hun e-mail op ieder device beschikbaar te hebben en de Outlook Web App (OWA) voorziet hier goed in.
2. SharePpint als DMS te grote stap ten opzichte van de fileserver
We zien dat Sharepoint vaak ingezet wordt als documentmanagementsysteem (dms). Vanuit huis werken wordt hierdoor makkelijker en het is daarmee een vooruitgang ten opzichte van de traditionele fileserver. De user interface van Sharepoint wordt alleen niet direct als gebruiksvriendelijk ervaren. En het opsplitsen van ‘Mijn documenten’ (Onedrive) en ‘Gedeelde documenten’ (Sharepoint) binnen Office 365 maakt het werken met deze cloud Ddmsoplossing niet makkelijker. Al met al wordt de overgang van de traditionele fileserver naar het cloud dms van Office 365 als vrij groot ervaren door studenten en medewerkers.
3. SharePoint intranet blijft onderhoud vragen
Onderwijsinstellingen willen graag hun onderwijsondersteunende applicaties en documentlocaties op een flexibele manier aanbieden aan (groepen) medewerkers en studenten. Voor het aanbieden van deze content wordt vaak gebruik gemaakt van een intranetpagina op basis van Sharepoint. Hoewel Sharepoint als product veel inrichtingsmogelijkheden biedt, krijgen we van scholen terug dat er vaak niet voldaan kan worden aan de gevraagde flexibiliteit. Zeker niet als het gaat om het (tijdelijk) ontsluiten van bepaalde content aan kleinere groepen medewerkers en/of studenten. Al snel ontstaat een intranet dat zowel bij het initieel inrichting als het beheer veel tijd en geld kost.
4. Student & docent zoeken intranet met desktop functionaliteit of andersom
Onderwijsinstellingen hebben moeite om de digitale werkomgeving van studenten en docenten te integreren met de digitale onderwijsomgeving. Office 365 biedt mogelijkheden voor online werken maar is niet het platform waarbinnen onderwijsondersteunende applicaties ontsloten kunnen worden. Gemiddeld kent een onderwijsinstelling meer dan twintig verschillende (web-) applicaties en gedeelde documentlocaties. En de verwachting is dat dit aantal alleen maar zal stijgen.
Studenten willen graag makkelijker toegang tot de verschillende applicaties en documentlocaties die door de onderwijsinstelling worden aangeboden. Content wordt nu op te veel verschillende plekken en manieren aangeboden. Medewerkers willen graag een online werkplek zodat ze op verschillende locaties en ‘devices’ kunnen werken. Nu werken ze in veel gevallen met een vaste desktop met lokale applicaties die in het beste geval alleen via een remote desktop thuis benaderd kunnen worden.
Uitdagingen
Uit bovenstaande kunnen we concluderen dat Office 365 een krachtige en deels geaccepteerde oplossing is. Het maakt in de cloud werken een stuk eenvoudiger en kan daarmee een hoge mate van flexibiliteit brengen. We zien dat onderwijsinstellingen nog op zoek zijn naar een platform waarbinnen zowel Office 365 als de onderwijsondersteunende applicaties en documentlocaties op een flexibele manier ontsloten kunnen worden. Sharepoint als intranet en documentmanagementsysteem biedt niet de gewenste gebruikerservaring en flexibiliteit.
