Op het Hilversumse landgoed Zonnestraal van architect Jan Duiker, dat met zijn hagelwitte, transparante complex in 1928 model stond voor ‘het nieuwe bouwen’, is door het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) de bestuurlijke dialoog ‘Het kan toch …!’ georganiseerd. Niet zonder reden.
Na het eindrapport van de Tijdelijke Commissie ICT projecten (commissie Elias) over falende en uit de tijd lopende ict-projecten en de succesvolle oplevering van haar eigen it-project Portero, voelden de bestuurders van het CIZ (Daan Hoefsmit en Hans Ouwehand) zich geroepen dit succes te delen met haar mede bestuurders uit het publieke domein. En dat onder het motto ‘alleen ga je sneller, samen kom je verder’ om daarmee deze bestuurlijke dialoog vooral in het licht te stellen van het van elkaar leren, ervaringen delen en het leggen van een fundament om anders te gaan werken.
In lijn met de locatie van het nieuwe bouwen’ werd de dialoog gemodereerd door Erik Gerritsen, ‘executive master in information management’ en secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Ondersteund door presentaties van futuroloog en hoogleraar informatiemanagement Rik Maes (met gepassioneerde belangstelling voor inspirerende vormen van leren in combinatie met filosofie, kunst, design en architectuur op landgoed Zonnestraal helemaal op zijn plaats), de eerder genoemde Hans Ouwehand en ‘serieondernemer’ en bevlogen chairman van de Vanenburg Group, Jan Baan.
Casus en stellingen
Als voorbeeldcasus ‘Het kan toch…!’ werd Portero gebruikt, het systeem van het CIZ dat het primaire proces ondersteunt. In eerste instantie voor het digitaal aanvragen van zorg vanuit de AWBZ (Portero 1) en met ingang van 2015 voor het digitaal aanvragen van zorg vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) (Portero 2). Beide zijn succesvol binnen scope, tijd (negen maanden) en budget ontwikkeld en opgeleverd.
Om de meningen van de ruim zeventig bestuurders en ‘nieuwe helden’ vanuit het Rijk, zbo’s en gemeenten te toetsen, werden de aanwezigen gevraagd om via hun smartphone te reageren op stellingen die met voor hun vergelijkbare it-projecten verband hielden. De uitkomsten waren veelbelovend. De helft van de aanwezigen schetsten zijn of haar status van de it als ‘voldoende’ en 21 procent zelfs als ‘uitstekend’. Probeer de hoofd- en bijzaken te onderscheiden en accepteer onzekerheid, dan ontstaat ruimte, werd door een bestuurder van een uitvoeringsorganisatie naar voren gebracht als aanpak. Uit een andere stelling bleek dat overschrijdingen in tijd, geld en scope veelal ontstaan omdat men zich geen eigenaar voelt. Met andere woorden: ‘ownership’ nemen is het adagium.
Van meer, naar beter naar anders
Hoogleraar Rik Maes noemde vier grondregels om succesvol te zijn en vooral ook te blijven met it:
- Informatie is een dienst (it heeft klanten, geen eindgebruikers);
- Er is een ontwikkeling gaande van beter naar meer informatiegebruik;
- Bij een it-project gaat het vooral ook om de ‘kunst van het landen’;
- Er is een ontwikkeling gaande van demand/supply naar ‘mixed’ teams.
Het tweede deel van Maes’ presentatie ging over de nieuwe context: van planning naar ‘preparing’. De huidige dynamiek gaat veel sneller en kent qua structuur ook veel meer en bovenal verschillende relaties waar rekening mee moet worden gehouden. Dat valt niet meer te plannen. Je moet je als overheid voorbereiden op ontwikkelingen van een ‘presterende overheid’ naar een ‘participerende overheid’. Vroeger stond het bedrijf of de organisatie centraal, daarna de klant en nu is er een nieuw ecosysteem ontstaan waarin de persoonlijke context van de mens centraal staat. Daar moet rekening mee worden gehouden als je succesvol wil functioneren in een diensten ecosysteem, hield Maes zijn gehoor voor.
