Het Koning Willem I College in 's-Hertogenbosch wil hun focus op betrokkenheid verder vergroten. Daarvoor wilden zij een app bouwen die zowel via het web als mobiel beschikbaar is. Publiek en gepersonaliseerd, goed toegankelijk, alsook bijzonder goed beveiligd. Na een proof of concept werd besloten met it-partner Hera een oplossing te bouwen met het Mendix Platform. Het Koning Willem I College wilde daarbij de app zelf beheren en doorontwikkelen.
Het Koning Willem I College loopt naar eigen zeggen al jaren voor in onderwijsland. Het onderwijsinstituut wilde dat zijn informatievoorziening onafhankelijk van welke informatieleverancier of -drager goed zou werken. Intern en extern. Om dit te realiseren werd besloten een app te bouwen die zowel via het web als mobiel beschikbaar moest zijn en veilig en toegankelijk.
‘Het datasysteem en de ontsluiting ervan is door ons eigen it-team ingericht’, aldus Juul de Louw, iInformatiemanager bij het Koning Willem I College. ‘We werken met een eigenhandig ontworpen Operational Data Store. Aan de hand van ons informatiemodel zijn hierin ‒ per domein ‒ data beschikbaar voor de informatievoorziening. Denk hierbij aan entiteiten als student, rooster, examenresultaten en medewerkers. Wanneer eindgebruikers met de nieuwe app de data benaderen mogen toegang en beveiliging geen obstakel vormen. Gebruiksgemak en vertrouwelijkheid zijn belangrijk voor een onderwijsinstituut. Daarnaast wilden we de oplossing niet zelf hosten. Vandaar dat we naar de cloud zijn gegaan.’
De factor tijd vormde een extra uitdaging voor het ROC. ‘In maart maakten we onze technologiekeuze. De maand erna hebben we met een nieuw proof of concept gekeken of onze app daarmee daadwerkelijk te realiseren was. In mei zijn er veel vrije dagen, gevolgd door de zomervakantie. Hierdoor hadden we slechts twee maanden om de app te ontwikkelen, te testen en te introduceren. Ons eisenpakket was stevig én we hadden een groot aantal goed beveiligde koppelingen nodig om alle informatie goed via de app te ontsluiten. We moesten volledig kunnen vertrouwen op onze it-partner Hera en de leverancier Mendix’, vertelt De Louw.
Cloud, privacy en SharePoint
Na een marktonderzoek schreef het Koning Willem I College een tender uit voor de beste drie leveranciers. De Louw: ‘Ook al zoeken we bewust de cloud op, om privacyredenen mogen niet alle student- en medewerkergegevens er worden opgeslagen. Omdat we een klein ontwikkelteam hebben, vroegen we ons af wat daarvoor ‒ in combinatie met SharePoint, de website en de app ‒ de efficiëntste oplossing kon zijn. Het antwoord daarop was één omgeving voor studenten, medewerkers, ouders, bedrijven en andere belanghebbenden. De informatie moest, ongeacht de rol van de gebruiker, via ieder apparaat, met één keer inloggen te ontsluiten zijn. Dat bleek met Mendix te kunnen.’
‘Om de app snel en doeltreffend te bouwen hebben we een strak schema gemaakt voor Mendix, partner Hera en onszelf’, vervolgt De Louw. ‘Het nieuwe proof of concept is gezamenlijk uitgevoerd. We wilden aantonen dat met de nieuwe app zowel publieke als gepersonaliseerde informatie beschikbaar is via Apple, Android en Windows Phone, en als webapplicatie binnen onze SharePoint-omgeving. Allereerst voor studenten en leraren, maar ook voor gasten. Je hebt elkaar in zo’n bewerkelijk project hard nodig.’
Naast het koppelen en toegankelijk maken van alle data, waaronder lesroosters, verzuimregistratie en cijferlijsten, vergde ook het beveiligingsdeel een inspanning. De Louw: ‘We zijn als eerste mbo-instelling iso-gecertificeerd. We wilden zeker weten dat alleen gebruikers met de juiste autorisatie, aan de hand van hun rol, bij de informatie kunnen komen. Absoluut niemand anders.’
Om dat te realiseren zijn de data door middel van een persoonlijke login afgeschermd, laat De Louw weten. ‘Die gebruiker kan inloggen via een speciaal voor ons ontwikkelde pincodefunctionaliteit. Alle data zijn dan nog steeds persoonlijk beschermd. Voor het brengen van onze gegevens naar de cloud moest Mendix gecertificeerd zijn. Toen dat geregeld was, konden we definitief met ze in zee. Het was onze uitdrukkelijke wens dit project Agile uit te voeren.’
Sprints en klankbordgroep
De nieuwe app werd op tijd gelanceerd, samen met de nieuwe huisstijl van het Koning Willem I College. ‘Alle belangrijke sprints zijn gehaald. Al leverden we slechts één functie op, hij moest in ieder geval perfect werken. De hindernis van de vele koppelingen met de onderliggende systemen en eisen omtrent beveiliging werd naar behoren genomen. Mendix was hier nauw bij betrokken’, legt De Louw uit.
De Louw schrijft een belangrijk deel van het succes ook toe aan de beslissing om van tevoren een klankbordgroep te organiseren: ‘We vroegen studenten, docenten, ouders en ondersteunend personeel wat zij ervan verwachten. Zij willen vooral snel en overzichtelijk informatie zien over rooster, cijfers, verzuim en officiële mededelingen van de school.’
Kennisoverdracht
Het samenwerkingsverband met Hera ging overigens verder dan puur het bouwen van de oplossing waarmee alle data gekoppeld, ontsloten en beveiligd worden. Kennisoverdracht was net zo belangrijk. ‘Hera heeft de app met ons gebouwd en daarnaast de kennis die erbij hoort overgedragen. De samenwerking met de collega’s van Dienst Informatiemanagement en it was uitstekend. Hera heeft bovendien onze mensen getraind in Mendix, zodat we het beheer en het doorontwikkelen van de apps zelf kunnen doen. Dat is een bijkomend voordeel van de standaardmanier van werken waar het Mendix Platform voor staat’, vindt De Louw.
‘Onze architectuur is goed op orde. We kunnen op een fundament doorontwikkelen. Door, naast examenresultaten, bijvoorbeeld ook formatieve cijfers toe te voegen. Zodat we nog meer inzicht in de studievoortgang hebben. Kortom, onze basisinfrastructuur is in orde, de app draait goed en de centrale informatie is stabiel. Alle doelstellingen waarvoor we deze app wilden bouwen zijn behaald’, besluit De Louw.
