De echte kosten van software (2)

Software asset management? Kosten optimaliseren? Dat is met het groeiende gebruik van SaaS (software as a service) toch helemaal geen issue meer omdat je precies weet waar je voor betaalt? Graag help ik cloud-promotors uit die droom. Natuurlijk, cloudoplossingen in abonnementsvorm leveren enorme voordelen op voor organisaties, maar tegelijkertijd is het belangrijker dan ooit om je kosten te managen en inzicht te krijgen in je uitgaven.

Capex en opex
Elke cio of sam-manager maakt onderscheid tussen capex en opex. Dit zijn standaardtermen uit de financiële wereld, die respectievelijk staan voor capital expenditure (investeringen) en operating expenditure (terugkerende kosten). Een simpel voorbeeld: de aanschaf van een printer valt onder capex, de aankoop van toners en papier vormt opex. Zo is het ook voor softwarelicenties: het aankoopbedrag van software wordt als capex weggeschreven, terwijl de uitgaven voor support als opex worden gezien. Als je inzicht wilt hebben in je softwarekosten en -gebruik en op basis daarvan risico’s wil beperken of kosten wil optimaliseren, is het cruciaal om capex en opex van elkaar te onderscheiden.

Meeste winst aan de opex-kant
Traditioneel – dat wil zeggen: in het ‘oude’ licentiemodel van softwarereuzen als Oracle en Microsoft – zijn kostenoptimalisatie of besparingsmogelijkheden vooral aan de opex-kant te behalen. Een investering doe je immers eenmalig, ook al wordt die boekhoudkundig over vijf jaar uitgesmeerd. Supportkosten en andere terugkerende uitgaven daarentegen komen periodiek terug, waardoor er meer mogelijkheden voor besparingen zijn.

De levensduur van enterprise software is gemiddeld tien tot vijftien jaar. In de praktijk blijkt dat support vooral in de eerste vijf jaar gebruikt wordt. Als gelijke supportkosten tot het eind van de levensduur betaald worden, schieten de kosten per supportaanvraag uiteindelijk omhoog. Je zou er dan voor kunnen kiezen om support aan te schaffen bij een goedkopere externe partij of zelfs helemaal op te zeggen. Ook komt het vaak voor dat de supportkosten voor een bepaald product nog steeds betaald worden, terwijl deze software in je organisatie allang niet meer gebruikt wordt.

SaaS = meer opex
Enter SaaS. Het licentielandschap is aan grote veranderingen onderhevig. Steeds meer organisaties stappen over op cloudoplossingen met een abonnementsmodel en grote jongens als Oracle, IBM en Microsoft bieden ook actief SaaS-pakketten aan. Voor je totale software-uitgaven heeft dit tot gevolg dat het opex-deel steeds groter wordt en capex kleiner. Investeringen zijn er immers amper nog, je betaalt slechts voor het aantal mensen dat gebruik gaat maken van de software, die ergens op afstand in de cloud draait. Het is echter naïef om te denken dat de aanschaf van een SaaS-oplossing betekent dat er geen compliance-probleem meer is en kostenbesparingen niet mogelijk zijn.

Sterker nog, met de groei van SaaS is inzicht in je software uitgaven belangrijker dan ooit. De reden daarvoor is simpel. Je opex wordt hoger, dus als cio of sam-manager – of bij wie de verantwoordelijkheid dan ook ligt in je organisatie – manage je dus een groter bedrag aan terugkerende kosten. Ook als je totale software-uitgaven (capex + opex) lager liggen. De impact van elke kostenbesparende handeling is bovendien ook groter, omdat de waarde per unit of gebruiker in het SaaS-model groter is dan in het traditionele licentiemodel. Onderstaande voorbeeld maakt dit concreter.

Stel: in de ‘oude’ licentiesituatie was je totale softwarebudget  een miljoen euro. 33 procent daarvan was voor hardware, 33 voor software en 34 voor personeel. Nu, met een SaaS-abonnement, heb je aan achthonderdduizend euro al genoeg. Hardwarekosten zijn er niet meer, al moet je nog wel tweehonderdduizend euro reserveren voor personeel. Het software-aandeel is daarmee een stuk groter, zeshonderdduizend euro. Stel dat je 10 procent kunt besparen doordat blijkt dat minder mensen het softwareproduct gebruiken dan van tevoren was bedacht, dan is het effect daarvan dus een stuk groter. Een eenvoudige rekensom: 10 procent van zeshonderdduizend is meer dan 10 procent van 330.000.

Ook met SaaS zijn compliance-problemen mogelijk
Daarnaast wordt vaak gedacht dat je nooit meer te weinig kunt betalen als je op SaaS overstapt. En hoewel dat bij een deel van de SaaS-oplossingen ook echt zo is, is er ook software waarvoor dit zeker niet geldt. Het gaat hierbij vooral om SaaS-oplossingen die meer technologie-onderdelen leveren (zoals databases) dan applicaties. Hierbij is het wel degelijk mogelijk om software-componenten te gaan gebruiken zonder dat je er direct voor betaalt of veranderingen door te voeren waarvoor later een rekening volgt. 

Dit wordt ook duidelijk benoemd in de SaaS-overeenkomsten, waarbij een leverancier ook nog eens zelf kan bepalen wanneer ze actie ondernemen (op een moment dat je het niet verwacht). Er blind vanuit gaan dat compliance-problemen verleden tijd zijn, is dan ook niet verstandig.

Bovendien: SaaS vervangt niet alles
Daar komt nog eens bovenop dat vooral bij grote organisaties de kans klein is dat alle software vervangen gaat worden door SaaS-oplossingen. Veel waarschijnlijker is een situatie waarin nieuwe SaaS-oplossingen ingezet worden naast bestaande on-premise systemen. Of misschien kies je ervoor om met een nieuwe financiële tool de cloud in te gaan, maar wil je nog wel toegang tot het oude systeem behouden. Er zijn vele varianten en combinaties mogelijk, maar voor elke situatie geldt dat je jezelf af moet blijven vragen: heb ik écht inzicht in mijn kosten en het softwaregebruik?