Lustrous Law, een in Amsterdam gevestigd notariskantoor dat zich bezighoudt met (grensoverschrijdend) ondernemingsrecht, heeft het door Xinno gehoste iManage Work geïmplementeerd. Daarmee is Lustrous Law volgens Xinno het eerste notariskantoor dat die toepassing in gebruik heeft genomen, die tot nu toe vooral op grote(re) advocatenkantoren gericht was.
Met de inzet van iManage Work houden kantoren grip op al hun documenten en e-mails in één digitaal dossier en kan veilig op een standaard manier worden samengewerkt. In Nederland werkt al meer dan de helft van de Top 50 kantoren met iManage Work. Het biedt krachtige mogelijkheden om de dossier- en documenthuishouding op een eenduidige en consistente wijze op orde te brengen. Daarnaast is het makkelijker om dossiers en documenten voor de hele organisatie (of delen daarvan) toegankelijk te maken en te bewaren. Voor een kleiner kantoor als Lustrous Law is een document management systeem (dms) normaal gesproken echter een grote investering.
‘De notariële praktijk genereert een enorme stroom documenten, veel meer nog dan de advocatuur’, zegt Henk ten Voorde, notaris en partner bij Lustrous Law. ‘Tot voor kort was het voor ons onmogelijk om e-mails op te slaan bij de stukken in het dossier en het verloop van de zaak – inclusief de input van cliënten en andere adviseurs – voor anderen binnen het kantoor inzichtelijk te maken. Via Xinno hebben wij met iManage Work een bewezen dms-oplossing waarmee dat wel mogelijk is en die ook goed aansluit op ons kleine kantoor. Dit dms is volledig geïntegreerd met Microsoft Office – met name Outlook en Word – en daardoor laagdrempelig in gebruik. Omdat van documenten metadata worden opgeslagen en omdat documenten een nummer krijgen, zijn ze makkelijker terug te vinden. Voor de implementatie van iManage Work hebben we ons eigen werkproces nauwelijks hoeven aanpassen. Maar het werk gaat wel makkelijker en sneller, doordat complexe zaken en de bijbehorende grote hoeveelheden documenten nu zeer goed via het dms zijn te beheren.’
Alle vrijheid
Welke metadata in iManage Work worden opgeslagen is een keuze. Daarvoor biedt het systeem alle vrijheid. Lustrous Law heeft er bewust voor gekozen niet al te veel metadata op te slaan omdat iManage Work het vrij gemakkelijk maakt ‘full tekst’ te zoeken. ‘Het is uiteraard toch even wennen en het vraagt discipline om de e-mails in de juiste dossiers/mappen te plaatsen, maar het systeem helpt je hierbij door gerichte suggesties te doen. Ook de bestaande en reeds gearchiveerde dossiers zijn opgenomen in iManage Work. Daardoor kunnen we ook oudere documenten snel terugvinden.’
Lustrous Law levert volgens Ten Voorde ondernemingsrecht op hoog niveau. ‘We hebben een duidelijke en goede plek verworven in de markt, met een goed netwerk in binnen- en buitenland. We werken zowel qua bezetting als inzet snel, met korte lijnen en kosten-efficiënt, zonder hoge overheadkosten, wat terugkomt in onze tarieven. De implementatie van iManage Work helpt ons dat nog beter te doen. Dat is dus ook belangrijk voor onze relaties.’
Michiel van Delden, directeur van Xinno: ‘Doordat we iManage Work nu als gehoste applicatie tegen een vast bedrag per maand per gebruiker ook beschikbaar hebben voor notariskantoren – zoals niche-kantoor Lustrous Law – kunnen we de juridische werkplek voor elke omgeving aanbieden. Zowel voor de advocatuur als het notariaat is de omvang van het kantoor niet meer bepalend. Ook de uitwisseling van documenten wordt daardoor in de breedte eenvoudiger. iManage Work is bij Lustrous Law binnen een tijdsbestek van zes weken geïmplementeerd en het is goed om te constateren dat dit project zo succesvol blijkt in de praktijk.’
