Nederlandse gemeenten zien het nut van het slimmer maken van hun steden, maar weten vaak niet waar te beginnen of hebben urgentere zorgen. Ook zijn er veel verschillende aanpakken en concepten in omloop waardoor veel gemeenten opnieuw het wiel aan het uitvinden zijn. Onnodig, vindt Corné Kriesels, eigenaar van adviesbureau C&oor en daarnaast coördinator Kabels & Leidingen bij een middelgrote Nederlandse gemeente. ‘Er zou veel meer kennis gedeeld en samen gewerkt kunnen worden. Niet alleen tussen gemeenten, provincies en het rijk onderling, maar met alle partners in de keten.’
Bij het creëren van een slimme gemeente gaat het niet alleen om technologische innovaties, maar vooral om het slim verbinden van bestaande netwerken en resources. Gemeenten willen vaak graag mee in de ontwikkelingen, maar vinden het lastig om te bepalen hoe ze hun processen daarop het beste kunnen inrichten. Commerciële partijen, zoals telecomleveranciers, maar ook nutsbedrijven, praten veelal met wethouders die vervolgens top-down een aanpak voor een smart city willen implementeren. ‘Dat werkt niet. Om een stad succesvol slim te maken, zal het bottom-up moeten worden aangepakt’, zegt Corné Kriesels van C&oor en coördinator Kabels & Leidingen. Dat betekent dat een gemeente zich eerst goed moet oriënteren op wat er speelt in zijn stad en vervolgens kritisch moet kijken naar de procesgang en workflow.
Besparen door efficiënt proces
Dat is precies wat Kriesels de afgelopen jaren heeft gedaan. Hij concludeert dat veel overheden relatief veel papierstromen kennen, te maken hebben met starre regelgeving en veelal inefficiënte processen. De coördinator Kabels & Leidingen voerde vele gesprekken, niet alleen met collega-gemeenten, maar ook met andere stakeholders, zoals glasvezelleverancier Eurofiber en andere nuts- en telecombedrijven. Zo bracht hij de keten en het proces in beeld. ‘Uiteindelijk hebben we elkaar allemaal nodig, dus kunnen we maar beter zorgen dat het proces voor iedereen zo optimaal mogelijk ingericht wordt. Dat kost in het begin tijd en geld, maar levert uiteindelijk een forse besparing op.’ Zo kon Kriesels qua manuren inzet terug van veertien naar vijf fte. Doordat vroeg in het proces de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd worden, zijn er minder vragen in het smart city traject, weet iedereen wat er van hem verwacht wordt en zijn er veel minder problemen met facturen en afspraken. ‘Relatiebeheer is een van de belangrijkste pijlers in het proces.’
Kennis door ketenintegratie
Alles begint met een melding voor werkzaamheden, stelt Kriesels. Deze melding wordt gedaan door nuts- en telecombedrijven op het moment dat ze in een gemeente werkzaamheden willen verrichten. Die melding vormt de start van een proces dat bestaat uit de acceptatie van de melding, het voorbereiden, het verlenen van de overeenstemming en opdracht, het daadwerkelijke graafwerk, mogelijke herstelwerkzaamheden en vervolgens de archivering van de melding en bijbehorende documentatie.
Aan de start van het proces worden de verschillende ketenpartners, zoals gemeente, burger, provincie, aannemers, netwerkbeheerder en mogelijke tussenpersonen, ingeschakeld. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden. Dat betekent ook dat iedere stap in het werkproces automatisch bij de juiste partij terecht komt. Kriesels: ‘Dat is heel belangrijk. Iedereen weet wat er van hem verwacht wordt en waar hij aan toe is. Daarnaast is transparantie heel belangrijk. Niet alleen extern richting de ketenpartners en burgers, maar ook intern.’
