Voor de cio’s van bedrijven die het erp-systeem van SAP gebruiken, dient zich een beslissing van strategisch belang aan: moeten zij op de nieuwste business suite S/4Hana overstappen? En zo ja, wanneer dan? Sinds de introductie in februari 2015 zijn de contouren van de innovaties uit Walldorf, Duitsland steeds scherper geworden.
Prof. Hasso Plattner, voorzitter van de Raad van Toezicht van SAP, toonde zich zelfverzekerd tijdens de internationale gebruikersconferentie Sapphire in Orlando. ‘Onze klanten hebben de voordelen van S/4Hana allang onderkend’, zei Plattner voor meer dan duizend toehoorders. De mede-oprichter van SAP antwoordde op de vraag hoe hun bedrijven kunnen profiteren van de innovaties uit de nieuwe SAP-oplossing. Plattner onderbouwde zijn antwoord met getallen. In de twaalf maanden na de marktintroductie van S/4Hana in februari 2015 hebben al meer dan 3200 bedrijven voor deze nieuwe oplossing gekozen. Ter vergelijking: de succesvolle voorganger SAP R/3 telde na één jaar nog maar 2700 klanten.
Dat zijn indrukwekkende getallen, maar de meeste cio’s van bedrijven met erp-systemen van SAP zitten nog in de onderzoeksfase. Volgens de investeringsenquête van de Duitstalige SAP-gebruikersvereniging (DSAG) investeert nog maar 5 procent van de 344 ondervraagde SAP-gebruikers grote bedragen in S/4Hana. Nog eens 9 procent investeert minder grote bedragen of bereidt zich voor op een investering in S/4Hana. Maar liefst 86 procent van de ondervraagden heeft nog geen cent aan de nieuwe oplossing uitgegeven. Het zwaartepunt van de investeringen van deze bedrijven ligt zoals voorheen op de roll-out, consolidatie en harmonisatie van de reeds geïmplementeerde SAP-producten.
S/4Hana is wel een thema
Voor twee derde van de SAP-verantwoordelijke managers is S/4Hana echter wel degelijk een thema, in ieder geval op de lange termijn. Dat blijkt uit onderzoek van Pierre Audoin Consultants (PAC). Slechts 2 procent van de ondervraagde managers van grote Duitse bedrijven heeft al een project opgestart. 17 procent denkt binnen één tot twee jaar met invoering te starten, nog eens 4 procent denkt aan een termijn van twee tot drie jaar en 15 procent aan een termijn van drie tot vijf jaar. Van de resterende bedrijven kan 29 procent nog geen termijn noemen, maar S/4Hana staat daar wel op de agenda.
De grote vraag is wat de toegevoegde waarde is van een overstap. Zeker is dat van het moderne S/4Hana duidelijk betere prestaties mogen worden verwacht dan van de voorgangers. SAP heeft de systeemarchitectuur, de programmastructuur en het datamodel aanzienlijk vereenvoudigd. In vergelijking met SAP erp (ECC 6.0, Enhancement Package 8) beschikt S/4Hana over 45 procent minder coderegels, 48 procent minder tabellen en 46 minder data-elementen. Dat betekent minder onderhoud, kortere innovatiecycli en kortere reactietijden van het systeem.
Wat het datamodel betreft, hebben de SAP-programmeurs afgezien van geaggregeerde en gerepliceerde tabellen en van indices. Dat scheelt enorm in geheugenruimte. Een voorbeeld van SAP: als een traditionele relationele database in SAP erp 7,1 TB aan geheugenruimte nodig had, is dat bij SAP erp met SAP Hana als database nog maar 1,8 TB. Als de nieuwe oplossing S/4Hana op SAP Hana draait, is zelfs nog minder geheugenruimte nodig: 0,8 TB. Dat betekent vanuit klantperspectief een allesbehalve irrelevante kostenbesparing.
Sneller en gebruiksvriendelijker
Het in-memory-platform SAP Hana is een belangrijk onderdeel van het totale concept. Bij een in-memory-platform worden data voor analyse of bewerking niet – zoals gebruikelijk bij een relationele database – op een harde schijf in het werkgeheugen gekopieerd. In plaats daarvan blijven de data in het werkgeheugen staan. Dat maakt het mogelijk om transactionele en analytische processen binnen hetzelfde systeem uit te voeren. Het gevolg: de verwerking van grote hoeveelheden data gaat aanzienlijk sneller. Voor bedrijven met complexe plannings- en optimalisatievraagstukken betekent dat een reuzestap vooruit.
Last but not least: de nieuwe gebruikersinterface SAP Fiori biedt een duidelijke vooruitgang op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en zorgt voor een hogere productiviteit. Deze interface maakt mobiele toepassingen mogelijk en dient voor ontwikkelaars als basis voor het programmeren van apps, maatwerk en uitbreidingen.
Loont de overstap?
