Door gebruik te maken van Citrix XenMobile en ShareFile werken duizenden gebruikers in de gemeente Brabant online met hun eigen mobiele apparatuur. Privé en werk gaan daarmee samen voor wie binnen de nieuwe omgeving van Equalit werkt.
Equalit is het Shared Service Center ict opgericht door de gemeente Oosterhout en bundelt de krachten met andere gemeenten om zo wettelijke verplichtingen en gemeentelijke ambities op ict-gebied het hoofd te kunnen bieden. Door schaalvergroting worden gespecialiseerde diensten aangeboden die voor een individuele gemeente niet haalbaar zijn. Equalit ondersteunt meer dan 2.300 gebruikers, werkzaam in negen gemeenten, in de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant en de sociale werkvoorziening!Go.
De uitdaging: Veilig gebruik van mobiele devices
De inmiddels bekende, voordelen van het werken met mobiele devices als smartphones en tablets wordt ook ervaren door de gebruikers van Equalit. Sommige gemeenten besluiten apparatuur als organisatie zakelijk in te kopen, bij andere gemeenten wordt gebruik gemaakt van privé-devices. ‘Het werken met bijvoorbeeld iPads is geleidelijk aan ontstaan. We zagen hierbij een tweeledige uitdaging. Als eerste maakten wij en de deelnemende gemeenten ons zorgen over de security van onze data op al die onbeheerde zakelijke en privé-devices,’ zegt Martijn Langer, coördinator operations & servicedesk bij Equalit. ‘Ten tweede merkten we dat gebruikers behoefte hadden om mobiel afdelingsdata te bekijken en bewerken en dat ze hiervoor zelf oplossingen als Dropbox hiervoor kozen. Onze chief information security officer (ciso) eiste dat data alleen op een veilige manier meegenomen moest kunnen worden. We gingen daarom op zoek naar een oplossing voor het beheren van de mobiele data én een veilig alternatief voor Dropbox.’
De keuze viel op Citrix XenMobile en ShareFile. De oplossing is geïmplementeerd samen met PQR, een Platinum Citrix Solution Advisor en is in staat data op zowel zakelijke als ook privé aangeschafte mobiele devices te beveiligen, zonder de privé aangeschafte devices te moeten beheren. ‘Het eerst product waar we al ervaring mee hadden, bood alleen mobile device management (mdm). Dit zou betekenen dat de gebruikers hun privé devices moeten laten beheren en daar was logischerwijze weerstand tegen,’ vervolgt Langer. ‘Bij de Citrix-oplossing konden we de devices onbeheerd laten, maar wel de applicaties en data erop onderhouden dankzij de mogelijkheden voor mobile application management (mam).’
Cloud-toegang tot on-premise data
Moderne firewalls bieden mogelijkheden applicaties te blokkeren, maar de cloud is zo dynamisch dat dit bijna een onmogelijke taak is. De ShareFile-oplossing is een veel beter alternatief en veiliger dan de diverse SaaS-oplossingen zoals DropBox omdat de data in het datacenter binnen de organisatie opgeslagen blijft. ‘Wij willen veiligheid en de gebruiker wil gemak, deze schijnbaar tegenstrijdige eisen zijn nu met Citrix ingevuld,’ voegt Langer toe. ‘Door toegang te bieden tot de persoonlijke schijf nemen we de behoefte voor Dropbox weg en bieden we tevens een oplossing voor gebruikers die hun afdelingsdata willen raadplegen op een mobiel device.’ De medewerkers gebruiken hiervoor de Citrix Worx Mobile Apps. Met WorxEdit worden onder meer Microsoft Office- en PDF-bestanden in de gedeelde afdelingsmap op mobiele devices bekeken en Office-bestanden gewijzigd. De WorxMail-client is erg overzichtelijk en maakt het mogelijk om mobiel de beschikbaarheid van collega’s te zien en agenda-afspraken vast te leggen.
Via XenMobile biedt de organisatie apps aan vanuit een interne Citrix appstore, die vervolgens in een mobile application management-container op de mobiele devices beschikbaar zijn. Binnen die container is er ook toegang tot bedrijfsdata zoals afdelingsschijven. ‘Alles in die geïsoleerde container is van ons: we beheren en controleren de inhoud daarvan en kunnen alles via een remote wipe verwijderen bij verlies of diefstal,’ aldus Langer. ‘Het device zelf is van de medewerker en die heeft er verder alle rechten op, we hebben geen enkele policy geconfigureerd. Een medewerker mag een device naar keuze kopen en zakelijk gebruiken mits er maar XenMobile op kan draaien. Op deze wijze gaan werk en privé perfect samen.’
Voorbereid op groei en flexibiliteit
Equalit werkt al vele jaren met Citrix XenApp, draaiend op een tachtigtal servers in het eigen datacenter, ten behoeve van de thin client werkplekken bij de diverse gemeenten. Voor telewerken en veilige toegang tot deze omgeving heeft de organisatie twee NetScalers in productie. Door XenMobile is de toch al geplande uitbreiding versneld en zijn er virtuele NetScaler-appliances toegevoegd. De organisatie kan nu de toenemende communicatie verwerken als gevolg van de potentieel 3.000 smartphones en tablets die toegang hebben en synchroniseren. Later dit jaar heeft elke medewerker nog maar één account voor toegang tot de afdelingsdata van alle gemeenten. Een ambtenaar kan dan heel eenvoudig voor meerdere gemeenten werken, en heeft ook mobiel toegang tot de data van alle gemeenten.
Equalit heeft al meer dan 2.000 licenties voor de Citrix Workspace Suite, zodat elke medewerker bij elke aangesloten gemeente van alle functies gebruik kan maken. Op de smartphones ligt daarbij de nadruk op mail en op tablets gaat het vooral om data en apps. ‘We zijn erg tevreden met Citrix. We ervaren XenMobile als de standaardoplossing in de markt, met mogelijkheden voor een enterprise appstore, het product loopt voor op de concurrentie,’ besluit Langer. ‘We zijn erg blij dat we de hele stack van Citrix gebruiken en dat alle componenten zo mooi op elkaar aansluiten. Op deze wijze kunnen we onze gebruikers van een bijzondere totaaloplossing voorzien.’
