Minister Kamp van Economische Zaken blijft erbij dat Dienst ICT Uitvoering (Dictu) een minicompetitie mocht uitschrijven voor een nieuw zaaksysteem, in plaats van dit opnieuw apart aan te besteden. Atos ontwikkelt dit nieuwe zaaksysteem voor de diensten Agentschap Telecom (AT) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en gebruikt daarvoor het Pegasystems-platform. In tegenstelling tot de eerste mislukte aanbesteding is de vaste prijs losgelaten en wordt het nieuwe systeem gefaseerd opgeleverd waarbij steeds een financiële en kwaliteitscontrole moet plaatsvinden.
Kamp reageerde hiermee voor de tweede keer op vragen van Sharon Gesthuizen, Tweede Kamerlid van de SP, over de Europese aanbesteding Zaakgericht Werken. Die stelde de vragen naar aanleiding van de berichtgeving over deze gesneefde aanbesteding in Computable. Dictu trok hier afgelopen februari de stekker uit na vruchteloze onderhandelingen met vier (Atos, Genetics, Capgemini en Accenture) van de negen inschrijvers. Deze tender duurde anderhalf jaar; de it-dienst koos daarna via een minicompetitie binnen een paar maanden alsnog voor een it-partner: Atos, de partij met wie het Dictu als eerste had onderhandeld bij de Europese aanbesteding.
Over deze gang van zaken stelde Gesthuizen tot tweemaal toe Kamervragen. Zij wilde onder meer weten welke voorwaarden er bestaan voor het intrekken van een aanbesteding en het gunnen van dezelfde opdracht langs andere weg, in dit geval een minicompetitie. Die minicompetitie vond plaats onder de vlag van de ‘Raamovereenkomst Applicatieontwikkeling’ waarvoor Dictu eerder al de contractpartners Atos, Capgemini, Sogeti, CGI en Ordina na een aanbesteding selecteerde.
Andere opdracht
Volgens minister Kamp heeft Dictu het recht om een aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. In het geval van de Europese aanbesteding Zaakgericht Werken is hierover met alle betrokken partijen gecommuniceerd. De bewindsman zegt tevens dat er ‘in casu geen sprake is van ‘dezelfde opdracht’.’ De oorspronkelijke, mislukte opdracht had als doel de ontwikkeling van een generieke ‘Zaakgericht Werken’ (ZGW)-dienst voor meerdere organisaties, waaronder AT en IGZ. De minicompetitie had als doel om één of twee partners te selecteren die samen met Dictu cloud-diensten (dus niet alleen de ZGW-dienst maar ook andersoortige diensten, zoals documentmanagement of financieel management) gaan ontwikkelen, stelt Kamp.
Nieuwe clouddiensten
De eerste dienst in die minicompetitie, als onderdeel van de opdracht, is dus de inrichting van een Zaakgericht Werken-dienst ten behoeve van AT en IGZ opgenomen. Of dit nu betekent dat alle andere diensten, die kennelijk nu ook tot de nieuwe opdracht behoren, eveneens via de minicompetitie onder de raamovereenkomst applicatieontwikkeling worden verdeeld in plaats van aparte aanbestedingen, maakt Kamp niet helder. Ook de vraag of dit niet in strijd is met de Europese aanbestedingswet (‘het openbaar aanbesteden’) wordt niet beantwoord. Bij zijn eerdere antwoorden op Kamervragen leek de juridische grondslag voor de gang van zaken ook al te ontbreken.
Vaste prijs
De SP-politica wilde in haar tweede serie vragen verder weten of er bij de oorspronkelijke aanbesteding sprake is geweest van een vaste prijs en of dit ook het geval is bij de minicompetitie. Kamps antwoord luidt: ‘In de oorspronkelijke aanbesteding is inderdaad sprake geweest van een vaste prijs. Partijen moesten een prijs bieden voor de levering van een generiek platform voor zaakgericht werken voor Dictu en de inrichting op dit platform van het zaaksysteem voor AT en IGZ. Bovendien moest vijf jaar onderhoud in de vaste prijs worden opgenomen.’
‘In de minicompetitie’, vervolgt de minister, ‘is aan partijen gevraagd een indicatieve prijs op te geven voor de zogenaamde pré-projectfase van de inrichting van zaakgericht werken ten behoeve van AT en IGZ. Het gaat hierbij om de voorbereiding van de daadwerkelijke uitvoering. Dit heeft er mee te maken dat in de opdracht voor de minicompetitie is uitgegaan van een gefaseerde uitvoering, waarbij na elke fase een besluit volgt over de volgende fase, inclusief kosten.’
Betaal naar gebruik
Hierbij heeft Dictu wel het uitgangspunt gehandhaafd dat het zaaksysteem wordt verrekend op basis van het gebruik. Bij de minicompetitie is in de uitvraag aan de partijen gevraagd conform dit model de kosten te specificeren. ‘Daarmee wordt al in de uitvraag het risico van het verschil in afname verlegd naar de marktpartijen’, schrijft Kamp. ‘De overige afspraken over leveringsvoorwaarden en inhoud waren eveneens onderdeel van de specificatie bij de uitvraag. De beoordeling van de offertes is afzonderlijk door AT en IGZ gedaan.’
De minister meldt voorts nog dat in lijn met het advies van BIT (Bureau ICT-Toetsing) over het eerste aanbestedingstraject in het huidige traject is gekozen voor die gefaseerde aanpak. ‘Bij iedere fase wordt door de partijen beoordeeld of er qua financiën, voorwaarden en inhoud nog aan de verwachtingen wordt voldaan. De leveranciersafspraken zijn in lijn met deze gefaseerde aanpak.
Aanscherping
Inmiddels hebben AT en IGZ beide de eerste ‘proof of concept’-fase doorlopen en groen licht gegeven voor de volgende fase.’ Wie echter deze budget- en kwaliteitstesten precies afneemt en of het BIT dit nog in de gaten houdt, is vooralsnog onduidelijk. Volgens Kamp hebben AT en IGZ na een eerste proef aangegeven een goed beeld te hebben gekregen van de dienst. In de volgende fase zal dit beeld steeds verder aangescherpt worden, besluit hij.