Er bestaan echter punten van kritiek. Volgens sceptici ontbreekt het nog steeds aan concrete toepassingen die een overstap op S/4Hana financieel rechtvaardigen. Een ander argument dat tegen een snelle overstap pleit: op dit moment biedt S/4Hana nog niet dezelfde functionaliteit als het uitontwikkelde SAP erp (ECC 6.0), maar dat lijkt slechts een kwestie van tijd. Voor de on-premise-versie van S/4Hana heeft SAP een jaarlijkse innovatiecyclus aangekondigd, de cloud-versie wordt zelfs elk kwartaal op de nieuwste stand der techniek gebracht.
Enkele SAP-klanten betreuren dat S/4Hana alleen op de database SAP Hana loopt. Voorheen hadden de SAP-gebruikers nog de keuze uit vijf verschillende databases van verschillende leveranciers. Daarnaast is voor veel bedrijven onduidelijk hoe toekomstbestendig hun bestaande, individuele oplossingen met maatwerk zijn.
Voor dit soort vraagstukken kunnen it-managers zonder al te grote tijdsdruk op zoek gaan naar oplossingen. SAP heeft aangekondigd dat het tot 2025 blijft investeren in de voorgangers van S/4Hana. Experts raden echter aan om op korte termijn met de nieuwe oplossing aan de slag te gaan en een goede strategie te ontwikkelen.
Meer dan een technische migratie
Wie wil overstappen op S/4Hana, heeft de keuze uit twee migratiestrategieën. Voor de greenfield-aanpak, waarbij het complete erp-systeem inclusief database opnieuw wordt opgezet, opteren volgens het PAC-onderzoek ongeveer 38 procent van de bedrijven. Een duidelijke meerderheid van de ondervraagde SAP-gebruikers – 62 procent – geeft de voorkeur aan de brownfield-aanpak, ofwel een gefaseerde migratie van de bestaande SAP-systemen.
Voor een dergelijke brownfield-aanpak heeft SAP een roadmap opgezet, waarvan de eerste stap voor bedrijven met oudere erp-systemen bestaat uit een unicode-conversie. Unicode is een internationale standaard voor de weergave van tekens en symbolen van alle geschreven talen, die SAP sinds acht jaar in de SAP-business suite toepast. Deze stap is noodzakelijk omdat unicode een voorwaarde is voor gebruik van de database SAP Hana.
De volgende stap bestaat uit een upgrade naar erp 6.0 en/of een update naar de nieuwste enhancement package. Alleen dan is een migratie van de database naar SAP Hana mogelijk. Het resultaat is een systeem dat zich in de praktijk al heeft bewezen. Sinds 2013 wordt dat door SAP in de markt gezet als ‘business suite powerd bij HANA’.
De laatste stap is de eigenlijke invoering van S/4Hana. It-experts waarschuwen echter dat dit niet een louter technische migratie is. Wellicht moeten bedrijfsprocessen worden aangepast om de potentie van de innovaties uit de nieuwe erp-oplossing optimaal te benutten. Daarom is het raadzaam om ook consultants in een vroegtijdig stadium in dit project te betrekken. Dat geldt ook voor bedrijven die het SAP-systeem in combinatie met it-oplossingen van andere leveranciers willen gebruiken.
Vijf vragen over SAP S/4Hana
Talrijke ondernemingen overwegen te investeren in technologieën zoals big data of het internet of things. Toepassingen op dat vlak in de vorm van eilandoplossingen zijn weinig zinvol. Ze moeten naadloos samenwerken met het erp-systeem en andere it-oplossingen. S/4Hana biedt in combinatie met het Hana-cloud-platform een groot aantal veelbelovende aanknopingspunten, die elk bedrijf zelf op waarde zal moeten schatten.
Wat is de toegevoegde waarde?
De verbeterde prestaties van S/4Hana zijn zeker belangrijk. Maar welke van de door SAP aangekondigde innovaties bezorgen het bedrijf een betere concurrentiepositie dan de bestaande oplossing? En weegt dat op tegen de kosten die met een overstap zijn gemoeid?
Hoe hoog zijn de kosten?
Eén ding staat vast: S/4Hana is geen plug-and-play oplossing. Maar hoe hoog zijn de benodigde inspanningen en bijbehorende kosten van een overstap op deze oplossing? SAP ondersteunt bedrijven met ‘best practices’ voor elk scenario en met de bijbehorende tools. Klanten zijn lovend over deze service. Er is bijvoorbeeld een geautomatiseerde tool die de programmacode en datastructuur van een systeem controleert en vertaalt in eisen aan S/4Hana. Dat geeft inzicht in de inspanningen die moeten worden geleverd om de overstap tot een succes te maken.
Hoe moet mijn systeemlandschap eruit zien?
On-premise in een eigen rekencentrum, in de cloud of een mix in een hybride systeemlandschap? SAP biedt met S/4Hana alle mogelijkheden. Bedrijven hebben de mogelijkheid om bij een overstap de bestaande strategie op dit gebied te herzien.
Wat gebeurt met maatwerk?
Bedrijven in veel sectoren hebben het standaard erp-systeem aangepast om efficiënter te kunnen werken of specifieke bedrijfsprocessen beter te ondersteunen. In een analyse moet blijken hoe toekomstbestendig deze oplossingen zijn bij een overstap op S/4Hana.
