Optimo heeft de afgelopen jaren een groei doorgemaakt en heeft tegelijkertijd een laag verloop van medewerkers. De rol die intrinsieke motivatie, trots en verbondenheid van de medewerkers speelt bij het succes van het bedrijf, licht directeur Daniel Ballijns toe in een interview met Computable.
Optimo is een bedrijf in salarisadministratie dat is voortgekomen uit detacheringsbedrijf Verhoeve. Het bedrijf houdt zich bezig met e-hrm en verleent zijn diensten met tooling die het bedrijf heeft gebouwd op Afas Profit-software. De klanten blijven zelf eigenaar van de data en Optimo verwerkt de salarissen en/of personeelsadministratie op het systeem van de klant. ‘Salarisadministratie vraagt veel specialistische kennis, waardoor bedrijven dit vaak buiten de deur laten doen’, aldus Optimo-directeur Daniel Ballijns. ‘Daarnaast is een recente ontwikkeling dat bedrijven meer willen doen met hr-analytics. Doordat wij het personeelsadministratie-deel overnemen, kunnen zij zich meer focussen op analytics en dus op de medewerker.’
Groei personeelsbestand
Toen het bedrijf begin 2014, door het succes dat met de dienstverlening op Afas Profit werd behaald, los kwam van Verhoeve, bestond de onderneming uit zes medewerkers. Een jaar later was het aantal werknemers gegroeid naar veertien en begin 2016 telt het bedrijf 43 medewerkers. Van die medewerkers bestaat ongeveer de helft uit ict’ers. Een aantal van hen vervult de functie van consultant. Zij pakken de procesoptimalisatie op, wat inhoudt dat zij de koppeling maken tussen de Afas Profit-software en de it-oplossingen van de klant. De anderen pakken op de beheerafdeling het functionele beheer op.
De groei van zes tot drieënveertig medewerkers is volgens Ballijns gerealiseerd doordat het de behoefte van het bedrijf en die van de klant altijd duidelijk voor ogen heeft gehad. Daarnaast kent de onderneming ook een laag verloop van medewerkers. ‘De zes medewerkers waar we mee zijn gestart, zijn er nog steeds. Daarnaast zijn er maar vier van de nieuwere medewerkers in de loop der tijd weggegaan. Dit lage verloop heeft volgens hem te maken met het feit dat er altijd naar manieren wordt gezocht om het werk bij Optimo voldoende uitdagend te houden. ‘Wanneer je alleen maar een hoog salaris biedt, dan kan dat een initiële manier zijn om mensen aan je te binden, maar na een maand of zes is die prikkel weg.’
Selectieprocedure
Bovendien is het bedrijf ook erg secuur in het zoeken van nieuwe collega’s. ‘We plaatsen een vacature op Monsterboard en we zoeken op LinkedIn naar kandidaten’, begint Ballijns. ‘Daarbij denken we buiten de kaders. We kijken niet naar leeftijd, afkomst of geslacht, maar we kijken naar de primaire eigenschappen waarover collega’s zouden moeten beschikken.’ Daarbij zijn vier eigenschappen volgens hem extra belangrijk:
- Intrinsieke motivatie is de belangrijkste eigenschap die wij zoeken in collega’s. Mensen moeten gewoon doorgaan en niet bij de pakken neer gaan zitten. Er kunnen geen vier masters op tegen iemand die zoveel motivatie heeft. Intrinsieke motivatie kan iemand tot grotere hoogtes brengen.
- Nieuwsgierigheid in combinatie met eigenwijs zijn. Mensen mogen bij ons alles vinden van alles, als je maar met een verbetervoorstel komt.
- Complete openheid en transparantie. Als iemand een fout maakt, dan gaan we ervan uit dat dat geen bewuste keuze van iemand is geweest. We willen dat mensen dan gaan nadenken over hoe ze dat de volgende keer moeten voorkomen. Maar als zoiets vaker fout gaat, dan moet je wel gaan nadenken of diegene wel in die functie past.
