QSN 365, zo noemt QSN directeur Ron Wijling de oplossing die Iton heeft geïmplementeerd bij het adviesbureau. ‘Mijn collega’s en ik werken door het hele land. Een omgeving die altijd en overal op dezelfde manier toegankelijk is, waarbij de informatie veilig staat, dat was onze wens.’ Met Office 365, Hybride Identiteit en Cloud Authenticatie uit de Iton Cloud Suite is dit gerealiseerd.
QSN is een adviesbureau op het gebied van kwaliteitsmanagement en telt 26 medewerkers. Zij zijn veel onderweg en werken allemaal in een online desktop omgeving op een laptop. Begin 2015 bleek dat de vaste it-dienstverlener van QSN niet kon voldoen aan de wens om bestanden die lokaal stonden, veilig te stellen. Directeur Ron Wijling is op zoek gegaan naar een andere oplossing en heeft vier partijen uitgenodigd. Uiteindelijk heeft hij voor Iton gekozen. ‘Ten eerste omdat de accountmanager geen standaard verkoopverhaal afstak, maar geïnteresseerd was in QSN. Daarnaast was Iton de enige partij die openstond voor een volledige cloud configuratie. De anderen boden een online desktop in combinatie met een server en dergelijke. Maar ik wil geen eigen apparatuur meer, ik wil denken in oplossingen. De omgeving moet altijd, overal en op dezelfde manier werken. Daar zijn de consultants van Iton zeker in geslaagd.’
QSN 365
Iton heeft een Office 365 omgeving opgezet, intern ‘QSN 365’ genoemd. Wijling: ‘Je logt in op een pagina in onze huisstijl. De omgeving is beveiligd met Multi Factor Authenticatie. Vervolgens kom je op een Office 365 portal met het QSN logo. We proberen er zoveel mogelijk onze eigen kleur en geur aan te geven. Informatie met elkaar delen is nu eenvoudig. De bestanden die op de laptop staan, kunnen veilig gesteld worden via Onedrive.’
QSN gebruikt verder apps, lokaal en webbased. Door de inzet van Hybride Identiteit hoeft een gebruiker slechts één keer in te loggen met zijn gebruikersnaam en wachtwoord om gebruik te maken van de verschillende cloud diensten. Daarnaast hebben ze Intune afgenomen voor beheer van mobiele apparaten en toepassingen en pc-beheer vanuit de cloud. Iton verzorgt het volledige beheer van de QSN omgeving, zelf heeft het bedrijf geen it’ers in dienst.
Concurrentievoordeel
Met de oplossing van Iton heeft QSN volgens eigen zeggen een concurrentievoordeel behaald. Wijling: ‘In dienstbaarheid naar onze klanten hebben we zeker vier tot vijf jaar voorsprong opgebouwd. De nieuwe omgeving is stabiel en veilig. Daarnaast kunnen we onze klanten iets extra’s bieden: een eigen pagina op ons intranet. Daar kan de klant naar al zijn projectpagina’s toe en eventueel eigen informatie op kwijt.’
Met ‘QSN 365’ is de eerste fase van de roadmap afgerond. Wijling: ‘De volgende stap is via Yammer de interne communicatie regelen. Tot nu toe gaat dat via e-mail. Nadeel daarvan is dat het in je mailbox verdwijnt. En op één e-mail krijg je zeven antwoorden, die andere zeven personen weten niet van elkaar dat en wat ze geantwoord hebben. In Yammer zie je dat wel. Daarnaast gaan we het videokanaal van Office 365 inzetten voor intern gebruik. Nu maak ik per kwartaal op papier een overzicht van wat er aan bijzondere dingen gebeurd is. In de toekomst wil ik dat via het videokanaal doen, met behulp van Powerpoint. Volgend jaar wil ik kijken naar de mogelijkheden van Windows 10 en Office 2016. Welke componenten zijn er beschikbaar die van invloed kunnen zijn op onze manier van werken?’
Helder advies
QSN is erg tevreden over de aanpak van Iton. Wijling: ‘Net als QSN gaat Iton voor kwaliteit. Dit project krijgt wat mij betreft een negen. Zonder het complex te maken, is het project opgepakt door de consultants. Er is gekeken: waar moet QSN naartoe? Wat is de beste weg om daar te komen? Iton gaf een helder advies.’
‘In een verrekt snelle doorlooptijd is het project gerealiseerd. We zijn in juni 2015 begonnen en een maand later is de boel omgegooid! Mijn collega’s hebben bovendien niets van de migratie gemerkt. De mail ging in één keer over, de bestandsmigratie is goed gegaan, agenda’s bleven bestaan. Alles draait gewoon. Hiermee hebben we een goede basis gelegd voor samenwerken. Ook omdat alles nu veilig op tablets en telefoons ontsloten kan worden.’
Alles in de cloud
Binnenkort draait bij QSN echt alles in de cloud. Tot en met de telefooncentrale aan toe. ‘Het grote voordeel van de cloud is dat als het beschikbaar is gesteld, je geen tijd hebt hoeven investeren in testen, ontwikkelen en afstemmen’, zegt Wijling. ‘Met Office 365 werkt het gewoon. Het is als lopen door een supermarkt en pakken wat je nodig hebt. En de kosten? Daar kijk ik niet naar. We zijn zo afhankelijk van it, dat moet gewoon draaien. Wel is het kostenmodel anders geworden. Voorheen kocht je een grote, dure server en die schreef je in vijf jaar af. Net als op een back-up en een harddisk. Nu betaal je een vergoeding per maand. Daarmee zijn we schaalbaar geworden.’
