Aandachtsgebieden bij inzet van UC

Unified communications (uc) is al meer dan tien jaar een onderwerp voor vele telecom-bijeenkomsten, beurzen, artikelen en nieuwe productaankondigingen. Na meer dan tien jaar is het inmiddels wel een volledig uitontwikkeld en uitgekauwd, saai, onderwerp zou je denken…What’s next? Waar gaat het tenslotte over? Chatten, scherm delen, zien of iemand is ingelogd, een conference call of video opzetten, samenwerken aan één document, je mobiel als ‘vast toestel’ gebruiken, niet echt spannend toch, zeker met alle cloud functionaliteit van vandaag. Helaas niet, merken wij in de dagelijkse praktijk…

De belangrijkste vraag hierbij is wat je als organisatie nastreeft bij de inzet van uc? Moet een tool bijdragen aan een mix van soorten communicatie, beeld/geluid/chat, om daarmee effectiever (samen) te werken? Of moet het bijdragen aan een meer toegankelijke organisatie voor klanten? En moet het efficiëntie op het gebied van technologie nastreven? Of ook een kostenbesparing opleveren? Et cetera.

De verwachting afstemmen op de gewenste doelstelling is zeer belangrijk. Te vaak is na afloop een teleurstelling over de gewenste functionaliteit ten opzichte van de verwachting. Daarmee is het van groot belang om op voorhand een duidelijke visie te hebben over wat uc voor een organisatie toevoegt, waar de raakvlakken met andere applicaties, bijvoorbeeld crm, en in welke mate de organisatie cultuur klaar is voor de inzet van uc.

Technisch

Blijf je binnen één (cloud-)vendor of platform, zonder integraties met andere systemen of applicaties te moeten maken, dan is een implementatie redelijk eenvoudig. Is integratie gewenst tussen verschillende communicatieplatformen en applicaties dan krijg je veelal verminderde eindgebruikersfunctionaliteit en meer beheercomplexiteit er gratis bij.

Tja, en dat rijmt dan ook weer niet met de projectdoelstellingen en de gedane belofte aan het management van onder andere lagere kosten en grotere in- en externe klanttevredenheid.

Zorg bij de aanvang (voor contractering) dat u een, gezamenlijk met de leverancier opgesteld, volledig overzicht hebt over de technische architectuur. Dit betekent dat alle componenten en afhankelijkheden helder zijn. Zowel technisch als ook de financiële impact. Dit maakt ook dat u gedurende de implementatie niet verrast wordt door technische afhankelijkheden die niet op voorhand voorzien konden worden.

Begin er niet aan?

Bent u er nog? Gelukkig: uit het voorgaande zou u zomaar kunnen concluderen dat wij een waarschuwing willen geven om vooral niet aan uc te beginnen. Nee, zeker niet! Innovatie gaat nu eenmaal gepaard met ‘hobbels’ maar leer van uw voorgangers en van experts die in de praktijk al meerdere vergelijkbare cases hebben gedaan en ga vooral vooruit! Laat u eventueel adviseren en of begeleiden door partijen die hier al vaker mee te maken hebben gehad. Zowel bij het inkooptraject als bij de implementatie.

Boudewijn Janssen, eigenaar Fortado Resultancy