- Tot slot is het heel belangrijk dat iemand plezier heeft in wat hij doet.
‘Mensen die geschikt lijken, proberen we altijd via een gesprek beter te leren kennen’, vervolgt Ballijns. ‘We stellen dan vragen als: Wat wil je later worden als je later groot bent? Waar gaat jouw hart sneller van kloppen? Als je tijdens zo’n gesprek ziet dat de ogen van iemand beginnen te twinkelen, dan weet je dat het goed zit.’
Interne stage
Na deze gesprekken begint een ‘interne stage’, zoals Ballijns het noemt. De kandidaten krijgen eerst een test om de kennis van het softwarepakket te controleren. ‘Op basis daarvan ontdekken we wat iemand nog moet leren. De missende kennis doen ze vervolgens op met een cursus van drie weken.’ Vervolgens wordt de kandidaten een case voorgelegd en gaan ze aan de slag met hun toekomstige collega’s.
Tijdens deze ‘interne stage’ kan de kandidaat nog wel werkzaam zijn bij zijn of haar eerdere werkgever. ‘Een nieuwe baan is een heel belangrijke, levensveranderende keuze. Zo’n beslissing moet dan ook van beide kanten 100 procent zeker zijn, want we willen dan minstens vijf jaar samen kunnen werken.’ Als de kandidaat en Optimo na deze stage beiden tevreden zijn, dan zegt de kandidaat zijn huidige baan op en start bij Optimo.
Vasthouden
Als medewerkers eenmaal binnen zijn, doet Optimo op verschillende manieren moeite om hen ook vast te houden. Zo probeert het bedrijf zoveel mogelijk uitdaging te bieden door de juiste opdrachten binnen de halen. Daarnaast schoolt het zijn medewerkers ook continu bij. ‘Om saamhorigheid te creëren hebben we de eerste vrijdag van elke maand een kantoordag. Iedereen is dan verplicht op kantoor. De dag begint dan met een plenaire bijeenkomst waarin we de ontwikkelingen in de markt bespreken. De rest van de dag zijn er verschillende kennissessies, zoals presentaties over wat er gebeurt op het gebied van cao; hoe ga je om met conflicten; hoe ga je met het systeem om; en zaken rondom persoonlijke ontwikkeling.’
Cursussen worden af en toe in de avonduren aangeboden, maar ook tijdens werktijd. ‘Je kan het wel in de avonduren plannen, maar als iemand al acht uur heel geconcentreerd heeft gewerkt, dan moet hij ’s avonds ook tot rust kunnen komen.’ Verder wordt er veel verbondenheid tussen collega’s gebouwd, doordat zij worden gestimuleerd elkaar te helpen. ‘Collega’s mogen uren aan elkaar besteden, zodat iemand in een jaar of zelfs in een half jaar tijd ook significante progressie kan maken.’
Ambitie
Optimo is de afgelopen jaren dus al aardig gegroeid, maar Ballijns wijst er op dat de continuïteit daarbij wel gewaarborgd moet blijven. ‘We willen een organisatie zijn waar ieder individu tot zijn recht komt. Als mensen groeien en langer blijven en het naar hun zin hebben, dan blijven klanten ook. We zien dat ook terug in ons groeiende klantenbestand.’
Wel heeft het bedrijf de ambitie om de grootste personeels- en salarisverwerker op Afas Profit te worden. ‘Maar je bent er eigenlijk nooit, want het kan altijd mooier en beter. Toch moet je altijd trots zijn op wat je hebt bereikt. En als je ziet dat, hoewel het af en toe zwaar is, iedereen met heel veel voldoening terugkijkt, dan weet ik dat we hiermee door blijven gaan. Zodra dat niet meer goed gaat, dan trekken we aan de handrem. Als we de kwaliteit niet meer kunnen borgen, dan moeten we niet meer verder groeien. Dat vind ik gewoon het allerbelangrijkste’, besluit hij.
