AkzoNobel betrok begin dit jaar zijn nieuwe kantoor in Amsterdam: het AkzoNobel Center. Een hypermodern gebouw waar medewerkers op nieuwe, andere manieren kunnen werken. Digitaal, duurzaam en slim. Ricoh hielp AkzoNobel om mensen in dit ‘smart building’ zo efficiënt en prettig mogelijk te laten samenwerken. Anders en beter.
AkzoNobel stelt hoge eisen aan zijn werkomgeving. Het nieuwe gebouw is niet alleen een mooie plek om te werken, maar is juist ook een ‘hotspot’ die slim, digitaal en duurzaam werken mogelijk maakt voor medewerkers en bezoekers. Dankzij tools om (digitaal) samen te werken, op een laagdrempelige manier.
Een internationale organisatie betekent veel samenwerken tussen locaties, vaak over de grens. Dat vraagt om moderne mogelijkheden die digitaal communiceren en samenwerken vergemakkelijken. Dankzij de toepassing van digitale mogelijkheden weet AkzoNobel in dit nieuwe gebouw efficiënter en plezieriger te werken. Zo worden onder meer kosten bespaard, zoals op het gebied van vastgoed, en wordt – nationale en internationale – reistijd teruggedrongen, waarmee ook meteen duurzamer wordt gewerkt. Dit is belangrijk voor een organisatie die ernaar streeft om zijn ecologische voetafdruk verder te beperken.
Technologiebedrijf Ricoh streeft ook duurzaamheid na en zette zijn kennis en ervaring in om van het AkzoNobel Center een ‘smart building’ te maken. Het gebouw is nu naar eigen zeggen wereldwijd de eerste bedrijfslocatie met de nieuwste digitale communicatie- en vergaderoplossingen van Ricoh. Dit gaat verder dan ‘het nieuwe werken’. In het kantoor wordt echt anders gewerkt. Dit betekent dat de organisatie de juiste structuur en cultuur creëert voor zijn medewerkers, zodat die op de meest prettige, effectieve en duurzame manier kunnen werken. Het AkzoNobel Center biedt, onder andere met de technologie van Ricoh, alle mogelijkheden aan medewerkers en bezoekers om samen het beste uit elkaar te halen en impactvol werk af te leveren.
Het project om van het AkzoNobel Center een smart building te maken ging niet over één nacht ijs. Van zowel AkzoNobel als Ricoh werd flexibiliteit een aanpassingsvermogen gevraagd. Dit is nou typisch een project waarin het draaide om samenwerking en het niet top down door een leverancier werd gedraaid. Het ging zelfs zo ver dat Ricoh wereldwijd zijn protfolio moest uitbreiden om AkzoNobel van dienst te kunnen zijn. Vier stakeholders spreken over hun rol in dit bijzondere project.
Peter de Haan, locatiedirecteur Amsterdam en Arnhem bij AkzoNobel
Bij de bouw van het nieuwe AkzoNobel Center waren vier thema’s heel belangrijk: samenwerking, transparantie, duurzaamheid en innovatie. Ons nieuwe kantoor is een gebouw dat op zichzelf samenwerking bevordert. Wij willen dat onze verschillende bedrijfsonderdelen elkaar makkelijk kunnen vinden. Dat zie je letterlijk gebeuren in dit gebouw. Onder meer dankzij de transparantie van het kantoor. Het gebouw heeft twee atria, daardoor zien collega’s elkaar lopen en dat leidt er in de praktijk toe dat mensen elkaar ook makkelijker opzoeken. We zijn zichtbaar voor elkaar, wat weer leidt tot samenwerking.
Duurzaamheid is ook een belangrijk thema voor AkzoNobel. Wij zijn er als bedrijf erg trots op dat we al jaren horen tot de absolute top van de Dow Jones Sustainability Index en die duurzaamheidsgedachte waait ook door het AkzoNobel Center. Dit gebouw ademt duurzaamheid in al zijn facetten, bijvoorbeeld in het lage energieverbruik, catering met biologische producten en gebruik van onze eigen duurzame verfproducten. Maar ook de menselijke kant van duurzaamheid komt terug; alles draait om de mensen die dit gebouw gebruiken om optimaal samen te werken. Ik hoor ook regelmatig van collega’s dat ons kantoor ‘goed voelt’.
Innovatie is in dit nieuwe gebouw zowel zichtbaar als onzichtbaar aanwezig. Zo zijn er tal van innovatieve zaken die je niet ziet, maar die erg belangrijk zijn. Je ziet bijvoorbeeld nergens licht- en thermostaatknoppen. Licht en warmte kunnen de gebruikers van het gebouw namelijk zelf regelen via hun smartphone of laptop, bijvoorbeeld via QR-codes. Innovatie komt daarnaast tot uiting in de manier waarop wij videoconferencing inzetten en interactieve whiteboards gebruiken om grensoverschrijdend samen te werken. Deze audiovisuele middelen maken het mogelijk voor onze medewerkers om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Dankzij videoconferencing communiceer je alsof je echt tegenover elkaar zit en de effectiviteit van de meetings wordt met behulp van interactieve whiteboards vergroot doordat notities online bewaard blijven en worden gedeeld.
