Het papierloze kantoor is een oude ict-belofte die nu eindelijk ingelost kan worden. Dit is de discussiestelling die Computable-lezers vandaag krijgen voorgelegd.
Het is een oude gedachte dat computers en netwerken ervoor zullen zorgen dat papier, printen en faxen verleden tijd zullen worden voor modern werken (en leven). De fax is al teruggedrongen van universeel communicatiemiddel tot een niche-product voor een gespecialiseerde groep gebruikers, zoals bijvoorbeeld advocaten.
Tablets hebben een nieuwe impuls gegeven aan de papierloze belofte, maar ze zijn niet massaal doorgebroken om pc’s te vervangen. Nu met de voortgaande opkomst van mobiele apparaten zoals smartphones (en ook wel tablets) komt papierloos weer in beeld, meldt The Wall Street Journal. De verwachting is dat de in 2012 ingezette daling in printaantallen doorzet. Papierloos werken komt dichterbij. Of is er slechts sprake van stabilisering en consolidatie van printen? Wat vind jij?
Transacties worden steeds meer in real time afgehandeld. Mobiele devices zijn daarbij de informatiedrager. Echter, de administratie van eea is nog steeds een papieren business. Pas wanneer we dit integreren in het primaire proces ontstaat echt minder noodzaak om papier te gebruiken. Het kàn allang, minstens 40 jaar ;om geen papier meer te gebruiken moet een culturele verandering plaats vinden. ICT zou daarin een leidende rol kunnen spelen door meer procesvernieuwing te bevorderen. Zolang de meeste ICT’ers product gericht blijven is dit nog buiten bereik…
Paperless office nog niet voor meteen: what went wrong?
Ondanks de alomtegenwoordigheid van IT en het bewustzijn om de milieuproblematiek, blijft papier een belangrijke rol spelen op kantoor. Het concept van een ‘paperless office’ werd zo’n 35 jaar geleden geïntroduceerd door de Brits-Amerikaanse informaticus, Frederick Wilfrid, in zijn boek ‘Towards Paperless Information Systems’. Meer dan drie decennia later zou je denken dat we het papierloze tijdperk al lang zouden binnengewandeld zijn, maar verre van dat!
Vandaag blijft het nog steeds bij praten, maar met technologieën zoals tablets, interactieve projectoren en smartphones, om maar te zwijgen over producten voor documentregistratie en beheersoftware, komen we wel dichter in de buurt. Zeker afdrukken gebeurt tegenwoordig heel anders.
Bij Epson Europe, net als bij de meeste andere bedrijven neem ik aan, hanteren we een beleid van het opslaan van belangrijke zakelijke documenten op onze centrale servers (de dagen van enorme archiefkasten zijn echt voorbij) en naar alle maatstaven zijn onze kantoren inderdaad papierloos, althans gezien vanuit het perspectief van Frederick Wilfrid. Dat neemt echter niet weg dat papier nog steeds belangrijk is, maar dan meer op kortere termijn. Hiermee bedoel ik dat we geneigd zijn om documenten af te drukken om ze te lezen en beoordelen, in plaats van archiveren en bewaren, en we beschikken over beleidslijnen om recycling van papier aan te moedigen, met inbegrip van de centrale inzamelings- en vernietigingspunten voor papier in elk kantoor in plaats van individuele afvalbakken.
Een Europees onderzoek van printerproducent Epson van begin 2016 bevestigt dat de fysieke pagina nog steeds een centrale plaats inneemt in het dagelijks leven op kantoor. De enquête uitgevoerd bij meer dan 3.600 Europese werknemers toont aan dat 83% vindt dat een ‘papierloos kantoor niet realistisch is’. Ook hier krijgen printouts de voorkeur op elektronische documenten, omdat werknemers – zo stellen ze zelf – de noodzaak delen om rapporten en brochures uit te wisselen en te bewerken. Een meerderheid geeft aan makkelijker fouten te maken of achter te laten op een scherm dan op een papieren document. Ook studenten voelen nog niets voor een papierloze maatschappij. Slechts 12% van de Belgische studenten werkt volledig papierloos. We zijn allemaal nog meer gehecht aan papier dan we konden vermoeden.
Er zijn veel voordelen aan het digitaal informatie delen, maar tot de technologie ons dezelfde flexibiliteit en hetzelfde gebruiksgemak biedt als papier, zullen we papier ernaast blijven gebruiken. Voorlopig is het zelfs zo dat we ieder jaar meer verbruiken. Maar bedrijven kunnen hun printervloot vaak nog wel efficiënter en duurzamer inrichten.
Dominic Schouterden, Branch Office Manager Epson Europe, bijkantoor België.
Het valt mij toch als consument op dat er veel minder papieren post wordt gestuurd. Bij veel banken kun je online je zaken regelen. Downloaden van mutaties kun je online en dan offline op je schermpje bekijken. Heel veel origanisaties bieden de mogelijkheid om online facturen en diensten te bekijken en sturen allang geen post meer.
Binnen de B-B markt is EDI en dergelijke allang een feit. Ik zie in veel “oude conservatieve bedrijfstakken”, zoals de advocatuur (en notariaat), zorg, onderwijs nog traagheid. Binnen de rechtsspraak beginnen ze nu eindelijk wat harder te digitaliseren. Zorg kan nog veel beter en onderwijs loopt ook her en der flink achter. Zoals Dick al aangeeft het moet in het primaire proces worden geintegreerd. Dan zijn we van die papierberg af. Overigens de meeste papiertjes die kreeg/krijgt zijn bevestigingen van zaken die je al wist (loonstrook, bevestiging order, factuur). Wat ik eigenlijk wil is informatie als ik actie moet ondernemen. Dus moet ik betalen of moet ik een afspraak maken. Dat zou je ook kunnen automatiseren met kennisregels en dergelijke.
Mijn verwachting is dat over 10 jaar de fysieke brievenbus weg kan en er een fysiek pakjesluik moet komen….
Sinds het idee van het papierloze kantoor het licht zag, is het papierverbruik alleen nog maar verder toegenomen. Terwijl onder bijna elke e-mail de slogan ‘think before your print’ staat, worden in veel kantoren nog altijd hele bergen papier vernietigd. Volgens onderzoek is het gemiddelde verbruik per persoon in een Europees land zo’n 240 kilo per persoon per jaar. In opdracht van OKI heeft marktanalist IDC onderzoek gedaan naar de vraag waarom we er maar niet in slagen het papierverbruik significant terug te dringen. Aan de technologie lijkt het niet te liggen. De factor mens maakt zoals altijd weer het verschil. Bedrijven die het papierloze kantoor willen invoeren, slagen daar volgens hetzelfde onderzoek alleen in als ze hun arbeidsprocessen structureel veranderen. Organisaties die zich uitsluitend op de reductie van papier hadden gericht, faalden omdat in hun organisatie alles bij het oude bleef. Voor de omschakeling naar het papierloze kantoor moet de kantoorwerker dus klaar zijn voor de verandering naar een papierloze werkomgeving. Mentaliteitsomslag, bijscholing van medewerkers en digitale processen waarbij het geen ontkomen meer aan is om volledig papierloos te werken, zijn de belangrijkste aandachtspunten. Alleen dan wordt het papierloze kantoor werkelijkheid.