Scheepvaartmuseum reduceert inlogtijden met DHS

Het Scheepvaartmuseum in Amsterdam had dringend een andere flexibele remote desktop-oplossing nodig tegen een zo laag mogelijke prijs. Het nieuwe systeem moest een optimale werkomgeving creëren, zodat medewerkers veel sneller, met ieder apparaat en op iedere plek aan de slag kunnen gaan. Tegelijkertijd was het doel het energieverbruik te matigen, om te voldoen aan de richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. DHS werd in de arm genomen en samen met deze implementatiepartner is er onder meer gekozen voor VMware.

Medewerkers kunnen nu dankzij de kortere inlogtijden eerder aan de slag. De bottlenecks van mobiel werken zijn opgelost. Door de toegenomen computerkracht gaat bijvoorbeeld het werken met grote multimediabestanden nu stukken sneller. Hiermee is de gewenste flexibele werkomgeving gerealiseerd. Het automatisch uitloggen van medewerkers leidt ertoe dat minder licenties nodig zijn. De nieuwe oplossing is energiezuiniger en vergt beduidend minder beheer. Nieuwe werkplekken zijn eenvoudig, snel en tegen een lage prijs te realiseren.

Virtuele werkplek is snel

Het Scheepvaartmuseum in Amsterdam beschikt over de belangrijkste verzameling historische maritieme documenten ter wereld. Daarnaast wordt de historische locatie vaak verhuurd voor grootschalige evenementen. Het was de wens van het museum de inlogtijden van de medewerkers drastisch te reduceren. Daarnaast moest er een oplossing komen die met name het live streamen van grote videobestanden optimaal kon ondersteunen. Tenslotte wilde het Scheepvaartmuseum energie besparen, om zo te voldoen aan de richtlijnen van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). VMware Horizon en UEM vormden de oplossing voor het probleem.

Het Scheepvaartmuseum is gevestigd in het voormalige ‘s Lands Zeemagazijn in Amsterdam. De activiteiten zijn ondergebracht in een vereniging en die moet voor eigen inkomsten zorgen. Daar zorgt onder meer de evenemententak voor. Om het museum voor volledige professionalisering geschikt te maken, werd het oude pand ingrijpend gerenoveerd. Het budget voor it-innovatie was mede door de hoge kosten van de verbouwing beperkt. Terwijl er juist een serieuze investering nodig was, volgens chef-ict René Schröder, en niet alleen met het oog op de toekomst. ‘Met de verbouwing werden de ruimtes opnieuw ingedeeld en werd alles bekabeld met een hoogwaardige CAT6 end-to-end verbinding. We zijn toen vanuit het niets met ons lan naar een volledig gevirtualiseerde omgeving gemigreerd. De medewerkers werken sindsdien met thin clients. Alleen werd onze oplossing na vier jaar niet meer ondersteund. Dat leverde steeds meer problemen op.’

Mobiel werken ondersteunen

Medewerkers van het Scheepvaartmuseum werken veel met grote multimediabestanden. ‘Met name de streaming van video’s verliep niet goed’, gaat Schröder verder. ‘En dat in een tijd dat er alleen maar meer content en alsmaar grotere bestanden op je afkomen. Verder waren de inlogtijden met vier tot vijf minuten gewoon te lang. Dat werkt niet lekker. Mensen laten ook nog eens hun computer aan staan om niet opnieuw te hoeven opstarten. Tel daarbij op dat je medewerkers wil besparen dat ze iedere nieuwe sessie hun persoonlijke instellingen opnieuw moeten instellen. Al met al ontstonden er irritaties ten aanzien van het bestaande systeem. Vanwege de losse tooling, maar ook vanwege het wegvallen van de ondersteuning. We voelden ons gegijzeld. Kortom, het was einde oude oplossing en de hoogste tijd voor een nieuwe.’

Het oude systeem was reeds afgeschreven, maar dat het al na vier jaar door de leverancier niet verder werd ontwikkeld, werd door het Scheepvaartmuseum als een fikse tegenvaller ervaren. Om die reden stelde het management extra eisen aan een eventuele nieuwe leverancier. Schröder: ‘Ons vertrekpunt was de filosofie van het Scheepvaartmuseum: de nieuwe oplossing moest mobiel werken volledig ondersteunen. Daarnaast is het voor ons belangrijk dat we voldoen aan de richtlijnen voor MVO. Verder moest het nieuwe systeem 24/7, op alle dagen van het jaar en op ieder apparaat goed functioneren.’

