De echte kosten van software (6)

De voordelen van een software asset management-aanpak zijn in deze reeks al volop aan bod gekomen. Het inzicht dat dit oplevert, helpt je onverwachte nabetalingen te voorkomen, kosten te besparen en je budget effectiever te besteden. Om je software zo goed mogelijk te managen, kun je uiteraard ook weer gebruik maken van software. Maar hoe kies je het sam-platform dat het beste bij jouw organisatie past? Dat begint allemaal bij de juiste vraag.

Het aanbod van software asset management-platformen is groot en divers. Van Snow tot Flexera en van Landesk tot iQuate – ze hebben allemaal hun eigen expertise en kenmerken en kunnen enorm waardevol zijn voor je organisatie. Welke tool het beste bij jouw situatie past (en of je er überhaupt een nodig hebt), is echter niet zomaar zonder voorkennis te zeggen. Elk bedrijf maakt namelijk gebruik van verschillende (combinaties van) softwareprogramma’s van verschillende softwareleveranciers met elk hun eigen condities en voorwaarden.

Stel jezelf de juiste vraag

Het belangrijkste is dat er een duidelijk doel wordt gesteld waar de software asset management-software op moet aansluiten. Stel jezelf de juiste vraag: wat heb ik precies nodig? Zorg er daarom voor dat je duidelijk hebt waar je prioriteit ligt. Het doorlopen van de vijf stappen uit de vorige blog helpen je daarbij. Dat klinkt vrij logisch, maar toch zien we vaak dat bedrijven zich laten leiden door het verkoopverhaal van de sam-toolverkoper.

Het is niet zo dat die verkopers roepen dat hun tool alles kan, klanten stellen simpelweg niet de juiste vragen. Bedrijven hebben vaak wel aandacht voor de prijs en de technische kant van de sam-software (agents of agent-less, hosted of on-premise, securityvragen etc.). Dat is ook heel belangrijk, begrijp me niet verkeerd. Maar ze weten eigenlijk niet welke data ze moeten verzamelen om aan de afgesproken voorwaarden te voldoen.

Afspraken en licentiemetrics

Desktopsoftware levert vaak niet zo’n probleem op – dat is vooral een kwestie van installaties tellen. De meeste van de tools kunnen je systemen makkelijk scannen en zien hoeveel Office-producten er bijvoorbeeld op geïnstalleerd staan. Meer informatie heb je niet nodig (al wordt het al wat lastiger met tablets). Bij enterprise-software betaal je echter nooit voor de ‘aanwezigheid’.

Er is geen vaste prijs per installatie van een database van Oracle, Microsoft, SAP of IBM – bij het ene product betaal je per processor en bij het andere product per gebruiker – en zelfs daarbinnen zijn nog variaties. Bovendien worden er, zeker bij grote deals, veel custom afspraken gemaakt. Het is dus afhankelijk van deze afspraken en het afrekenmodel – ook wel de licentiemetrics genoemd – welke tool voor jou van nut kan zijn.

Voorkom een miskoop

Als je bijvoorbeeld alleen maar weet dat IBM, Oracle en SAP je top-drie vormen en niet kijkt naar de metrics, dan heeft een tool kopen niet zoveel zin. Bij het inrichten van de tool kom je er dan vaak al achter dat deze niet voldoet aan jouw behoeften (en die van de softwareleverancier). Recent kwamen we bij een bedrijf over de vloer dat net een nieuwe sam-tool had aangeschaft. Deze partij maakte bij 80 procent van haar servers gebruik van custom metrics.

Deze waren allemaal netjes ingevuld in de tool, maar vervolgens bleek de tool geen data voor deze metrics te kunnen verzamelen. Alleen de aanwezigheid van de servers werd weergegeven, niet het gebruik (daar stond steeds 0). De tool gaf daardoor onterecht aan dat dit bedrijf volledig compliant was, met de inmiddels bekende financiële gevolgen van dien. Een miskoop als deze wil je natuurlijk voorkomen.

Net als een telefoonabonnement

Vergelijk dat eens met een telefoonabonnement, waarbij je een telefoon krijgt en verder moet betalen voor een bepaald aantal sms’jes en belminuten. Het zou gek zijn als de provider niet kan meten hoeveel je die telefoon gebruikt, maar alleen maar ziet dat je een telefoon hébt. Maar dat is wel precies wat er zou gebeuren als die provider de verkeerde vraag stelt, net zoals in bovenstaande situatie is gebeurd.

Sowieso lijken telefoonabonnementen qua opzet natuurlijk op softwarelicenties: je kunt altijd meer sms’jes of belminuten gebruiken dan eigenlijk is afgesproken, maar dan moet je wel extra betalen – net als bij software.

Sam-software meet nooit alles

Als laatste is het goed om te beseffen, zeker voor grote organisaties met veel enterprisesoftware, dat een tool nooit je hele software asset management-strategie kan automatiseren. Heb je een enorme it-infrastructuur verspreid over zestig landen met honderdduizend medewerkers en wil je gewoon weten waar alles staat? Dan kan een tool je geweldig helpen. Wil je weten welke desktopsoftware er allemaal in je organisatie geïnstalleerd staat? Ook dan is een tool je beste vriend.

Maar in het geval van enterprisesoftware kan een tool vaak maar een deel van de benodigde gegevens verzamelen. Dat komt vooral doordat er meerdere lagen met verschillende type toegangsrechten zijn. Voor een overzicht van je servers moet je toegang hebben tot het netwerk, voor een overzicht van je software moet je weer in servers kunnen kijken. Daarna wil je nog in de database kunnen kijken en om het gebruik vast te stellen moet je nog de dieper de confidential data induiken. Het is simpelweg te complex voor een tool om dat voor alle duizenden producten te kunnen. Vaak kan een deel van het proces van gegevens verzamelen dan wel geautomatiseerd worden, maar moet het overgrote deel handmatig verkregen worden. Een sam-tool kan je dus heel veel waarde bieden, maar wees op voorhand wel bewust van wat je wat wel en wat niet kan automatiseren.

Waar je ook voor kiest, zorg er voor dat je goed bent voorbereid. En dat begint allemaal bij het stellen van de juiste vraag.