PostNL bracht de afgelopen drie jaar zo’n 450 applicaties naar de cloud, waarmee een omvangrijke transitie vrijwel is afgerond en het bedrijf bijna zijn eigen datacenters kan sluiten. Een belangrijke les die cio Marcel Krom gedurende die periode heeft geleerd? 'Je moet een SaaS-dienst accepteren zoals die is. Stick to the standard, of kies voor een andere oplossing.'
In het geval van SAP Business ByDesign koos PostNL ervoor om de standaard in ‘co-development’ met SAP te verrijken. De ‘all-cloudstrategie’ van PostNL vindt haar oorsprong in 2012. ‘We zaten toen in een lastige periode’, schetst Krom. Het postbedrijf had net de afsplitsing van TNT achter de rug en werd geconfronteerd met een reorganisatie en tegenvallende resultaten. ‘We moesten op alle fronten kosten besparen, maar dat is niet eenvoudig als je te maken hebt met veel vaste kosten.’
De opdracht voor de cio was om de kosten voor it flexibel te maken en terug te dringen. Een andere belangrijke doelstelling was standaardisatie. ‘PostNL is een bedrijf met een lange historie en dat zag je ook terug in de it. Alles wat ooit binnen PostNL was bedacht, had zijn weerslag op it. Om beter te kunnen presteren, moesten we een einde maken aan alle uitzonderingen.’
Cloud: the place to be
Voor PostNL stond al snel vast dat de cloud in de toekomst de ‘place to be’ is om te komen tot standaardisatie en flexibelere en lagere kosten. ‘Maar ook vanuit het oogpunt van security kunnen de grote cloudproviders een veel hogere standaard neerzetten dan wij dat zelf kunnen’, licht Krom toe. ‘Voor mij staat vast dat het klassieke model van outsourcing, waarbij een leverancier het beheer over je it overneemt, eindig is. Uiteindelijk zal alle it uit het stopcontact komen. Ons nieuwe it-platform moest aansluiten op deze ontwikkeling.’
PostNL creëerde een strategie rondom twee typen cloud, door Krom aangeduid als ‘cloud onder de lijn’ en ‘cloud boven de lijn’. Onder de lijn treffen we infrastructure as a service (IaaS)- en platform as a service (PaaS)-oplossingen aan voor ‘next generation delivery’. Hier was it leidend in de keuzes; de business werd hierover slechts geïnformeer’, licht de cio toe. Boven de lijn treffen we de software as a Service-oplossingen aan voor de connected workforce, voor customer relationship management (crm) en voor finance, billing en human resources. Dit zijn de processen die kunnen zorgen voor een businesstransitie. ‘Hier werden de keuzes dan ook gemaakt door de business, in samenspraak met it.’
Standaard accepteren
PostNL selecteerde ‘boven de lijn’ Office 365 voor de connected workforce, Salesforce.com voor crm en SAP Business ByDesign en SAP SuccessFactors voor finance, billing en human resources. Deze oplossingen zijn binnen het postbedrijf de nieuwe ‘standaarden’ die onder andere moeten zorgen voor kortere implementatietijden, een beter presterende IT-omgeving, lagere kosten en een betere gebruikerservaring. De acceptatie van nieuwe standaarden is echter lang niet altijd eenvoudig, weet Krom. ‘Standaardisatie is meer dan een woord. Het is een geloof.’
‘Als PostNL moesten we onze processen aanpassen aan deze SaaS-oplossingen’, licht Krom toe. ‘SaaS moet je accepteren zoals het is, en dat betekent ook dat je moet accepteren dat een manier van werken zoals je gewend was lang niet altijd meer mogelijk is. ‘Computer says no’ is een van de paradigma’s van deze nieuwe tijd. Beter gezegd, ‘Process design says no’. Als je dat niet accepteert, dan hoef je SaaS-oplossingen niet te overwegen.’
Ruimte voor maatwerk
Toch ontdekte Krom dat er ook maatwerk mogelijk is, zonder de kern van de SaaS-oplossing aan te passen. ‘Ter vervanging van onze oude financiële applicatie hadden we als SAP-huis de keuze uit SAP S/4Hana en SAP Business By Design’, licht Krom toe. ‘SAP Business By Design bleek voor ons het meest geschikt te zijn, maar dan moesten we wel een aantal ‘gaps’ invullen.’
‘Business By Design was bijvoorbeeld nog niet geschikt voor de grote volumes waar een postbedrijf mee te maken heeft”’ zo geeft Krom als voorbeeld van een gap. ‘Ieder postpakket is een ‘billing item’, en we verwerken op een gemiddelde dag 550.000 postpakketten. Dan heb je een hoge performance nodig als je dat allemaal wilt verwerken in je financiële systeem.’
Co-development
Om Business By Design optimaal aan te laten sluiten op de wensen en eisen van PostNL ging het postbedrijf een hechte samenwerking aan met leverancier SAP. Wat volgde was een intensief traject van ‘co-development’ met maandelijks een bijeenkomst op het hoofdkantoor van SAP in het Duitse Walldorf. “Een hechte samenwerking is nodig om de ontwikkeling van een SaaS-dienst te kunnen beïnvloeden’, aldus Krom.
‘Co-development doen we samen met enkele ‘frontrunners’ op het gebied van clou’, verduidelijkt Michael Schmitt, bij SAP General Manager SAP Business By Design. ‘De kern van een SaaS-dienst moet standaard zijn, maar de uitbreidbaarheid groot. Samen met een aantal klanten ontwikkelen we daarom add-ons die wij onderhouden en ook draaien in onze datacenters.’
‘Maar co-development beperkt zich niet alleen tot de ontwikkeling van features en functies’, vervolgt Schmitt. ‘Zo verzorgen we in een partnership met Intel ook simulaties om er zeker van te zijn dat uitbreidingen en aanpassingen de performance opleveren waar bijvoorbeeld PostNL behoefte aan heeft. De performance die Business By Design levert bij PostNL is inmiddels de benchmark binnen de markt.’
Blueprint voor implementatie
Parallel aan de co-development implementeert PostNL SAP Business By Design nu voor zo’n vijftig bedrijfsonderdelen. ‘We hebben eerst zes maanden de tijd genomen om een blueprint op te stellen waarin alle processen voor een implementatie staan omschreven’, schetst Krom. ‘Daarbij hebben we rekening gehouden met de functionaliteit die al in Business By Design zit en die er nog in komt. Vervolgens implementeren we Business By Design telkens bij de bedrijfsonderdelen die, gebaseerd op de beschikbare functionaliteit, klaar zijn voor de implementatie.’
Door het opstellen van een blueprint heeft PostNL zich ervan verzekerd dat ook de manier waarop Business By Design wordt geïmplementeerd is gestandaardiseerd. ‘Als je een implementatie doet voor een groot aantal bedrijfsonderdelen is de uitdaging om telkens zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven’, aldus Schmitt. ‘Door eerst een blueprint op te stellen, heeft PostNL voor een slimme aanpak gekozen.’
