Standaardisatie en integratie van verschillende zorgcommunicatiesystemen, zo realiseert Pantein kostenbesparingen en een verhoging van de kwaliteit van zorg. Een kijkje in hun keuken.
Pantein is een veelzijdige zorgorganisatie in het oosten van Brabant. Met één ziekenhuis, tien verpleeghuizen, thuiszorg en kraamzorg levert het zorg van de wieg tot aan het graf. Een goede integratie van al deze verschillende zorgonderdelen is een van de speerpunten. Daar hoort ook een geïntegreerde communicatie-infrastructuur bij, vindt hoofd afdeling Zorgvastgoed Arie Mennen. Hij is hoofdzakelijk verantwoordelijk voor de tien V&V-locaties in Boxmeer, Cuijk, Gennep, Haps en Mill en werkt nauw samen met de ict-afdeling in het Servicebedrijf. ‘Mijn rol is het maken van de vertaalslag van zorg naar de architecten die plannen maken voor nieuwbouw’, zegt hij. ‘De meeste leveranciers hebben geen idee van de specifieke eisen en wensen die een verpleeghuis of verzorgingshuis heeft. Ze roepen allemaal dat ze gebruikmaken van open standaarden, maar puntje bij paaltje integreren de systemen toch niet goed. Dan blijken de koppelingen bijvoorbeeld opeens niet meer te werken als een van de systemen een upgrade krijgt.’
Verder denken dan vandaag
Mennen kwam al vrij snel na zijn aantreden in 2007 met Zetacom in contact, een ict-dienstverlener die wél wist waar ze het over hadden als het om de zorgmarkt ging. Mennen herinnert zich: ‘Toen wij met Zetacom in gesprek raakten merkten we direct dat zij wisten waar ze het over hadden. Wij wilden telefonie koppelen met het verpleegoproepsysteem waar wij destijds mee werkten, want dat was nog niet afgeschreven. Maar we wilden ook kijken naar betere integratie tussen het verpleegoproepsysteem en telefonie in de toekomst. Zetacom had daar goede ideeën over en heeft ons verderop in het traject ook uitstekend begeleid bij de migratie.’
Het belangrijkste advies van Zetacom, dat naadloos aansloot bij de ideeën van Mennen was: standaardiseer de omgeving op alle locaties, want alleen dan hou je het overzicht en kun je ervoor zorgen dat de systemen ook echt op elkaar aansluiten. De standaardomgeving bestaat bij Pantein uit een Mitel telefooncentrale en een verpleegoproepsysteem en draadloze telefoontoestellen van Ascom, die zowel voor spraak als datacommunicatie worden gebruikt.
Werken met een standaardoplossing betekent volgens Mennen overigens allerminst dat je jezelf in een keurslijf dwingt. ‘Juist niet’, roept hij. ‘Door de omgeving op alle locaties te standaardiseren verhoog je juist de flexibiliteit. Je kunt de oplossing namelijk helemaal op maat configureren. Omdat je van tevoren weet dat de oplossingen goed met elkaar samenwerken, ook als het ene systeem net een upgrade heeft gehad, kun je op ieder moment wijzigingen in de configuratie aanbrengen. En omdat dat op een gestandaardiseerde manier gebeurt kost dat weinig tijd. Medewerkers zijn immers vertrouwd met het systeem.’
De complete omgeving is dubbel uitgevoerd. Een vpn verbindt alle verpleeg- en verzorgingshuizen en het Maasziekenhuis Pantein. Iedere locatie maakt gebruik van de telefooncentrale in de Main Equipment Room (MER) van het ziekenhuis. Valt die onverhoopt uit, of valt de verbinding tussen locatie en het ziekenhuis uit, dan kunnen de locaties terugvallen op een lokale telefooncentrale. Voor het verpleegoproepsysteem geldt hetzelfde.
Hard- en software in eigen beheer
Vanaf 2008 heeft Pantein fors geïnvesteerd in nieuwbouw. Er zijn maar liefst zeven nieuwe locaties gebouwd en er zitten nog vijf of zes kleinschalige woonvormen in de pen. Alle nieuwe locaties maken gebruik van het Zetacom Zorgconcept. ‘Doordat we met een standaardsysteem werken leren we veel van eerdere implementaties. Je neemt eerdere ervaringen immers mee, inmiddels weten we precies wat wel en niet werkt.’
