Dat we binnen de ict en ook de business moeite hebben om grote projecten te beheersen en deze projecten tot een goed einde weten te brengen is wel gebleken uit de resultaten van de commissie Elias met betrekking tot het onderzoek naar grote ict-projecten binnen de overheid.
Het rapport benoemt onder andere een aantal zaken, te weten:
- · De rijksoverheid heeft de ict-projecten niet onder controle;
- · De politiek beseft het niet, maar ict is overal;
- · De rijksoverheid heeft onvoldoende zicht in de kosten en baten van de ict;
- · Ict-kennis schiet te kort;
- · Het ict-projectmanagement is zwak;
- · Ict-aanbestedingstrajecten bevatten perverse prikkels;
- · Het contractmanagement bij ict-projecten is onprofessioneel;
- · Het ontbreekt de rijksoverheid aan lerend vermogen op ict-gebied.
Is dit uniek? Nee, dit komt helaas in verschillende branches voor en is zeker niet beperkt tot de overheid.
Een van de maatregelen die de commissie voorstelde was de oprichting van het bureau ict-toetsing (BIT). Het bureau BIT heet een leidende rol in de toetsing van ict-projecten van groter dan vijf miljoen euro. Ieder voorstel wordt getoetst aan de hand van een vooraf opgesteld kader en het advies gaat via de minister naar de Tweede Kamer. Het bureau BIT is in 2015 van start gegaan en de eerste resultaten komen beschikbaar.
Grip op ict-projecten
De vraag is of deze maatregelen voldoende zijn om echt grip op ict-projecten te krijgen en falen te voorkomen. Wil je ict-projecten echt succesvol laten zijn dan is ict een belangrijke component maar slechts een van de vier basiscomponenten voor het realiseren van succesvolle projecten. Bewust noem ik projecten omdat er meerdere componenten van belang zijn voor het behalen van een goed resultaat. Naast ict moet ook aandacht worden geschonken aan de betrokken organisaties, de betrokken mensen en het bedrijfsproces (de keten) waarin de ict moet functioneren. Al deze stukjes moeten precies in de puzzel passen om uiteindelijk tot het gewenste c.q. noodzakelijke resultaat te komen waarbij voldaan wordt aan de benodigde kwaliteit.
Daarnaast heeft het bureau BIT beperkte bevoegdheden in de uitvoering. De angel zit ‘m vaak niet in het opschrijven van het plan, maar veel meer in het goed uit voeren. Het goed opzetten en uitvoeren van grote projecten is een veel bredere professie dan alleen maar een goed plan opstellen. Het laten toetsen van het plan verbetert het proces en het gedrag van de organisatie niet.
Regievoering en ketenregisseur
Een duidelijke regievoering is daarbij noodzakelijk. Regievoering die verder gaat dan traditioneel projectmanagement. Regievoering over de totale keten heen waarbij de kwaliteit voorop staat om alle puzzelstukjes in elkaar te laten vallen. De commissie Elias benoemt regie wel, maar is niet duidelijk in de invulling van regie. Het bureau BIT sluit daarbij aan. Het gaat dan ook verder dan toetsen, je moet echt de regie in handen nemen om projecten integraal succesvol te maken. Hoe pak je dit dan aan? Hoe kun je echt regievoeren?
Een belangrijke rol hiervoor is weggelegd voor de ketenregisseur. Maar wat is dat voor iemand? Enerzijds moet hij druk kunnen leveren, enthousiasmeren en aanzetten tot actie. Anderzijds moet hij respect kunnen opbrengen voor de tempoverschillen, maar ook het respect genieten van alle betrokken partijen. Hij moet enerzijds analytisch en scherp zijn om de ketens goed te kunnen doorgronden, anderzijds empathisch, mensgericht en met gevoel voor politieke verhoudingen. Zonder directe hiërarchische invloed instaat zijn om de keten te beïnvloeden.
Kracht zonder macht
Kracht zonder macht legt een verbinding tussen de vakgebieden ketenregie, kwaliteitszorg en verandermanagement waarmee managers en professionals in staat worden gesteld een optimale ketenregie in te richten en zo succesvoller te worden dan de concurrentie.
Ketenregie aangevuld met de doelstellingen van het bureau BIT kunnen leiden tot (meer) succesvolle ict-projecten die werkelijk bijdragen aan de doelstellingen van de overheid of het bedrijfsleven. Dan moet er echter wel over een drempel worden heengestapt en worden doorgepakt om nog meer verspillingen te voorkomen.