‘In de toekomst willen we onze enorme verzameling maritieme documenten volledig digitaliseren. Ook op dit punt moest de oplossing soelaas kunnen bieden. Het is onze intentie om medewerkers een rijke werkplek te bieden, die ook geschikt is voor zaken die ze van thuis gewend zijn, zoals het gebruik van multimedia en usb. Tenslotte waren we op zoek naar een oplossing die het beheer zou vereenvoudigen. We werken hier immers met een klein it-team van drie multidisciplinaire medewerkers.’

Vdi superieur

Het management van het Scheepvaartmuseum wilde dat Schröder, voordat hij een definitieve keuze voor een leverancier maakte, eerst grondig marktonderzoek zou verrichten. ‘Om te beginnen hanteerden we drie parameters. De oplossing moest zowel betaalbaar als robuust en betrouwbaar zijn. Dan kijk je automatisch als eerste naar het leidersquadrant van Gartner. Al snel bleek dat de meeste plussen bij VMware stonden. Wat mij enorm aansprak was dat het één volledig geïntegreerd systeem is, waarin je autorisatie goed kunt regelen. Ondanks de voordelen die we al kenden hebben we met open vizier naar de toepasbaarheid van VMware Horizon binnen onze it-omgeving gekeken. Vervolgens heeft onze implementatiepartner DHS een aantal voorstellen gedaan.’

‘Wat meteen opviel was de toename van de snelheid van de schijftoegang die de vdi-oplossing ging opleveren. Met een virtuele machine zouden we overigens hetzelfde kunnen realiseren, alleen past dat vanwege het hogere energieverbruik niet binnen ons MVO-beleid. De implementatietijd die DHS nodig dacht te hebben, de prijs en de doorlooptijd waren ook nog eens het gunstigst. Het managementteam zou alleen maar een keuze maken als ons voorstel stevig was onderbouwd. Een echt hamerstuk.’

Het Scheepvaartmuseum was ervan overtuigd dat VMware de beste oplossing zou bieden. ‘We hadden twee maanden uitgetrokken om de vdi-oplossing te installeren. Dat ging volgens schema. De vdi-appliances hebben ons veel extra reken- en processorkracht gegeven. De logica van de oplossing zit in een aantal servers, waaronder de UEM-service voor het inrichten van de persoonlijke profielen van onze medewerkers. Alles was eenvoudig te installeren en te configureren. Stond er eens een vinkje verkeerd, dan was het binnen een paar uur opgelost’, aldus de chef-ict.

Zonnige toekomst

Aan alle eisen die het Scheepvaartmuseum vooraf aan de oplossing stelde is voldaan. Schröder tot slot: ‘De oplossing is prachtig. Alles maakt zo snel verbinding met de VMware-oplossing. Echt onovertroff en wie inlogt is direct via de webbrowser bij zijn eigen digitale werkplek. En voor een habbekrats maken we zo een nieuwe aan. Dat heb ik laatst zelfs gedaan toen ik stond in te checken op het vliegveld. Dat was voorheen ondenkbaar. We besteden veel minder tijd aan beheer. Vroeger kreeg de helpdesk drie supportvragen per dag. Dat is gereduceerd tot één per week. Twee afdelingen leunen zwaar op multimediagebruik. De medewerkers daar kunnen nu moeiteloos, waar ze ook zijn en met welk apparaat ze ook werken, met zware toepassingen aan de slag. Bovendien werkt alles een stuk sneller.’

‘Een bijkomend voordeel van VMware Horizon is dat we minder licenties nodig hebben, omdat wie inactief is automatisch wordt uitgelogd. Op die manier worden onze resources teruggegeven aan het systeem. We hebben 110 licenties, maar er worden er nooit meer dan zeventig tegelijk gebruikt. Dat scheelt processorkracht en dat levert ons een aardige energiebesparing op. Ik zie de toekomst zonnig tegemoet. VMware geeft er blijk van dat ze oplossingen als de onze willen blijven doorontwikkelen. Wij kunnen er langere tijd mee vooruit. Het belangrijkste blijft echter dat onze medewerkers echt kunnen merken dat de snelheid van het systeem is toegenomen. Inloggen duurt nu slechts een fractie van de tijd die het voorheen kostte.’