De strijd aangaan met data chaos

Als organisatie beschik je over één tot twaalf miljoen gigabyte aan informatie en data, afhankelijk van de branche waarin je werkt. Data is overal aanwezig en bestaat uit talloze vormen, zoals e-mails, papieren documenten en video’s.

In de toekomst zal dit aantal alleen maar toenemen, daarnaast heeft een organisatie meer ongestructureerde dan gestructureerde data. Dit maakt dat bedrijfsprocessen chaotisch zijn, data lastig te verwerken is en het leidt tot afnemende operationele efficiëntie. Het maakt het voor een organisatie namelijk onmogelijk om informatie te halen uit ongestructureerde data en deze informatie is hard nodig om bedrijfsprocessen te analyseren en verbeterpunten te identificeren. Daarnaast kunnen organisaties door structuur aan te brengen in de hoeveelheid data adequaat inspelen op vragen en opmerkingen van klanten en daarmee hun bedrijfsresultaten verbeteren. Er zijn verschillende manieren om meer structuur aan te brengen en de strijd aan te gaan met deze data chaos, hier vind je er vast vier.

1. Business case
Een business case richt zich op de kansen en uitdagingen in een organisatie en stelt vast of het zinvol is om door te gaan met een project. De business case bestaat uit een aantal fases, zo wordt er eerst een analyse gemaakt om een goed beeld te krijgen van de doelen, mogelijkheden, kansen, hulpbronnen en beperkingen. Daarna wordt in de tweede fase de business case uitgewerkt op basis van de resultaten uit de eerste fase. Hier wordt de aanpak van de potentiële oplossing en de motivatie daarvan geformuleerd. Een business case is onmisbaar voor organisaties wanneer zij inzicht willen krijgen in het proces om de datachaos te structureren. De kansen en uitdagingen uit de business case moet een organisatie aanpakken om een logisch geheel te maken van de enorme hoeveelheid ongestructureerde data.

2. Digitale transformatie
Een organisatie is tegenwoordig bijna verplicht om de digitale transformatie aan te gaan, wil zij niet achterblijven op de concurrentie. ‘Digitale transformatie is het verbeteren van de bedrijfsprocessen door inzichten te halen uit geïntegreerde data.’ Al jaren wordt er veel gesproken en geschreven over datamanagement, Big data en digitaliseren, maar de meeste organisaties doen hier (nog) niets mee en missen hierdoor de kans om te groeien. Eén van de redenen hiervoor is dat het veel vraagt van organisaties. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen is nodig omdat het een organisatie helpt data te structuren. Daarnaast zullen organisaties in staat zijn data te delen met teamleden en collega’s, datamining toe te passen om belangrijke inzichten te krijgen, de waarde van de bedrijfsprocessen te begrijpen en de verbeterpunten binnen bepaalde functies en workflows te bepalen.

3. Technologie endiensten
Door de beste technologie, diensten en een partner-ecosysteem samen te brengen kunnen organisaties de transitie naar digitaal eenvoudig en snel uitvoeren. Tegenwoordig zijn er veel bedrijven die organisaties kunnen helpen bij deze digitale transitie door het aanbieden van applicatiesoftware en scanners. Deze oplossingen helpen bedrijven de strijd aan te gaan met data door bijvoorbeeld papieren documenten naar de cloud te verplaatsen en vragen van klanten logisch te categoriseren. Let op dat de oplossingen passen bij de grote van de organisatie en de hoeveelheid data die verwerkt moet worden. Gebeurt dit niet dat zal de data verwerking alsnog erg veel kostbare tijd in beslag nemen.  Deze oplossingen zijn niet meer weg te denken uit een organisatie en het is daarom van belang deze altijd up-to-date te houden.

4. Distributed capture
Distributed capture oplossingen helpen een organisatie bij het verminderen van de data chaos. Bij distributed capture worden er meerdere scanners gebruikt op een gedecentraliseerde manier. Een organisatie gaat dus van één centrale locatie voor data invoer naar meerdere locaties om documenten in te voeren. Op deze manier wordt de workflow verhoogt, worden bedrijfsprocessen versnelt en kosten bespaard. Omdat de documenten niet meer worden verstuurd, maar ter plekke ingevoerd worden vermindert het risico op verloren of beschadigde documenten. Distributed capture is vooral nuttig voor organisaties met meerdere vestigingen of externe afdelingen. Er zijn verschillende oplossingen die toegepast kunnen worden, zoals distributed capture-software of een desktop of web-enabled document scanner.

Deze vier manieren kunnen een organisatie helpen een (eerste) stap te maken om al die gigabyte aan data te verwerken en hier nuttige informatie uit te halen. Zo zal een organisatie niet alleen merken dat bedrijfsprocessen minder chaotisch zijn, maar ook klanten meer tevreden zijn over de dienstverlening. Ik wil iedereen dan ook oproepen om de strijd aan te gaan met data chaos en de ervaringen met mij te delen.