Dat is een groot voordeel nu Pantein steeds vaker de panden huurt van een belegger of woningbouwcorporatie. Mennen: ‘Met hen maken we de afspraak: de fysieke infrastructuur hoort bij het pand en is van jullie. De hard- en software regelen wij zelf. We geven de verhuurder richtlijnen voor de infrastructuur, maar we merken dat dat niet altijd goed wordt doorvertaald in de plannen. Daarom controleren we voor en tijdens de bouw goed of de infrastructuur wordt aangelegd volgens onze wensen. Omdat wij in ons concept gebruikmaken van Voice over Wi-Fi is het immers heel belangrijk dat de Wi-Fi-dekking tot in iedere uithoek van een pand geregeld is. Een investeerder of woningbouwcorporatie let daar niet op, zij hebben geen idee van het belang van 100 procent dekking. Daarom houden wij de regie op dat onderdeel van de bouw, ook al zijn wij niet de eigenaar van de infrastructuur.’
Leereffect
Door altijd vanuit hetzelfde concept te werken is er veel leereffect, ook op het gebied van functionaliteit. Mennen lacht. ‘Toen ik in 2007 binnenkwam, riepen verschillende mensen: we willen domotica. Toen ik vroeg wat ze daarmee bedoelden bleek dat iedereen er wat anders onder verstond. En dat is ook wel logisch, domotica is niets meer of minder dan het automatiseren van elektrotechnische installaties. Daar hebben we er nogal wat van: het verpleegoproepsysteem, de brandmeldinstallatie, Wi-Fi, telefonie, toegangsverlening. In onze standaardomgeving hebben we meegenomen dat we optimaal gebruik kunnen maken van domotica op een geïntegreerde manier. En hoe we dat vervolgens inzetten verschilt per situatie. Bij een groep cliënten die dementeren heb je nu eenmaal andere oplossingen nodig dan bij mensen met een somatische aandoening.’
Helaas heeft Pantein zo af en toe ook leergeld betaald door in zee te gaan met leveranciers van elektrotechnische installaties die zeiden dat ze konden koppelen met de Mitel/Ascom-omgeving, maar wat in de praktijk toch bleek tegen te vallen. Mennen: ‘Het lastige is dat je onze situatie op een gesimplificeerde manier best kunt nabootsen in een demoruimte en dan lijkt het allemaal te werken. Maar in de praktijk is de situatie heel complex. Die complexiteit kun je niet nabootsen, je kunt het dus niet vooraf testen. En dan blijkt achteraf toch dat leveranciers teveel beloven.’
Advies
Op basis van zijn ervaringen geeft Mennen andere zorgorganisaties dan ook graag een advies: ‘Werk met één system integrator die aantoonbare ervaring heeft in de zorg. Als je met meerdere partijen werkt, dan gaan ze naar elkaar wijzen als iets niet werkt.’
Een ander advies is om flexibiliteit als belangrijk uitgangspunt te nemen. ‘Hoe makkelijker je een systeem op maat van een cliënt kunt configureren, hoe beter het is. Je moet eenvoudig functionaliteit kunnen toevoegen als een cliënt zwaardere zorg nodig heeft. Die instellingen moet je per woning kunnen regelen en dat moet eenvoudig te doen zijn, want anders heb je misschien technisch wel de mogelijkheid maar gebeurt het niet, omdat het proces er omheen te complex is’, zegt Mennen.
In al deze vraagstukken is Zetacom altijd opgetreden als sparring partner. ‘We werken nu al acht jaar samen en nog altijd op een prettige manier. We hebben dezelfde visie en die is: de kost gaat voor de baat uit. Als we bijvoorbeeld een nieuw pand bouwen, dan betrekken we Zetacom daar vanaf het begin bij. Daardoor maken ze in de plannenmaakfase best veel uren, maar dat verdienen we ruimschoots terug doordat de implementatie daarna soepel verloopt. En voor de investeringen in hard- en software geldt hetzelfde: we bezuinigen bijvoorbeeld niet op Wi-Fi-bandbreedte omdat we weten hoeveel ergernis het opwekt als het netwerk overbelast is. Al onze verpleegkundigen, verzorgenden en behandelaren werken immers op een iPad.’
Dat zo’n aanpak zich vanzelf terugbetaalt laat Pantein in de dagelijkse praktijk zien. ‘Het onderhoud en beheer van de omgeving is minimaal, zeker als je dat vergelijkt met vroeger toen we tien verschillende telefooncentrales hadden. En belangrijker: we hebben nauwelijks storingen. Het werkt gewoon. Uiteindelijk is dat het allerbelangrijkste. Het doel is immers om de kwaliteit van zorg te verbeteren. En daar slagen wij zeker in.’