Bij veel gemeenten is er nog steeds sprake van eilandvorming, de ene afdeling weet niet waar een andere afdeling aan werkt. Dat zorgt voor veel inefficiëntie. ‘Om effectiever te kunnen werken, investeerden we in een nieuw systeem waarin alle werkzaamheden, vergunningsaanvragen en andere meldingen worden geregistreerd. Dit systeem is voor alle medewerkers, maar ook voor alle andere stakeholders in te zien. Een netwerkbeheerder kan in een app zien waar en wanneer bepaalde werkzaamheden gepland staan, maar ook waar bijvoorbeeld aan de weg wordt gewerkt. Alle partijen uit de keten zitten in deze workflow en met de app kunnen ze eenvoudig de start van werkzaamheden melden, gereed meldingen doen en foto’s, opmerkingen of andere bijlagen toevoegen. Een ambtenaar die bezig is een vergunning voor bijvoorbeeld een glasvezeltracé te beoordelen, kan ook direct zien of er op dat traject in die periode wellicht al gegraven wordt door bijvoorbeeld een nutsbedrijf. Op die manier kunnen werkzaamheden worden gecombineerd, waardoor de graafoverlast wordt verminderd en kosten worden bespaard.’
In de toekomst zouden ook burgers toegang moeten kunnen krijgen tot de app, vindt Kriesels. Zij kunnen dan direct zien welke partij waar en hoe lang aan het werk is.
Automatisering van het proces
Er is zoveel kennis aanwezig bij verschillende gemeenten, maar er wordt weinig onderling gedeeld. Doodzonde, vindt Kriesels, die zijn kennis juist graag deelt met collega’s. ‘Waarom zou je zelf opnieuw het wiel uitvinden? Ik richt processen graag in volgens bestaande standaarden. Daarnaast hebben we geholpen de automatiseringssystemen verder te ontwikkelen, zodat zowel het proces als het systeem eenvoudig te kopiëren is door andere gemeenten.’ Ketensamenwerking en kennisdeling is cruciaal voor het succesvol implementeren van een slimme gemeente, meent hij.
Kriesels probeert zoveel mogelijk in het proces te automatiseren. Het liefst ziet hij dat de verplichte melding bij het Kadaster (Klic / WION) automatisch wordt gekoppeld aan de systemen bij gemeenten. ‘Hoewel het voor zowel de markt als de overheid het meest handig zou zijn als iedereen met hetzelfde systeem zou werken, is dat niet het geval. De vraag is of dat ooit gaat gebeuren, maar dat neemt niet weg dat een Klic-melding automatisch in ieder van die systemen terecht zou kunnen komen. Die koppeling kan aan de achterkant best worden gemaakt. Daarmee zouden veel gemeenten, netwerkbeheerders en aannemers al enorm geholpen zijn qua efficiëntie.’
Heldere communicatie naar burgers
Naast het inrichten van het proces, transparantie en ketenintegratie, is communicatie een onmisbaar element in de stap naar een smart city. Het gaat dan zowel om communicatie vanuit de gemeente naar de burgers als om communicatie vanuit ketenpartners, zoals nuts- en telecombedrijven, naar de burgers. ‘Een goede communicatie helpt enorm bij de beeldvorming van burgers. Als zij vooraf op de hoogte worden gebracht over graafwerkzaamheden, door wie, waarom en hoe lang het gaat duren, komen er minder meldingen, dan wanneer er niet of gebrekkig gecommuniceerd wordt. We proberen netwerkbeheerders altijd duidelijk te maken dat misschien de helft van de mensen in de wijk waar ze gaan graven niet zitten te wachten op het werk, maar dat ze wel graag een betere economische situatie in de stad willen. Door heldere communicatie betrek je de burgers bij de werkzaamheden en dat merken we als gemeente weer aan het minder aantal meldingen.’ Kriesels noemt de graafwerkzaamheden een samenspel van gemeente en leverancier. ‘Zij zijn onder de grond bezig, en wij proberen de bovengrond netjes te houden.’
