Onder het motto ‘beter binnen bereik’ biedt GGZ Rivierduinen geestelijke gezondheidszorg aan de inwoners van het noorden en midden van Zuid-Holland. Rivierduinen gebruikt RES One Workspace om medewerkers de juiste applicaties in de juiste context te bieden, op welk zorgcentrum zij zich ook bevinden.
GGZ Rivierduinen bestaat uit vijf regionale centra voor volwassenen en ouderen, vier specialistische, landelijke centra en een centrum voor kinderen en jeugd. Alle centra onderhouden nauwe samenwerkingsrelaties met de huisartsen, andere zorginstellingen en maatschappelijke organisaties en de professionele en deskundige medewerkers meten voortdurend de resultaten van de behandeling. Voor hen staat het geven van zorg op een persoonlijke, betrokken wijze voorop. Richtinggevend is daarbij de behoefte en vraag van cliënten, leidraad een respectvolle en mensgerichte bejegening.
Onderhoud te arbeidsintensief
Voor GGZ Rivierduinen RES One Workspace ging gebruiken, zo’n vier jaar geleden, had men een server based computing (sbc)-omgeving, waarbij losse applicaties naar de lokale werkstations van de gebruikers werden gestreamd. Het onderhoud van de applicaties en het beheer van de rechten verliep via ingewikkelde scripts en er werd veel ingeregeld met group policies van Microsoft. ‘Dat was ontzettend arbeidsintensief en erg gebruiksonvriendelijk’, herinnert Bart Fennema, ict-architect bij Rivierduinen, zich. ‘Er waren veel uitzonderingen en afwijkingen van de regel. Moest er iets worden aangepast, bijvoorbeeld in het register, dan moesten onze ict-medewerkers op pad om ter plekke, op de pc van de gebruiker de werkzaamheden uit te voeren.’
Het voornaamste probleem was dat de werkplekomgeving niet gestandaardiseerd was en niet volledig centraal kon worden beheerd. ‘We hoorden veel gebruikers mopperen’, vertelt Fennema. ‘Op de ene werkplek werkte een bepaalde applicatie wel, maar werkten ze op een ander locatie, dan werkte het ineens niet meer. Wilden we dat oplossen, dan moesten we per pc aanpassingen doorvoeren. Er was bovendien per vestiging een group policy in het leven geroepen, met als resultaat dat we uiteindelijk wel veertig verschillende group policies hadden. Dat is natuurlijk erg lastig te onderhouden.’
Centraal beheer
Rivierduinen ging op zoek naar een oplossing die een standaardwerkplek en een voorspelbare gebruikservaring mogelijk zou maken. ‘De voornaamste trigger was de applicatie voor het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD),’ zegt Fennema. ‘Het EDP is essentieel voor onze organisatie en behoort tot het primaire proces. En juist deze applicatie gaf veel prestatieproblemen. Omdat de omgeving zo complex was, bleek de oorzaak moeilijk te achterhalen.’
Fennema droeg RES aan als leverancier van de nieuwe digitale werkplekken. ‘Ik werk sinds 2010 bij Rivierduinen, maar had daarvoor al vaak contact met RES. Dat waren goede ervaringen en ik heb toen een positieve indruk gekregen van de software. Toen we de nieuwe sbc-omgeving gingen ontwerpen, heb ik aangegeven dat we RES nodig hadden als we de gestelde doelen wilden realiseren. ‘Het belangrijkste voor mij was de centrale gebruikerservaring: we kunnen met RES centraal beheren wat gebruikers zien en kunnen. De uitvoering van die functionaliteit is bij RES uitmuntend; we hebben er nooit issues mee gehad. Het doet gewoon precies wat het moet doen en was mijns inziens een antwoord op al onze problemen.’
Bij de aanvang van het project bouwde Rivierduinen eerst een losse omgeving naast de bestaande omgeving. Vervolgens zette men gefaseerd de werkplekken over naar de nieuwe omgeving. ‘Dat was een behoorlijk traject’, vertelt Fennema. ‘Er waren destijds 2200 medewerkers, verdeeld over dertien steden en 45 vestigingen. Logistiek gezien dus best een uitdaging. Het duurde ongeveer drie maanden voor alles over was gezet, waarbij we altijd konden rekenen op snelle ondersteuning door RES wanneer dat nodig was. We zijn een nieuwe sbc-omgeving gaan bouwen, waarbij niets meer op de lokale werkplek stond, op basis van Microsoft Windows met Citrix. Daaroverheen installeerden we RES One Workspace voor alles wat te maken heeft met de desktopbeleving van de eindgebruikers. De Citrix receiver op de lokale werkplek verbindt nu automatisch met de sbc-omgeving. Heel simpel, eigenlijk.’
Minder beheertaken
Tot de overstap logden mensen nog lokaal in, met inlogtijden die tot wel tien minuten op konden lopen. ‘We hebben de inlogtijden flink terug kunnen brengen naar maximaal een minuut of drie’, zegt Fennema. ‘Tot grote tevredenheid van de gebruikers. Het enige wat nog lokaal draait, is de Citrix-reciever op elke werkplek. De meeste pc’s zijn al vrij oud, maar omdat we met een virtuele werkplek werken, konden we de extra kosten voor de vervanging van de hardware nog even uitstellen. Nu zien we echt dat de leeftijd van de computers een rol gaat spelen, dus nu gaan we zo langzamerhand alles vervangen. Ik verwacht dan nog snellere inlogtijden.’
Alles wordt nu centraal vanaf één plek beheerd en dat geeft de it-afdeling veel meer vrijheid. Fennema: ‘We hebben alles enorm overzichtelijk geconfigureerd, dus dat scheelt enorm in onze beheertaken. Als we nu een wijziging willen maken aan een bepaalde app, kunnen we heel eenvoudig een overzicht van de impact krijgen. Vroeger zouden we zoiets minder snel hebben aangedurfd, omdat er zoveel scripts en group policies waren. Het was veel moeilijker te voorspellen wat de impact van een wijziging zou zijn, omdat het zo complex was. Nu zitten we er bovenop; we kunnen doen wat we willen!’
