Het opslaan van documenten en andere bestanden op een bestandssysteem is snel en simpel. Of het nu een lokaal bestandssysteem is of een gedeeld bestandssysteem op een server, bestuursystemen en kantoorapplicaties hebben geen problemen met deze vorm van opslag. De ondersteuning hiervoor zit gewoon gratis in de software ingebouwd. Daarom is het ook verleidelijk bestandssystemen te gebruiken voor de opslag van documenten. Het is gemakkelijk in te richten, goedkoop in de aanschaf en begrijpelijk voor de gebruikers. Eigenlijk een onverslaanbare oplossing, ware het niet dat opslag op bestandssystemen toch wel veel nadelen kent.
Er is veel geschreven over de voor- en nadelen van het gebruik van fileshares in kantooromgevingen. Wat vaak opvalt is dat de voordelen dicht bij het gebruik en beheer aanzitten. Zoals gezegd, gemakkelijk, eenvoudig en begrijpelijk. Terwijl de nadelen veel abstracter zijn, zoals het niet voldoen aan wet- en regelgeving, mogelijke risico’s op het gebied van privacy en andere juridische zaken en kennismanagement. Maar ook het gebruik en beheer van fileshares gaat niet over rozen.
Is het allemaal wel zo eenvoudig?
Ik denk dat u dit vast en zeker wel eens heeft meegemaakt. Een langdurige schreeuw en paniek uit een hoek van het kantoor. Een collega heeft het werk van een dag verloren. Hij of zij beweert met stelligheid dat tussendoor is opgeslagen, maar dat toch alles weg is. Een dag productie verdwenen. Toegesnelde collega’s proberen nog te redden wat er te redden valt, maar automatisch opslaan stond niet aan en terugvallen op een vorige versie kan niet vanwege ontbrekend versiebeheer.
Ook in de ochtend kunt u deze kantoorellende tegenkomen: collega’s die dachten dat ze een document gemaakt hadden. Maar waar is het document gebleven?
Misschien kent u die televisieprogramma’s wel waar een directeur van een bedrijf een dag incognito op de werkvloer gaat werken. Om zo mee te maken wat zijn personeel iedere dag tegenkomt. Misschien moeten u eens een dag meelopen bij het functioneel beheer en daar meekijken welke fouten met documenten er langskomen. Fouten die gerelateerd zijn aan het werken met documenten op fileshares.
Maar u kunt ook rustig verder lezen. Hieronder beschrijf ik de documentgerelateerde problemen die ik altijd weer terug zie komen.
Verdwenen documenten
Verdwenen documenten. Ik geloof dat dit het meest voorkomende probleem is met documentopslag op bestandssystemen. Documenten die per ongeluk zijn verwijderd, overschreven of op de verkeerde plaats zijn neergezet. Of documenten die al zo ‘oud’ zijn dat we niet meer weten in welk mapje ze ook al weer staan. Ergens in een van de honderden mapjes op de fileshare. De tijd die gebruikers verspillen met zoeken is veel, te veel.
Verloren documenten zijn terug te zetten vanuit een back-up, toch? Soms wel, soms niet. Ze moeten wel op de back-up staan en de restore moet het mogelijk maken een individueel document terug te zetten. Als technisch beheer al bereid is individuele documenten van individuele gebruikers stuk voor stuk te herstellen. Ik wil het hier al helemaal niet hebben over diskcrashes en ander ongeluk, waardoor belangrijke documenten op lokale schijven van laptops en pc’s verloren gaan.
De gevolgen van verloren documenten kunnen verschillend zijn: van de persoonlijke frustratie van een dag verloren werk tot en met het niet meer terug kunnen vinden van een belangrijk contractdocument. Ik heb allemaal meegemaakt.
Een enterprise content management (ecm)-systeem helpt de bovengenoemde risico’s te verminderen of zelfs weg te halen. Goede documentmanagementsystemen hebben als belangrijkste doel: documenten veilig opslaan, vasthouden en vindbaar houden. Door versiebeheer en toegesneden autorisaties wordt voorkomen dat documenten per ongeluk kunnen worden weggegooid of overschreven. Automatische classificatie en intelligente zoeksystemen maken het mogelijk documenten om op meer dan alleen titel terug te vinden. Strakke integratie met de kantoorapplicaties zorgen ervoor dat documenten tijdens het bewerken al worden opgeslagen in een veilige omgeving.
Heb ik het goede document voor me?
Documenten worden op kantoor niet gemaakt voor alleen eigen gebruik. Documenten worden gemaakt om samen aan te werken, in een zaak, dossier of als formulier, blog of groeidocument. Wanneer u en uw collega’s alleen losse documenten doorsturen, weet op den duur niemand meer of hij/zij wel de actuele documentversies voor zich heeft. U kunt natuurlijk ook een mapje op de fileshare maken voor een zaak. Maar wie garandeert dat dit mapje de goede documenten bevat? En wilt u wel dat iedereen zo maar in dit mapje kan werken. Dat iedereen het mapje mag bekijken?
