Duurzaamheid is voor Unipro uit Haaksbergen enorm belangrijk. Daarom wilde de specialist in vloeren graag papierloos gaan werken. Dankzij Citrix is het bedrijf met 115 medewerkers in die missie geslaagd.
Het Twentse Unipro levert duurzaam geproduceerde producten voor het leggen, onderhouden en renoveren van alle soorten vloeren. Eind 2014 ontstond bij Unipro, onderdeel van de Duitse beursgenoteerde Uzin Utz Groep, de wens om de buitendienst efficiënter te laten werken door de vele papieren informatiestromen te digitaliseren, met in het achterhoofd het reduceren van papiergebruik en het volgen van de bedrijfsfilosofie met betrekking tot duurzaamheid. ‘Elke buitendienstmedewerker reist door heel Nederland en sjouwt figuurlijk wel twintig ordners met zich mee. Bovendien kost het veel tijd om de informatie steeds te actualiseren’, zegt Tonnie Volmbroek, manager ict & special projects bij Unipro. ‘We zochten een oplossing om deze informatie mobiel en digitaal aan te bieden inclusief geautomatiseerde workflow. We werken al vijftien jaar naar volle tevredenheid met Citrix-oplossingen en kwamen zo al snel bij Citrix Sharefile terecht.’
Unipro heeft samen met Lesscher IT, een Citrix Silver Solution Advisor en Citrix Service Provider, de oplossing bestaande uit iPads en Citrix Sharefile, Xenmobile, Worxmail en Rightsignature uitgewerkt. Een uitgebreide evaluatieperiode met enkele medewerkers is met grote tevredenheid afgesloten. Citrix Xenmobile wordt nu gehost bij Lesscher IT en wordt gebruikt om de iPads vanuit Haaksbergen te beheren en onder controle te houden. De organisatie ontsluit data op het NetApp san vanuit het eigen datacenter via een Sharefile Controller virtual machine en een Citrix Netscaler om data – waaronder recepturen – intern te houden. ‘Ongeveer 25 medewerkers in de buitendienst gebruiken nu iPads met een 4G-verbinding voor toegang tot alle bedrijfsresources, inclusief de interne werkomgeving op Citrix Xendesktop’, vervolgt Volmbroek. ‘Ook de marketingafdeling is inmiddels voorzien van iPads. Later dit jaar wordt het productmanagement daaraan toegevoegd en zo groeit de omgeving tot een vijftigtal iPads komend jaar.’
Flinke besparing op beheer
Volmbroek: ‘Ondanks het feit dat de omgeving in het nieuwe pand veel omvangrijker is en er veel mogelijkheden zijn bijgekomen, zijn de functionele beheeractiviteiten door mij eenvoudig uit te voeren. Het technische beheer is uitbesteed aan Lesscher IT. De kosten voor beheer en ondersteuning zijn door de Citrix-oplossingen met 50 procent gedaald.’ Op de zakelijke iPads heeft Unipro middels policies binnen Xenmobile zaken als YouTube en bijvoorbeeld het Game Center uitgeschakeld. Omdat er zakelijke data wordt gesynchroniseerd heeft Unipro liever niet dat de devices privé gebruikt worden.
Toch hebben de medewerkers de vrijheid er apps op te installeren. ‘De iPads kunnen worden getraceerd en onbruikbaar worden gemaakt bij verlies of diefstal. Ook worden vanuit de interne App Store handige apps, zoals Evernote – om tijdens een gesprek gemakkelijk aantekeningen te maken – en bedrijfsapps gedistribueerd via Xenmobile. Elke medewerker heeft zo dezelfde tools ter beschikking, waaronder het bij het moederbedrijf in Duitsland gehoste Update7 crm-systeem. Ook de Lotus Notes-mailomgeving bevindt zich in Duitsland en wordt via Citrix Worxmail op de iPad ontsloten voor de medewerkers.’
Efficiënte workflows met Rightsignature
Het beleid van Unipro is dat klanten altijd ondertekende correspondentie binnen 48 uur terug ontvangen, maar dat werd vaak niet gehaald door een hoge doorlooptijd en de noodzaak voor meerdere handtekeningen. Maar ook goedkeuren en ondertekenen van bijvoorbeeld klantenadviezen, licentieverklaringen en dergelijke kostte tijd. ‘Met Citrix Rightsignature is de doorlooptijd niet meer afhankelijk van het aanwezig zijn van verantwoordelijken. Ondertekening kan altijd en overal. Als de directeur bijvoorbeeld 650 km verderop bij het hoofdkantoor in Duitsland is, hoeven we niet te wachten tot hij terug is voor een handtekening’. voegt Volmbroek toe. ‘Parafen en handtekeningen worden op de iPad gezet en het document wordt via Worxmail doorgegeven aan de volgende persoon. We hebben er zelfs een speciale pen bij gekocht, waardoor het lijkt op een geschreven handtekening. De Citrix workflow-oplossing werkt prettig, levert een enorme tijdsbesparing op, verhoogt de efficiëntie en snelheid richting klanten.’
Efficiënte mobility dankzij Sharefile
Voor het verkoopteam is de efficiëntie flink toegenomen: minder sjouwwerk en alle product- en veiligheids-bladen, garantiepapieren en dergelijke overal beschikbaar. Waar voorheen elke sales een dag in de maand bezig was met het bijwerken van de ordners, wordt dit nu centraal via Sharefile geregeld. Verkopers hebben altijd actuele presentaties en catalogi bij de hand en kunnen deze met een portable beamer op de wand projecteren, wat bovendien ook nog eens bijdraagt aan een moderne uitstraling.
De gebruikers van Sharefile op de iPads zijn erg tevreden en enthousiast. ‘De gebruikers willen nog sneller vooruit dan wij, maar we moeten eerst de processen verder optimaliseren en laten uitkristalliseren hoe we ermee om willen gaan. Het leeft enorm en daardoor heb je ook eer van je werk’, besluit Volmbroek. ‘Sharefile voor het elektronisch beschikbaar stellen van allerlei informatie op iPads scheelt enorm in drukwerk- en verzendkosten en Rightsignature bespaart veel doorlooptijd om documenten ondertekend te krijgen. Ik schat dat de totale besparing van de Citrix-oplossingen tenminste vijftigduizend euro per jaar is. Dit geeft de implementatie van Sharefile en Xenmobile een hoge return on investment.’