Slimste binnenstad
De ambities van Kriesels op het gebied van slimme steden zijn groot. ‘In het centrum van verschillende steden is er nu Wi-Fi, maar wat mij betreft breiden we dat uit naar de gehele steden. Er kunnen oplaadpunten voor telefoons komen in lichtmasten of bij de bushalte, prullenbakken die kunnen aangeven of ze al dan niet vol zitten, zodat de gemeente reinigingsdienst niet voor drie prulletjes ergens heen hoeft te rijden. Ook kunnen we inzetten op het gebruik van vaste tunnels waardoor de weg niet meer vijf keer open hoeft. Op dit soort manieren kun je heel efficiënt met je stad omgaan.’
Door burgers ook toegang te geven tot het systeem waarin werkzaamheden en meldingen worden bijgehouden, kan ook het aantal meldingen nog verder naar beneden. ‘We zien dat onze inspanning van de afgelopen jaren wel zijn vruchten afwerpt, want de werkzaamheden in de stad zijn met 300 procent toegenomen en het aantal meldingen van burgers is gelijk gebleven. Ook de aard van de meldingen is veranderd. Waar voorheen nog vaak melding werd gemaakt van bijvoorbeeld een hoop zand die ergens lag, zijn de meldingen die we nu krijgen serieuzer van aard’, vertelt Kriesels. ‘Stel je voor dat een burger straks zelf kan kijken waar er gegraven wordt en hoe lang dat nog gaat duren. Via de applicatie kan hij ook een melding doen, maar als hij ziet dat bepaalde overlast al is gemeld en dat die in behandeling is genomen, hoeft hij zijn eigen melding niet meer te doen. Ook kan de termijn van de werkzaamheden al voldoende wetenschap zijn voor iemand. Ik verwacht dat het aantal meldingen daardoor nog verder zal dalen.’
‘Benoem een regisseur’
Een gemeente die daadwerkelijk iets wil bereiken op dit gebied, moet volgens Kriesels ook de intentie hebben om samen te werken. ‘Durf samen te gaan zitten met ketenpartners en informatie uit te vragen. Op dit moment draait iedere organisatie zijn eigen winkeltje, maar ik adviseer om de samenwerking op te zoeken. Daarmee hoef je als gemeente de beleidsregels niet los te laten, maar door heldere afspraken en verwachtingen verschijnen er dan geen witte konijnen meer uit een hoge hoed.’ Kennis delen is kracht, meent hij. ‘Als je niet deelt, weet je niet hoe een ander wil werken. Daarbij is een duidelijk aanspreekpunt heel belangrijk. Iemand moet de regie nemen, en dan bedoel ik niet een coördinerende rol, maar het overzicht op het geheel.’
Hij geeft het voorbeeld van een wijksanering in de stad waar anderhalf jaar lang saneringswerkzaamheden werden uitgevoerd. Daardoor konden er anderhalf jaar lang geen onderhoudswerkzaamheden plaatsvinden in de wijk. ‘Het geld dat voor die onderhoudswerkzaamheden was bestemd in die tijdsperiode hebben we gebruikt om na afloop de hele wijk op te knappen, gazons te herstellen, paaltjes terug te zetten, et cetera. Op die manier geef je het weer terug aan de burger. Als je dat goed communiceert en werkzaamheden slim plant, kun je een flinke efficiëntieslag maken.’ Iedere gemeente zou zo’n regisseur in huis moeten hebben die de brug vormt tussen de verschillende afdelingen en de strategie vertaalt naar operationeel beleid; het beheren van de stad, bepleit Kriesels.
‘Kennis delen en ketenintegratie’
Kriegels concludeert dat gemeenten die hun plaats slimmer willen maken, niet zonder kennisdeling en ketenintegratie kunnen. ‘Alles valt of staat bij het optimaal inrichten van het proces, transparantie, heldere verantwoordelijkheden en communicatie. Dat lijkt een pittige stap, maar er zijn al vele gemeenten die dit traject al hebben doorlopen en hun kennis, processen en systemen graag delen. Op die manier kunnen gemeenten zich concentreren op het verbeteren van het woon- en werkklimaat in plaats van zelf wielen uit te vinden.’