Ecm-systemen, zaaksystemen en procesbesturing bieden allemaal één kijk op een zaak. Dat wil zeggen: gebruikers zien de documenten die in het dossier zitten; documenten die geldig en actueel zijn. De status van de zaak bepaalt dan wie wat in de zaak mag doen en welke documenten ze mogen inzien en bewerken.
Want wat u niet wilt, is dat u op het nieuws komt omdat uw documenten zo maar buiten uw organisatie terechtkomen. Opzettelijk door hacken of diefstal, of onopzettelijk door verlies of onvoorzichtigheid. Hoe vaak komen interne e-mails, met bijbehorende documentbijlagen, niet naar buiten zonder dat u dat wilt. Documentmanagementsystemen bepalen niet alleen wie binnen uw bedrijfsdocumenten kunnen zien, maar ook wie van buiten deze documenten mogen zien. Door mensen van buiten gericht toegang te geven, bepaalt u wat ze zien. En als een document per e-mail verstuurd moet worden, kan dat beveiligd gebeuren. Zodat alleen de geadresseerde het document kan bekijken.
Tot slot wat beheerzaken
Fileshares behoren tot de technische infrastructuur van het bedrijf. En daarom wil ik als laatste gebied waar fileshares niet zo handig zijn, het beheer, behandelen.
Fileshares worden voor van alles gebruikt. Niet alleen bedrijfsdocumenten, maar ook zogenaamde privédocumenten, filmpjes en foto’s. En het vervelende is dat u documenten niet één keer opslaat, maar meerdere keren. Op de schijf zelf, maar ook op de back-ups. Een document wordt wel tot vier keer opgeslagen. Als u een document naar tien personen stuurt, is de kans groot dat datzelfde document tientallen keren als los document wordt opgeslagen. Dat is ruimteverspilling.
Een goed ecm-systeem kent de-duplicatie. Daarbij wordt gelijke documentinhoud maar één keer opgeslagen in het systeem. Mailsystemen hebben dit al, documentmanagement kent dit ook al, maar fileshares… Ja, die kunnen dit ook, maar ook bij u?
Ik ken grote organisaties die de groei van de opslag op harde schijven willen beperken. Door bij privéruimtes de opslag te limiteren. Dus wat gebeurt er: gebruikers gaan hun werkdocumenten opslaan op de fileshare in zogenaamde privémapjes. Het probleem wordt alleen verplaatst. Of gebruikers gaan rigoureus bestanden verwijderen. Maar dan ook bedrijfsdocumenten: waarom zou ik een document van een jaar oud nog bewaren? ‘Ik doe er toch niets meer mee.’ Nog erger wordt het wanneer een collega het bedrijf verlaat en zijn schijfruimte wordt verwijderd. En plotseling zijn uw bedrijfsdocumenten, die toevallig op zijn schijfruimte stonden, ook weg.
Zou het niet verstandig zijn om in het laatste geval die bedrijfsdocumenten centraal op te slaan in een ecm-systeem? Zodat iedereen erbij kan of ten minste dat iedereen de documenten niet zo maar kunnen verwijderen.
Voor het beperken van privédocumenten op fileshares zijn er ook oplossingen. Deze systemen inventariseren de inhoud van de documenten op uw fileshares. Op basis van de rapportages kunt u dan beslissen hoe u dit probleem gaat aanpakken.
Tijd voor echte documenthuishouding
Iedere dag gaat er wel iets mis met documenten. Zeker op fileshares. Dit levert frustratie, tijdsverlies en dus een kostenpost op. Naast de risico’s op uw bedrijfsvoering, de risico’s in juridische zaken en de risico’s op overtredingen van de wet- en regelgeving. Het is aan u om deze risico’s af te wegen tegen de kosten van een echt ecm-systeem.
De keuze van het ecm-systeem is aan u. U kunt kiezen tussen eenvoudig en uitgebreid, op locatie of in de cloud, met zaakmanagement, procesbesturing of archivering. Datamigratietools maken het mogelijk de documenten van uw fileshares over te zetten op het ecm-systeem, zodat geen gegevens verloren gaan. Maar het wordt in ieder geval wel tijd om afscheid te nemen van fileshares. Want hoe gemakkelijk ze ook zijn, de risico’s van het gebruik van fileshares zijn gewoon te groot om voor lief te nemen.
Maar denkt u niet alleen over risico’s na, denk ook na over de nieuwe mogelijkheden die u hebt wanneer u uw documenthuishouding op orde heeft. Dat u eindelijk een lerende organisatie wordt, sneller kan reageren op ontwikkelingen in de markt of beter weet wat uw klanten van u denken. Maar dat is weer een ander verhaal, waarover ik al eens eerder heb geschreven.
