Contextuele communicatie: 1 voor allen, allen voor 1

Het is lastig om je voor te stellen hoe je het allemaal deed zonder de technologische hulpmiddelen die je vandaag tot je beschikking hebt. Beeld je bijvoorbeeld de dagen van vóór het internet maar eens in, waarin je bij een informatiebehoefte moest voorzien zonder Google. De meest gangbare plek in dat geval was dan een bibliotheek. Moest je met iemand overleggen? Dan was het jas aan en naar huis om te bellen, of langsgaan bij die persoon op een moment dat het zou schikken. Die tijden zijn voorbij. Met gemak kun je nu artikelen vinden, boeken lezen, instructievideo’s kijken, of de hulp inschakelen van duizenden.

Tegenwoordig heb je toegang tot collectief-intelligente communities over ieder denkbaar onderwerp. Het internet heeft de manier waarop wij kennis vergaren en verwerken voorgoed veranderd door het sneller en makkelijker te maken. Ook verandert het de manier waarop, de frequentie van en de reden dat wij met elkaar communiceren.

Dat geldt ook voor het bedrijfsleven, waar het internet vooral de productiviteit bijzonder heeft verhoogd. En die productiviteit is een belangrijk onderwerp in de context van het bedrijfsleven. Ik geloof dat echte efficiëntie begint waar productiviteit en communicatie samenkomen. Binnen een bedrijf is dat bijvoorbeeld bij collega’s onderling, in gesprek met leveranciers, freelancers enzovoorts. Extern is dat bijvoorbeeld met klanten, de concurrent, overheden, goede doelen en nog veel meer. Maar wat betekent productiviteit nu echt? Even snel zoeken met Google en je wordt verwezen naar businessdictionary.com, waar de volgende definitie wordt gegeven: ‘A measure of the efficiency of a person, machine, factory, system, etc., in converting inputs into useful outputs’’.

Mix and match

Laten we even aannemen dat mijn visie op productiviteit en die van businessdictionary.com de absolute waarheid zijn. Wanneer bedrijven productiever willen zijn, zullen zij efficiënter moeten communiceren. Er zijn meer middelen en kanalen om mee te communiceren dan ooit tevoren, het gaat niet meer om slechts email en telefonie. Zou het niet veel efficiënter werken wanneer al deze communicatiemiddelen, nieuw en oud, met elkaar zouden integreren? Zou het niet fantastisch zijn als we waarde kunnen toevoegen aan zo’n totaal-geïntegreerde werkplek? Dit is nu exact waar Contextual Communications om draait: Het combineren van communicatiemiddelen met samenwerkingsmiddelen voor de volgende stap in efficiëntere en productievere manier van werken.

Hoe vaak is je schouder niet in gevecht geweest met de hoorn van je telefoon terwijl je op zoek was naar de notulen van de laatste vergadering die je had met de persoon aan de andere kant van de lijn? Zou het niet geweldig zijn als een telefoontje direct naar je mobiel wordt doorgestuurd op het moment dat je laptop verandert van lan naar wi-fi? Of wat dacht je ervan om de laatste drie tweets of LinkedIn-posts van de beller op je scherm te krijgen zodat je weet wat er speelt bij de persoon die belt?

Eindeloos veel keuzes

Er zijn bijna eindeloos veel manieren waarop communicatie effectiever kan worden gemaakt. Door de gebruiker bijvoorbeeld te voorzien van extra informatie op het moment dat communicatie begint, zoals in de situaties hierboven. Als jouw baan net zo druk is als mijn baan wil het wel eens voorkomen dat je niet alle context uit deze situaties onthoudt. Waar Contextual Communications om draait is het tijdig voorzien van relevante informatie, waar en wanneer dan ook en zonder dat het uitmaakt op welk apparaat of platform (b.v. Android, Windows etc.). De beste manier om een goede toepassing van Contextual Communications te beschrijven is wanneer al jouw systemen zich combineren om het beste te kunnen reageren op jouw huidige (werk)context. Ben je bijvoorbeeld onderweg, of juist op kantoor? Of werk je vanuit thuis? In tijden waar een overschot aan informatie beschikbaar is terwijl er een tekort aan tijd is, werkt deze context als filter om jou te voorzien van relevante informatie.

Contextual Communications speelt een sleutelrol in het verrijken van onze dagelijkse communicatie-momenten. Door innovatie te baseren op menselijk gedrag in plaats van technologie leggen wij de nadruk op kwaliteit over kwantiteit. Het gevolg hiervan is dat wanneer gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden die Contextual Communications biedt, zij zonder meer productiever en efficiënter zullen zijn.

Door: Michiel Wolters, Product Manager Unified Communications bij Voiceworks