Er gelden nieuwe businessmodellen waarbij vooral wordt samengewerkt. Maes schetste de ‘postmodern times’ waarbij voor innovatie waarden als betekenisvol, duurzaamheid, veiligheid, vertrouwen, familie, inspiratie, angst, ontroering, ambitie de bepalende factoren zijn. Om het goed te doen, is het bepalend dat je denkt vanuit die waarden. Maes stelt dat je je moet verdiepen in de werkelijkheid; doe het voor de mensen, neem die mensen mee en adresseer het verlangen van die mensen, zo benadrukte hij.
Duurzaam ontwikkelen, veranderen en transformeren
Ouwehand schetste de it-reis van het CIZ die startte met 78 systemen en eindigde met één systeem. Tijdens deze reis werden opgedane ervaringen toegepast in de volgende fase. Uiteindelijk mondde dit uit in een andere manier van werken met betrekking tot het ontwikkelen en bouwen van systemen. Zo was er onder meer bij de bouw van Portero veel aandacht voor de kwaliteit en onderhoudbaarheid van het systeem met zowel in- als externe reviews (waaronder vier sterren Tüvit beoordeling van de Software Improvement Group). Overige ingrediënten voor succes: ‘business in the lead’, samen ontwikkelen, co-creatie en samenwerking, goede governance, werken op één locatie, sturen op resultaat, ‘agile/scrum’ werken (DevOps) en wekelijkse aandacht op de bestuurderstafel voor het project. Bij de ‘lessons learned’ noemde Ouwehand expliciet dat je je ‘need to have’ van tevoren moet bepalen en ambities moet zien te temperen.
Opvallend was dat bij de stelling dat aanbestedingsregels goede resultaten in de weg staan, 87 procent van de aanwezigen het hiermee eens was… Op de stelling ‘no guts, no glory’ versus ‘no business case, no story’, stemden de aanwezigen met 75 procent voor de eerste variant. Minder positief was de uitkomst op de stelling ‘de top van mijn organisatie is heel goed op de hoogte van de it-trends’, waarbij 50 procent koos voor ‘ongeveer’ en 42 procent dit zelfs als ‘onvoldoende’ schetste.
Trends informatievoorziening bij de overheid
Het was voeding voor de presentatie van Jan Baan. De founder van ERP Baan-software, destijds groot geworden door het contract met Boeing, is nog steeds actief, met heldere geest, visie en veel energie. Baan’s presentatie, op Amerikaanse leest geschoeid, was er vooral op gericht om de aanwezige bestuurders in de publieke dienstverlening wakker te schudden en mee te nemen in de mogelijkheden van de nieuwste digitale technologie.
Baan gaf aan dat de overheid nog steeds miljarden besteedt aan verouderde technologie. Durf deze ‘legacy’ te laten voor wat het is, kom er niet meer aan, maar durf wel te vernieuwen met de huidige ‘consumerized it-devices’, luidde zijn boodschap. Waarbij hij meerdere keren zijn smartphone als voorbeeld tevoorschijn haalde om te duiden dat hij daarmee iedereen kan bereiken op alle mogelijke manieren. ‘Het zijn de supercomputers van vandaag.’ Het woord ict staat volgens Baan voor informatie, collaboratie en telefonie om met elkaar te communiceren en samen te werken. Hij toonde plaatjes van de overheid met daarbij zijn digitale oplossing: éénmalig, éénduidig alle data van de burgers gestandaardiseerd en beveiligd (waarbij persoonsgegevens ontkoppeld zijn van de zaakgegevens) opslaan en combineren om processen te verbeteren en doelmatiger te maken. En omdat de verschillende overheden met elkaar in de keten in verbinding staan, zal er effectieve communicatie ontstaan op basis van een dynamisch dossier met relevante informatie, aldus Baan.