We hebben de afgelopen maanden al veel ervaringen opgedaan met onze nieuwe, andere manier van werken in het gebouw en ik kan niet anders zeggen dan dat wij zeer positief zijn over de resultaten. We zijn echt beter gaan scoren op gebied van samenwerking, transparantie, duurzaamheid en innovatie. Na deze ervaringen in het AkzoNobel Center in Amsterdam gaan we in de toekomst deze mogelijkheden daarom ook invoeren bij andere vestigingen van AkzoNobel.
Joost Deckers, manager IT & Communication Services bij Ricoh Nederland
Ricoh heeft al vijftien jaar een goede relatie met AkzoNobel. In die jaren is de samenwerking gegroeid tot een waar partnerschap. Toen de plannen voor het AkzoNobel Center in het beginstadium waren, heb ik hen uitgenodigd om een kijkje te nemen in het hoofdkantoor van Ricoh Nederland in Den Bosch, om te laten zien hoe wij werken. Zij raakten geïnspireerd door de open werkomgeving en er ontstonden gesprekken over manieren om medewerkers op een moderne manier te laten werken, tegen lagere vastgoedkosten. Dat hebben ze geweldig doorgevoerd in hun nieuwe kantoor.
We spreken ook vaak met elkaar over innovaties en AkzoNobel is regelmatig gast op onze knowlegde events. Beide organisaties werken wereldwijd en daar plukken we beide de vruchten van. Bij het AkzoNobel Center kozen we voor een proces van co-creatie. Dit betekent dat AkzoNobel en Ricoh een jaar lang intensief hebben samengewerkt om de ideale invulling van de overleg- en vergadermogelijkheden te creëren. Dat werkt. Zo wilde AkzoNobel 84 inch-schermen in het nieuwe hoofdkantoor. Die hadden we nog niet in ons portfolio en deze zijn we speciaal gaan ontwikkelen met ons research center in Tokio. De schermen waren klaar voor de opening van het kantoor en inmiddels wereldwijd een vast onderdeel van ons productfolio.
Met het nieuwe center zit AkzoNobel bovenop de werktrend voor de toekomst. In de diverse trendonderzoeken die we doen, zien we dat het kantoor in toenemende mate een plek wordt om de juiste mensen te ontmoeten en samen te werken. Werken gebeurt in toenemende mate op andere plaatsen. Om het maximale uit medewerkers te halen, zullen organisaties daarom niet alleen technologische middelen moeten faciliteren, maar ook snel een cultuur van andere manieren van werken moeten stimuleren. Dat bleek uit ons recente onderzoek ‘Anders werken: wat vindt werkend Nederland?’. AkzoNobel slaagt daar grandioos in en is een voorbeeld voor andere organisaties.
Dat blijkt ook uit de vragen die ik krijg van onze klanten. Daarnaast zijn er veel verzoeken voor een rondleiding in het nieuwe kantoor van AkzoNobel. Gelukkig maakt onze relatie dit mogelijk. Er zijn in het afgelopen half jaar al tal van organisaties uit de zorg, overheid en het bedrijfsleven in Amsterdam geweest om de andere, nieuwe manier van werken met eigen ogen te aanschouwen in het AkzoNobel Center. Wij zijn er dan ook erg trots op dat we met onze communicatiediensten en kennis mogen bijdragen aan de nieuwe manier van samenwerking in het AkzoNobel Center.
Klaas Boes, regional manager EMEA bij AkzoNobel
Het AkzoNobel Center is gebouwd en ingericht volgens het slim werken-principe. De 550 werkplekken bieden plaats aan ruim zevenhonderd mensen uit verschillende domeinen van de organisatie. In ons nieuwe gebouw hebben we onder meer het management uit het voormalige hoofdkantoor en de kantoren in Nederland samengebracht. Ze vinden elkaar voor het eerst fysiek bij het spreekwoordelijke koffieapparaat, maar ook virtueel in de goed uitgeruste vergaderkamers.
Omdat het gebouw functioneert als een vergaderplaats voor AkzoNobel-medewerkers uit de hele wereld, werken we met de Mapiq-kantoorapplicatie waarmee de collega’s vanaf hun mobiele telefoon allerlei zaken kunnen regelen. Zo hebben zij onder meer de beschikking over een digitale wegwijzer naar de dichtstbijzijnde vergaderruimte en kunnen ze onder meer het klimaat, licht en zonwering in hun werkomgeving regelen. Deze tool helpt AkzoNobel om het pand flexibeler en efficiënter te gebruiken en het aantal benodigde vierkante meters per medewerker te verlagen.
