De wijze waarop burgers en bedrijven omgaan met de overheid is veranderd. Beide willen gemakkelijk, betrouwbaar en digitaal zaken met de overheid regelen. Overheden die aan deze verwachtingen willen voldoen, moeten de informatiehuishouding transformeren en verschillende gegevens digitaliseren.
Digitale voorzieningen en standaardisatie zijn hierbij van vitaal belang. Hoe overheden hun bedrijfsvoering kunnen klaarstomen voor de informatiesamenleving wordt duidelijk tijdens het congres Overheid 360° dat op 20 en 21 april 2016 plaatsvindt in Mediaplaza in de Utrechtse Jaarbeurs.
Het zijn roerige tijdens in de overheidssector. Vorig jaar kregen lokale overheden veel nieuwe verantwoordelijkheden met de verschuiving van verschillende maatschappelijke taken. De drukte is nog niet voorbij want hoewel diverse gemeenten en overheidsinstanties werken aan een digitalisatieslag staan er nog genoeg uitdagingen op de agenda. Denk hierbij aan de basis zoals een optimaal werkende digitale dienstverlening, maar ook aan innovaties zoals het ontwikkelen van smartcity-concepten en het structureel inzetten van data om een beter inzicht te krijgen in de vragen en wensen van de maatschappij.
Analyseren van data
De informatiesamenleving komt steeds meer op gang door de grote hoeveelheid data die er over ons en onze omgeving te vinden is. Deze wordt grotendeels gegenereerd via sporen die worden nagelaten door consument en zakelijk gebruik van mobiele apparaten. Bedrijfsleven en overheid zien grote kansen voor het massaal analyseren van die data. Het analyseren van grote databulken biedt verschillende voordelen, zoals het op maat aanbieden van diensten, het optimaliseren van verkeerstromen en een beter inzicht in de behoefte van burgers.
Toch zijn er ook nog verschillende vraagtekens. Vooral op het gebied van privacy van burgers en de sociale gevolgen van nieuwe vormen van categorisering door big data. Steeds meer organisaties, maar vooral ook burgers worden zich bewuster van hun privacy. Dat komt waarschijnlijk omdat deze steeds meer vervaagd mede door de opkomst van onze digitale samenleving. Er zijn al ontwikkelingen gaande omtrent privacy in verband met het aanstellen van verschillende wetgevingen bij dataprivacy.
Inrichten van organisatie
Privacy is niet de enige drempel voor overheden om aan de slag te gaan met datamanagement. Om optimaal te kunnen werken met grote hoeveelheden data is ook investering in tijd en geld nodig. Vaak moeten bovendien werkprocessen worden aangepast. En moeten er wellicht medewerkers worden opgeleid of nieuwe functies worden opgesteld om kennis in data-analyses in huis te halen.
Het inrichten van de organisatie op het gebruik van data is minstens even belangrijk. Wanneer professionals af moeten stappen van hun traditionele manier van werken en moeten gaan vertrouwen op analyses die gemaakt zijn, dan kost dat tijd om een organisatie qua cultuur, trainingen en expertise aan te passen. Daarnaast is het verkrijgen van kennis omtrent actuele privacywetgeving natuurlijk cruciaal.
Collectief transformeren
Het verbeteren van de basisinfrastructuur is voor veel lokale overheden iets wat niet heel onderscheidend is, maar wat vooral moet om optimaal diensten aan te kunnen bieden. Een dergelijk project is dan ook bij uitstek geschikt om collectief op te pakken. Dat is ook de belangrijkste gedachte achter de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), een reeks van basisvoorzieningen, standaarden en producten, die gebruikt worden door overheden, publieke organisaties en private partijen.
Standaardisatie en een collectieve aanpak zorgt er onder meer voor dat er ruimte ontstaat voor lokaal maatwerk en innovaties, waardoor gemeenten beter kunnen inspelen op de informatievraag of -behoefte van burgers en bedrijven. Dit zijn weer zaken waarmee gemeenten wél het verschil kunnen maken.
Verandering in maatschappij
Het gebruikmaken van data-analyses, open data, smart city-concepten, maar ook sociale toepassingen als Whatsapp kunnen overheden helpen met het inbedden in de digitale maatschappij. Ook voorbeelden als Airbnb, Uber of Netflix kunnen voor overheden een grote inspiratiebron zijn. Al deze producten hebben namelijk gezorgd voor een behoorlijke verandering in de maatschappij. Hoewel het qua handelen wellicht ver van de overheid ligt, zijn het wel innovaties die geleid werden door informatieverzameling.
Ook van buitenlandse overheden kan worden geleerd omtrent informatiegebruik. Een mooi voorbeeld is Estland. In dit land is er onder meer de mogelijkheid om bij verkiezingen vanuit alle locaties ter wereld digitaal te stemmen in minder dan één minuut. Daarnaast kunnen burgers precies nagaan welke gegevens over hen zijn opgeslagen en is alle overheidsdienstverlening opgeslagen op één digitale locatie.
Om te innoveren binnen de overheid is experimenteerruimte essentieel. Daarbij kan het voordelig zijn om samen te werken met andere partijen. Dat kunnen partijen zijn vanuit de overheid, maar ook vanuit de wetenschap of het met name technologische bedrijfsleven.
Digitaliseren
Het realiseren van een effectievere en efficiëntere dienstverlening kan onder meer door informatie in werkprocessen en ketens verder te stroomlijnen, te standaardiseren en/of te digitaliseren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het verlenen van vergunningen, de uitgifte van paspoorten of het digitaal aangifte doen van overlijden. Het anders omgaan met informatie in werkprocessen en ketens past ook goed in de veranderende manier waarop overheden denken. Minder sturend en van bovenaf, maar veel meer vanuit de vraag en behoeften van burgers en bedrijven.
Door het terugtrekken van de Rijksoverheid krijgen gemeenten steeds meer taken op hun agenda, maar staan zij ook nog dichter bij burgers en bedrijven. Maar hoe weten gemeenten, bijvoorbeeld in het kader van hun dienstverlening, waar die burgers en bedrijven op zitten te wachten, en welke informatie daarvoor geschikt is? En welke informatie moeten gemeenten gebruiken bij het opstellen van beleid of voor het voeren van een goede bedrijfsvoering? Het vereist van gemeenten onder meer dat er een heldere toekomstvisie ligt op informatiemanagement. Een visie die niet alleen ingaat op vragen en behoeften vanuit het nu, maar ook rekening houdt met thema’s als privacy, betrouwbaarheid, transparantie, standaardisatie, samenwerkingen en innovatie. Een visie bovendien waarin het bundelen van informatie een van de prioriteiten is. Dat alles vraagt veel van gemeenten en het hebben van een dergelijke visie is cruciaal wil de gemeentelijke overheid klaar zijn voor de informatiemaatschappij 2020.
Dit artikel is ook verschenen in Computable Magazine, jaargang 49, nummer 4, april 2016.
