De rek was uit de oude applicatie. De software werd niet meer ondersteund en de database was verworden tot een houtje-touwtje-systeem, omdat er steeds onderdelen aangeknoopt waren. Om het management development voor topambtenaren weer optimaal te ondersteunen, koos Bureau Algemene Bestuursdienst (Bureau ABD) een nieuw crm-systeem. Na een aanbestedingsprocedure koos het voor een standaardoplossing van softwareleverancier CRMatch op basis van Microsoft Dynamics CRM.
Bureau Algemene Bestuursdienst (Bureau ABD) is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en is het management developmentbureau voor de top van de rijksoverheid. Het zorgt voor het werving- en selectieproces en voor de opleiding en ontwikkeling van ongeveer 600 topmanagers bij het Rijk. Een goed werkend en overzichtelijk crm-systeem zorgt dat zowel kandidaten als vacatureprocedures gemakkelijk kunnen worden begeleid.
Dat was volgens Bram de Klerck, directeur management development Rijk, met de vorige applicatie niet meer het geval. ‘Het oude systeem liep op zijn laatste benen en ik kreeg vaak klachten over de gebruiksvriendelijkheid. Er was behoefte aan een nieuw systeem dat meer moest kunnen.’ De insteek voor de aanschaf van een nieuw systeem was om een product ‘van de plank’ te kopen en niet iets dat speciaal voor Bureau ABD gebouwd moest worden. Daarmee wilde hij voorkomen dat implementatie lang zou duren en de kosten navenant zouden zijn. Na een aanbestedingsprocedure is gekozen voor een standaardoplossing van CRMatch op basis van Microsoft Dynamics CRM.
Wennen
Al moeten medewerkers na drie maanden nog wat wennen, de positieve resultaten beginnen volgens De Klerck al zichtbaar te worden. ‘Men is nu al meer tevreden met het nieuwe systeem dan met het oude, terwijl we nog maar kortgeleden overgestapt zijn.’ De verwachte efficiencyslag moet volgens hem nog komen, maar daar heeft hij alle vertrouwen in. ‘We gaan meer taken uitvoeren binnen Bureau ABD, ik zou het mooi vinden als we dat kunnen met hetzelfde aantal mensen. Ik ben er vooral blij om dat we redelijk geruisloos zijn overgegaan van het oude naar het nieuwe systeem en dat de processen gewoon konden doorlopen.’
Dat komt volgens applicatiebeheerder Irene van der Kraats omdat gekozen is voor een pakket met proven technology dat tegelijk logisch in gebruik is en gemakkelijke overzichten biedt. Nadat de wensen en eisen in kaart waren gebracht en de offertes binnen waren, presenteerden drie leveranciers hun systeem. De keuze viel op Microsoft Dynamics CRM van CRMatch. Dat was volgens Van der Kraats een logische keuze: ‘Iedereen kent de gedachtegang en de logica vanuit Microsoft. Dat blijkt uit de workflow van dit pakket en hoe het eruit ziet: dat geeft een vertrouwd gevoel. Omdat we bij BZK Office op Windows-platformen draaien, is de integratie voor nu en in de toekomst ook goed geregeld.’
Vacatureprocedure
Marjan Breugom beaamt dat. De communicatiemedewerker en key user van het systeem vindt het vooral een pre dat het gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt. ‘De gebruiksvriendelijkheid is vele malen beter dan de andere systemen waar we uit konden kiezen. Iedereen die er een paar keer mee heeft gewerkt, heeft het snel door vanwege de logische structuur en werkwijze.’
‘Het wervings- en selectieproces in het systeem is erg handig,’ ziet ze. Zo is in één oogopslag een overzicht oproepbaar van de vacaturetrajecten. Daarin staan alle fases van het proces: van aanmelding tot benoeming en alles wat daartussen zit. Je sleept gemakkelijk de kandidaten in de juiste ‘lane’. Daarin staat dan of die persoon is afgevallen, of juist doorgaat naar een volgende ronde. ‘Met de muis sleep je de kandidaat in het juiste vakje. Collega’s zijn er blij mee omdat het allemaal veel gemakkelijker werkt. En dat kunnen ze ook gewoon thuis of waar dan ook op een laptop of tablet doen.’
Het zoeken naar geschikte kandidaten gaat nu ook beter. Eerst stond alle informatie verspreid in het systeem, met heel veel klikwerk tot gevolg. Nu heb je per persoon meteen alle informatie paraat. Van zijn of haar werkervaring, nevenfuncties tot en met zijn dieet aan toe. ‘Dat lijkt triviaal, maar dat is toch handig voor bijeenkomsten,’ zegt Van der Kraats. Maar het gaat verder: cv’s en andere documenten kunnen direct uit SharePoint, waarmee het is systeem is gekoppeld, worden gehaald. Overigens worden cv’s bij binnenkomst automatisch ingelezen, geïndexeerd, en in de database gezet. Hierdoor kan direct vanuit het systeem op alle denkbare eigenschappen gezocht worden.
Sparringpartner
Dat het systeem goed is ingericht, is mede te danken aan CRMatch dat vanaf de eerste presentatie de juiste sparringpartner bleek. ‘Ze wisten meteen waar we het over hadden en dachten heel goed mee’, zegt Van der Kraats. Zo ontwikkelden ze bijvoorbeeld een handige kruistabel voor evenementen. Hiermee zie je direct wie er geweest is, wie zich heeft afgemeld of niet op is komen dagen. ‘Dat is van belang, anders moet je dat met de hand bijhouden.’
Ook rapportages kunnen gemakkelijk naar Word en Excel worden geëxporteerd. Dat is ook handig voor het maken van verzendlijsten voor het magazine dat Bureau ABD maakt. Daarnaast werkt de integratie met Outlook nu ook goed. ‘We kunnen kandidaten vanuit het systeem mailen. Mochten ze niet doorgaan in de procedure, krijgen ze automatisch een e-mail. En de ontvangstbevestiging gaat er ook automatisch uit,’ zegt Van der Kraats opgewekt.
Webredactie
Breugom is blij met hoe het systeem veranderende hrm-data naar de redactie van de ABD-website door gaat sturen. ‘Met dit systeem krijgen we dagelijks mails met overzichten van gewijzigde velden van personen. Deze wijzigingen worden door onze webredactie doorgevoerd in de Wie is Wie op onze site. Het voordeel is dat we de website zo eenvoudig actueel kunnen houden, terwijl we zelf tegelijkertijd een controleslag kunnen doen op de gewijzigde data.’
Omdat Bureau ABD nog maar kort met het systeem werkt, is nog niet alles geïntegreerd, maar dat is slechts een kwestie van tijd. En de integratie gaat verder dan toepassingen als Skype voor Bedrijven, want ook andere departementen hebben inmiddels interesse getoond. Van Der Kraats ziet daarin veel mogelijkheden. ‘Als de komende jaren andere departementen ook mee willen doen, kunnen ze gemakkelijk inhaken in dit systeem. Het zou mooi zijn als deze toepassing rijksbreed wordt ingezet. Daardoor kan het management development voor het middenmanagement nóg beter aansluiten bij de dat voor het topmanagement. Dat is nu nog niet het geval, maar de ABD zit in ieder geval vanwege de gemakkelijke uitbreidbaarheid zeker voor de komende tien jaar onder de pannen!’
