Als er één markt volop in beweging is, dan is het die van enterprise content management (ecm). We zien in deze markt duidelijk een aantal trends en die bieden een groot aantal mogelijkheden. Trends zijn er om van te leren. Welke trends zijn dat dan? Laten we eens een kijkje nemen.
Contentchaos: Hoewel het totaal aan ongestructureerde content aanwezig bij organisaties al een aantal jaren explosief groeit, zijn we nu op het punt waarop dit bij veel organisaties echt pijn gaat doen, qua businesscontinuïteit en ook direct economisch. Organisaties beseffen steeds vaker dat het inefficiënt werken in een chaos met bijvoorbeeld fileshares en e-mailarchieven kosten en risico’s met zich meebrengt. Hierdoor staat het onder controle krijgen van deze groei afgelopen tijd hoger op de agenda van de IT- en informatiemanager. Om dit te kunnen doen, moet eerst inzicht worden verkregen in de daadwerkelijke kwantiteit, de groei, risico’s en kwaliteit van de informatie.
Content servicebus: De belangrijkste trend van de laatste tijd. Steeds meer zien we dat de grotere organisaties ervoor kiezen om verschillende content oplossingen in stand te houden. Soms vanuit legacy redenen, maar veel vaker vanuit praktische redenen. De applicaties dienen een specifiek doel en bepaalde afdelingen hebben specifieke eisen. De visie om alle content gerelateerde processen in één centraal enterprise content management systeem te brengen is inmiddels achterhaald. Wil je als organisatie content verbinden en bijvoorbeeld records management toepassen op alle content waar dit van toepassing is? Dit kan worden ingericht via een content servicebus die verbonden is met alle contentbronnen en de records management toepassing.
Unified content view: Content wordt in verschillende applicaties gecreëerd, verschillende metadata wordt gebruikt, maar toch is een uniforme view op content gewenst. Bijvoorbeeld via een zoekoplossing of een dashboard dat de kwaliteit van de content laat zien. Uniform is daarbij essentieel. Integreer alle content applicaties en bereik uniformiteit door ontdubbelen, versies herkennen, metadata verrijking.
Cloud: Al jaren geleden heeft de cloud intrede gedaan. Cloud op zichzelf staand is geen trend meer te noemen, maar in de ecm-markt wordt dit steeds serieuzer genomen. We zien toch een grote verplaatsing van bijvoorbeeld Sharepoint on-premise naar Sharepoint online (Office 365) en ook andere aanbieders maken de beweging naar de cloud. Daarnaast worden clouddiensten voor collaboratie, sync en share steeds vaker toegepast in enterprise ecm-architecturen. Een verklaring hiervoor kan zijn dat er minder weerstand is tegen cloud en het vertrouwen in de veiligheid van deze oplossingen toeneemt. Ook worden de kosten en met name baten van cloud steeds duidelijker.
Uitfaseren fileshares: Het gebruik van fileshares voor samenwerken met content binnen organisaties zijn nog steeds erg populair. Toch zien we dat er steeds meer organisaties zijn waarbij de fileshares uitgefaseerd worden en door verschillende systemen worden vervangen. Niet vreemd, want aan het gebruik van de fileshare als opslagsysteem kleven vele nadelen, zoals het in omloop hebben van meerdere versies, het eenvoudig kunnen verwijderen van documenten en het niet inzichtelijk hebben of de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving wat betreft de opslag van gevoelige documenten. Om volledig afscheid te nemen van de fileshare moet er nog veel gebeuren. De eerste stap is altijd analyse van de huidige fileshares om in kaart te brengen welke data veilig verwijderd kan worden, hoe de fileshare gebruikt wordt en wat na een selectie eventueel relevant is voor een migratie naar een vervangend systeem.
File sync en share: Naast de fileshares is er momenteel een opmars gaande van file sync en share oplossingen. De voornaamste reden is dat platformen zoals onder meer Box en Evernote in content management functionaliteit zijn verbeterd en daarmee enterprisewaardige oplossingen zijn geworden. De integratie van deze oplossingen met content lifecycle oplossingen, proces ondersteunende applicaties en archief maken dat ze niet meer weg te denken zijn uit de content applicatie-architectuur.
Content analytics: De functionaliteit van content analytics oplossingen wordt steeds intelligenter, sneller en meer ‘main stream’. Zo kan automatische classificatie op documenten worden toegepast ten behoeve van metadata tagging en search. Patronen en trends die verborgen zijn in de content kunnen worden herkend en worden ingezet om nieuwe waardevolle inzichten te verkrijgen en processen te verbeteren. Gevoelige content kan worden gedetecteerd en vervolgens kan automatisch een werkproces worden gestart om risico’s te voorkomen.
Content in context: Stel je eens voor, je werkt aan een nieuw product, je behandelt een zaak, je bent bezig met een project in het daartoe ondersteunende systeem en op het moment dat jij handelt, krijg je actief de juiste content gepresenteerd om je hierbij optimaal in te ondersteunen. De content wordt in de juiste context geplaatst en op het juiste moment, in het juiste proces bij de juiste persoon gepresenteerd. Door het inzetten van analytics, auto-classificatie op content, zelflerende eigenschappen, het verbinden van alle verschillende content bronnen en het opbouwen van profielen van medewerkers is dit te realiseren. Met als ultiem einddoel: de intelligente organisatie waarbij alle content optimaal wordt ingezet ten behoeve van de bedrijfsprocessen.
Sjoerd Alkema, principal consultant bij Xillio
