Na verscherpte controles op datakwaliteit door de Belastingdienst ging detaillist Hema op zoek naar een nieuw systeem voor het invullen van de maandelijkse Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA). “Want we willen gewoon voldoen aan alle regelgeving”, aldus Nanne Schriek, bij Hema verantwoordelijk voor douanezaken. De keuze viel op Global Trade Services van SAP.
Met ruim zevenhonderd filialen in zeven Europese landen en een online winkel is Hollandsche eenheidsprijzen maatschappij Hema een van de bekendste ketens van warenhuizen. Zeker in de extra grote winkels kunnen shoppers hun hart ophalen. ‘Daar liggen meer dan twintigduizend artikelen uitgestald”, aldus Nanne Schriek, als hoofd Bedrijfsbureau verantwoordelijk voor douanezaken. Hema’s distributiecentrum in Utrecht is de spil in de verzending van de artikelen naar alle filialen in Europa.
De artikelen die vanuit Utrecht over de zevenhonderd filialen worden verspreid, zijn voor een deel afkomstig van buiten de Europese Unie. ‘Iedere week komen er hier vijftig tot zestig containers binnen uit landen als Turkije en Bangladesh’, verduidelijkt Henk Neijmeijer, bij Hema medewerker douane. ‘Voor die goederen betalen we aan het einde van iedere maand belastingen’, vult senior project manager Linda Scholtus aan. ‘Dan moeten we een rapportage opstellen met daarin een overzicht van alle inkomende en uitgaande artikelen.’
Voor het opstellen van de maandelijkse rapportage – de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte – gebruikte Hema een douane-add on, aangeschaft in 2002 op basis van SAP ERP Central Component (ECC). De firma die deze add on ontwikkelde bestaat al lange tijd niet meer. Capgemini verzorgde sindsdien het operationele beheer. Met deze oplossing werd het echter steeds moeilijker om te voldoen aan de hoge eisen die de Nederlandse Belastingdienst en de Europese Unie stellen aan de kwaliteit van de data. ‘Dan hadden we net een nieuwe kolom met data toegevoegd en kwam er weer een nieuwe eis vanuit Brussel’, aldus Schriek. ‘De aanpassingen stapelden zich op.’
Verandering noodzakelijk
‘We willen gewoon aan de regelgeving voldoen’, zegt Schriek. Aankomende Europese regelgeving maakte het nog urgenter om op zoek te gaan naar vervanging voor het huidige systeem. Een voorbeeld van wat er nog aan zit te komen, is ‘fase 4’ van het aangiftesysteem AGS. Scholtus: ‘Duidelijk is dat de maandelijkse rapportage gaat veranderen. Maar hoe? Dat weet nog niemand.’
Voor Hema dan ook aanleiding om op zoek te gaan naar een systeem waarmee de datakwaliteit verbetert, en dat is voorbereid op toekomstige veranderingen. Na een korte inventarisatie van de standaardoplossingen die beschikbaar zijn op de markt, kwam Hema als ‘SAP-huis’ al snel uit op het Global Trade Services (GTS)-systeem van SAP. ‘Dit systeem voldeed aanvankelijk nog niet helemaal aan de eisen van de Belastingdienst, maar SAP heeft de standaard zodanig aangepast dat GTS alsnog voldoet’, blikt Scholtus terug. ‘Het is nu ook aan SAP om ervoor te zorgen dat het systeem blijft voldoen aan de eisen die de douane stelt. Als er een verandering is, zoals met AGS 4 het geval zal zijn, dan zal SAP deze aanpassingen doorvoeren.’
‘De aanpassingen aan GTS zorgden voor een ‘win-win-winsituatie’; zowel SAP, Capgemini als Hema heeft nu een nieuw product dat meer compliant is’, vervolgt Jan Willem van Norel, engagement manager bij Capgemini, dat verantwoordelijk is voor de hosting en het onderhoud van de oplossing en ook de installatie verzorgde. Kai Seela, solution manager bij SAP: ‘Wij zien het als onze verplichting om ervoor te zorgen dat het product up-to-date blijft met toekomstige veranderingen. Dat is onderdeel van het onderhoudscontract.’
Korte go live
In maart draaide Hema de eerste Geautomatiseerde Periodieke Aangifte uit met SAP GTS. ‘Doordat alles uitvoerig was getest, hadden we een zeer korte ‘go live’’, memoreert projectleider Scholtus. Na de oplevering van de blauwdruk voor de oplossing in juni 2015 startte in december het testen. ‘Wat hielp, was dat de datastromen grotendeels ongewijzigd bleven. De scope van het project was daardoor redelijk beperkt.’
Hema gebruikt het systeem nu alleen voor het registreren van de artikelen die van buiten de Europese Unie via het distributiecentrum worden verspreid binnen de Europese Unie. Met GTS is Hema echter ook voorbereid op de toekomst als de douane nieuwe wijzigingen doorvoert of als Hema bijvoorbeeld besluit om buiten de Europese Unie filialen te openen.
Betere datakwaliteit
De eerste ervaringen met SAP GTS zijn positief. ‘De kwaliteit van de masterdata is nu al veel beter doordat de afdeling douane eerder de beschikking heeft tot classificatie van nieuwe artikelen’, merkt Neijmeijer op. ‘Als er nu een nieuw product in het assortiment komt, voert onze douaneafdeling alle details direct in GTS in. Als het product dan binnenkomt in het distributiecentrum, hoef je niets meer te controleren.’
‘Een mogelijke volgende stap is het sturen van het inkoopproces op basis van de invoerrechten’, vult Schriek aan. ‘Onze afdeling douane adviseert dan waar een artikel het voordeligst is in te kopen en welke samenstelling in een gunstig douanetarief resulteert.’
Over Hema
Hema is niet meer weg te denken uit het Nederlandse straatbeeld. Op 4 november 1926 opende de Hollandsche Eenheidsprijzen Maatschappij Amsterdam in de Kalverstraat in Amsterdam de eerste winkel. Een warenhuis voor de gewone man dat producten verkocht tegen eenheidsprijzen van 10, 25 en 50 cent. Inmiddels heeft Hema ruim 530 winkels in Nederland en nog eens ongeveer tweehonderd in België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Engeland en Spanje. Hema ging in 1926 van start als dochterbedrijf van KBB (Koninklijke Bijenkorf Beheer) en maakt sinds 2007 deel uit van Lion Capital.
