De ict-dienst van ZonMw had in 2015 zijn handen nog vol aan het verhelpen van hardware- en softwareproblemen van collega’s. Bepaald niet bevorderlijk voor de productiviteit en allerminst positief voor het imago van de ict-dienst. De organisatie zette in 2016 de oude desktop pc’s aan de straat en switchte naar Windows 10 met Office 2016 en Intune. Door de omslag zijn medewerkers op hun nieuwe, mobiele devices overal productiever.
ZonMw financiert gezondheidsonderzoek én stimuleert het gebruik van de beschikbare kennis om daarmee de zorg en gezondheid te verbeteren. ZonMw werkt voornamelijk voor Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek. Medewerkers van ZonMw begeleiden subsidieaanvragen als er budget ter beschikking wordt gesteld. De organisatie brengt mensen en kennis bij elkaar en zorgt dat de subsidieaanvraag juist wordt beoordeeld. Om goed aangesloten in het kennisnetwerk te blijven, moeten veel van de 270 medewerkers contacten onderhouden op congressen, veel documenten lezen en presentaties geven. Dat gaat in 2016 een stuk beter dan voorheen.
Prijswinnende dienstverlening
Vol trots laat ict-manager Pieter Essing de Retteketet-award zien. Zijn afdeling kreeg deze prijs vanwege bedrijfsbrede waardering, maar dat was wel eens anders. ‘Het imago van de ict-afdeling was ronduit slecht te noemen, dat is nu 180 graden gedraaid. Dankzij de inzet van onder andere de Surface Pro 3 in combinatie met Windows 10, Outlook 2016 en Intune loopt nu alles op rolletjes. Er zijn nu minder problemen die sneller worden opgelost. Daarnaast hebben we minder service calls die vroeger door dure externen werden opgelost. Maar het belangrijkste is dat onze medewerkers beter hun werk kunnen doen,’ haast Essing te zeggen.
ZonMw werkte met zowel verouderde software als hardware. Er werd besloten in één keer een inhaalslag te maken en iedereen écht locatieonafhankelijk te kunnen laten werken. Daarvoor werd Windows 7 ingewisseld voor Windows 10 en werden de desktop pc’s en de uitleen-notebooks eruit gegooid. Nadat samen met Cegeka de werkprocessen werden onderzocht, werden flexibele werkplekken gecreëerd en kreeg iedereen een notebook. De zestig werknemers die het meest onderweg zijn, kregen een Surface Pro 3 vanwege minder schoudertasbelasting, het handzame formaat én een lange accuduur, handig op congressen.
Hannie Bonink, manager Kwaliteit en Doelmatigheid, is erg blij met het nieuwe apparaat. ‘De Surface Pro 3 is een handig, klein ding dat gemakkelijk in overleggen mee te nemen is. Ik kan nu stukken lezen, bij mijn bestanden en mailen, waar ik ook ben. Heel fijn dat ik zowel aantekeningen kan tikken met het afklikbare toetsenbord, als kan schrijven op het touchscreen met OneNote. Ik ging nooit van huis zonder notitieblokje, maar daar ben ik bijna van af!’ Bonink is nu mobieler dan voorheen omdat ze op kantoor, thuis én onderweg volledige functionaliteit heeft. Bijvoorbeeld als ze met de trein onderweg is naar een kennisinstituut of een congres. ‘Soms zit je daar zonder tafeltje in een zaal, dit apparaat werkt toch wat handzamer dan een groter notebook.’
De omslag naar Windows 10 verging haar overigens erg soepel. De grootste verbetering vond zij het startscherm. ‘Hoe dat met apps eruit ziet, sluit aan met de vertrouwde vormgeving op je telefoon en tablet. Ik zat ook in de stuurgroep die de uitrol begeleidde en ik hoor geen klachten van collega’s.’ Dat beaamt Essing: ‘Ik krijg geen specifieke Windows 10-vragen. Misschien komt dat omdat de meeste collega’s thuis al er al aan zijn gewend dankzij de gratis upgrade naar dat besturingssysteem.’
Databeveliging
Voor de ict-dienst was het even wennen, want ze hadden na de omslag minder beheerstaken en er kwamen minder incidenten binnen. Eerder werkten de ZonMw’ers op kantoor met desktop pc’s en met een aantal gedeelde notebooks voor onderweg. Dat verliep niet optimaal. Als zo’n notebook werd geleend, moesten er eerst een aantal updates gedraaid worden voordat ze er echt mee aan de slag konden. Daarnaast raakte data versnipperd. Soms stonden bestanden lokaal op de desktop pc, dan weer op de netwerkschijf. Maar ook op een terminal server of op de lokale schijf waarop ze van thuis uit werkten. Nu staat dat allemaal op één locatie én is het beter beveiligd omdat iedereen via Direct Acces op het bedrijfsnetwerk werkt. Hiermee is er een einde gekomen terminal server-beheer en aan de versnippering van de gegevens.
Ook de beveiliging is nu beter geregeld dan voorheen. ‘We wilden een dummy proof-oplossing om bestanden beter te beveiligen. Iedereen moest productiever worden, dankzij BitLocker kan dat veilig én eenvoudig. Je zet het een keer aan en je hebt er geen omkijken meer naar.’ Vanaf dat moment is alle lokale data via encryptie beveiligd. Hierdoor hoeven de medewerkers zich niet meer bezig te houden met waar de data staat en of het daar wel veilig is, maar kunnen ze zich focussen op hun werk.
Dat geldt ook voor de ict-dienst. Zij moesten eerder met pc’s slepen en de computers per stuk up-to-date houden, met Intune kan dat nu centraal op afstand. ‘Dankzij alle verbeteringen kunnen we nu meer met minder mensen en we hoeven niet meer langs de apparaten te lopen. Daarnaast waren we blind voor wat zich op de computers afspeelde. Dankzij de Intune-overzichten zie je dat sommige collega’s hun notebooks alleen dichtklappen en in de slaapstand zetten. Dan bel ik ze om even opnieuw op te starten of dat ze op dat knopje drukken om hun virusdefinities van Windows Defender bij te laten werken.’
In samenwerking met Cegeka is de infrastructuur zo ingericht dat de ict-dienst nu bijna alles op afstand kan doen. Zo wordt de Microsoft Deployment Toolkit gebruikt voor de uniforme Windows 10 en Office 2016 notebook-uitrol waarmee ook BitLlocker en Direct Access worden geconfigureerd. Met Intune pushen beheerders software naar collega’s zodat het al beschikbaar staat voordat ze er naar vragen. En dankzij het bedrijfsportaal kunnen medewerkers de voor hun profiel beschikbare programma’s zelfstandig installeren. ‘Zonder apart in te loggen, kunnen ze na wat kliks snel pdf’s bewerken, met Microsoft Access aan de slag of het web op met een alternatieve browser. Ik zag via Intune dat collega’s er ook direct gebruik van maakten. En het mooiste: er kwamen geen vragen achteraf, oftewel ze konden direct op locatie verder aan de slag,’ lacht Essing.