De zeventig vergaderruimtes in het gebouw zijn allemaal voorzien van interactieve schermen van Ricoh. Met behulp van deze schermen kunnen medewerkers (video)bellen, documenten bewerken en delen en aantekeningen maken met technische stiften. Deze smartboards hebben de papieren flipovers verjaagd uit het pand.
Met verwondering zie ik hoe snel mensen de andere manier van werken adopteren. De transitie van de traditionele naar een andere manier van werken, is voor ons de weg naar de toekomst. We leren dat we niet overal naartoe hoeven te vliegen, maar dat we ook op een persoonlijke manier digitaal contact met elkaar kunnen hebben, informatie delen en efficiënt samenwerken. Op deze manier werken we meteen ook aan besparing van kosten en milieu, want onze reiskosten en uitstoot van kooldioxide dalen.
Bij de bouw was ik nauw betrokken bij het netwerk van technologie dat alle voorzieningen in dit gebouw met elkaar verbindt. Als ict’er wil je natuurlijk het liefst alles hebben, maar samen met de architect hebben we goed nagedacht over wat past bij anders en slimmer werken. Bijvoorbeeld slimme, flexibele werkplekken voor onze medewerkers. Bureaus met slechts één kabel die iedere laptop verbindt met het bedrijfsnetwerk, bellen via Skype en draadloos werken dankzij een kabelsysteem van vele kilometers dat onzichtbaar is weggewerkt achter de muren.
Het AkzoNobel Center is op doordeweekse dagen open van zes uur in de ochtend tot tien uur ’s avonds, zodat we de mensen ook de ruimte bieden om zelf hun werktijden efficiënt in te delen. Ook dat is anders werken.
Herman Keijsers, director IT & Outsourcing Services bij Ricoh
Duurzaamheid ligt dichtbij digitalisering; daar zijn we bij Ricoh al geruime tijd mee bezig. In de kantoormarkt loopt printen terug en klanten willen nu en in de toekomst worden geholpen in hun digitale transitie. Als Ricoh groeien we daarin mee. Het nieuwe, hypermoderne onderkomen van AkzoNobel is een praktijkvoorbeeld waarin al onze diensten en nieuwe mogelijkheden om samen te werken, zijn toegepast. Neem bijvoorbeeld de interactieve whiteboards, digitale bewegwijzering en het ‘smart buiding’-concept. Zo kunnen medewerkers van AkzoNobel wereldwijd met dezelfde app hun werkomgeving bedienen, in alle landen waar AkzoNobel een kantoor heeft. Dat is efficiënt en beter samenwerken.
Ricoh heeft een geschiedenis van tachtig jaar, maar is in sommige opzichten nog een start up. We bedenken continu nieuwe producten en diensten en ontwikkelen die op steeds grotere schaal. De inrichting van het nieuwe hoofdkantoor van AkzoNobel was een megaproject. Natuurlijk weten we dat we wereldwijd services kunnen leveren, maar de integratie van alle processen en producten in één organisatie was nieuw. Dat lukte door zelf heel goed samen te werken met AkzoNobel en samen zaken te ontwikkelen. Zo leren ook wij continu anders en beter werken. Mooi om het resultaat te zien: we hebben al die nieuwe technologie zo eenvoudig aangeboden dat gebruikers de faciliteiten ook dagelijks gebruiken en daar heel tevreden over zijn.
Dat gaat niet vanzelf. Zo waren software engineers van Ricoh maandenlang bezig om de integratie van al die technologie te optimaliseren. Zowel in Japan als op kantoor bij AkzoNobel in Amsterdam. Heel mooi om te zien dat alles dan past.
Dankzij de focus op duurzaamheid was er bij AkzoNobel veel draagvlak voor deze aanpak. De digitalisering en andere manieren van werken, zorgen ervoor dat AkzoNobel nu meer opereert als één bedrijf. En iedereen is tevreden. Bij HR zijn ze blij met de mooie werkplek en gezondere balans tussen werk en privé. De financiële professionals zien dat er wordt bespaard op de kosten, onder meer omdat er minder vierkante meters kantoorruimte nodig zijn en de reiskosten omlaag gaan. En de grootste plus wordt wellicht geboekt op gebied van duurzaamheid. Minder reizen en meer digitaal werken levert veel winst op het groene gebied. Dat gaan we hard maken door de effecten te meten en cijfermatig aan te tonen. Denk aan de besparing van kooldioxide-uitstoot dankzij de digitale en andere manieren van werken in het nieuwe kantoor. Uiteraard berekenen we die business case weer gezamenlijk, want de samenwerking tussen AkzoNobel en Ricoh is een duurzame.
Dit artikel is ook gepubliceerd in Computable Magazine 8 van oktober 2016