Struyk Verwo Infra, onderdeel van CRH Landscaping, is producent en leverancier van betonnen materialen voor de publieke bestrating en zet hoog in op digitalisering en app-ontwikkeling. In het logistieke domein zag het bedrijf wezenlijke digitaliseringsmogelijkheden voor vrachtwagen- en heftruckchauffeurs. Voor het laden en lossen werd nog relatief veel gebruik gemaakt van allerlei hardcopy formulieren, zoals pickbonnen. Apps boden de oplossing
Eind 2014 kwam Oliver IT in beeld bij Struyk Verwo Infra voor het ontwikkelen van apps Sinds januari 2016 wordt ruim 90 procent van alle vrachtwagenritten afgewikkeld met de nieuwe app en zijn alle heftruckchauffeurs op alle locaties tevreden app-gebruikers.
Een app zo gebruiksvriendelijk maken dat vrachtwagen- en heftruckchauffeurs, die het werken met tablets of smartphones niet gewend waren, toch tevreden zijn, is een prestatie om trots op te zijn. Nog geen twee maanden na de eerste pilot go-live wordt al 90 procent van de vrachtwagenritten afgewikkeld met de nieuwe app en is 95 procent van de heftruckchauffeurs enthousiast.
Het administratieve deel, hetgeen onderdeel is van de totale laadtijd, is gehalveerd doordat de vrachtwagenchauffeur minder vaak hoeft uit te stappen omdat alle oude formulierhandelingen door de app zijn vervangen. Door deze tijdbesparing wordt op een hogere beladingsgraad het transport gerealiseerd. Bovendien is de communicatie tussen planning, heftruckchauffeurs en vrachtwagenchauffeurs sterk verbeterd met een veel kleiner risico op fouten. Uiteindelijk worden dankzij deze apps concrete kostenbesparingen gerealiseerd en is het logistieke proces kwalitatief sterk verbeterd.
Luc Devos is applications architect bij het SAP Competence Center (CC) van CRH en vanaf het begin betrokken bij het project. Devos was onder de indruk van de mock-up van Oliver IT tijdens de offertefase en die verwachtingen zijn volgens hem helemaal waargemaakt. Als een van de belangrijkste succesfactoren noemt Devos de kwaliteit van het functioneel ontwerp. ‘Wat bijzonder opviel was de mate waarin het vanuit de gebruiker werd ingestoken. Uiteindelijk heeft dat geleid tot een zeer hoge gebruikersacceptatie van de heftruck- en vrachtwagenchauffeurs.’
Devos was met zijn technische collega van het SAP CC verantwoordelijk voor de integratie met de SAP-backend. Door middel van webservices in SAP Process Orchestration werd de koppeling met de app tot stand gebracht. Daarnaast moesten vooral de processtappen nog gedetailleerder ingericht worden in SAP om het proces in de app volledig af te kunnen handelen.
Een andere belangrijke succesfactor in het project was volgens Devos de samenwerking tussen het SAP CC en het team van Oliver IT, zowel qua cultuur, wederzijds respect en vertrouwen als de no-nonsens mentaliteit. ‘Daarmee werden alle issues samen opgelost en werd het project vrijwel probleemloos afgerond.’ Vier andere stakeholders vertellen ook over hun rol in dit project.
Peter Eikhout, directeur logistics & it bij CRH Landscaping NL (Struyk Verwo Infra)
Digitalisering is een belangrijk thema binnen CRH, waar Struyk Verwo Infra een onderdeel van is. Traditioneel worden vooral hr en andere secundaire processen gedigitaliseerd door middel van portals en apps. Bij Struyk Verwo Infra zijn we op zoek gegaan naar verbetermogelijkheden op het logistieke domein en kwamen wij uiteindelijk op het idee om een app te ontwikkelen voor heftruck- en vrachtwagenchauffeurs. Eind 2014 ontstond dit idee en niet lang daarna werd Oliver IT geselecteerd als de bouw- en implementatiepartner.
Met deze twee apps zagen we vooral voordelen in termen van efficiëntieverbeteringen, minder fouten, gemakkelijker om last minute wijzigingen door te voeren en een betere communicatie tussen bijvoorbeeld chauffeurs en planners. Het administratieve deel, hetgeen onderdeel is van de totale laadtijd, is gehalveerd doordat vrachtwagenchauffeurs minder vaak hoeven uit te stappen, aangezien alle oude formulierhandelingen door de app zijn vervangen. De efficiëntie is verhoogd en de administratieve last verlaagd, dat heeft geleid tot een enorme tijdsbesparing. Daarnaast is het logistieke proces volledig gedigitaliseerd, waardoor er geen printwerk meer nodig is. Ook is er meer inzicht in het logistieke proces van het picken van de order tot de aflevering bij de klant.
Sinds december 2015 is de app in gebruik genomen door de vrachtwagenchauffeurs en inmiddels willen de klanten van Struyk alleen nog maar digitaal geholpen worden. Op alle Struyk-locaties maken zowel de vrachtenwagen- als heftruckchauffeurs naar volle tevredenheid gebruik van de app.
Ook binnen CRH is deze app niet onopgemerkt gebleven en word ik als businessopdrachtgever regelmatig gevraagd om meer te vertellen over de apps en de manier waarop dit is aangepakt. Deze apps worden als inspiratie gezien binnen CRH en sinds de go-live word ik regelmatig gevraagd voor presentaties voor andere CRH-onderdelen.
De Scrum/Agile aanpak van Oliver IT en hun ervaring met apps op een SAP-backend hebben enorm bijgedragen aan het soepele verloop van het project. Ik was zeer te spreken over de samenwerking tussen de business (eindgebruikers), het eigen SAP Competence Center en leverancier Oliver IT.
Michiel Lormann, projectleider bij Struyk Verwo Infra
Tijdens het project was ik namens Struyk Verwo Infra de projectleider en heb ik samen met de projectleider van Oliver IT het project in goede banen geleid. Tijdens het project fungeerde ik ook als key user namens de heftruck- en vrachtwagenchauffeurs.
In eerste instantie zou er alleen een app voor vrachtwagenchauffeurs worden gebouwd, maar ik zag ook voordelen om de heftruckchauffeurs met een app uit te rusten, zodat het gehele proces papierloos kon worden afgehandeld. Dat bleek een goede zet omdat daardoor de heftruckchauffeur allerlei last minute wijzigingen via de app in de heftruck kan doorvoeren en ook via de app de lading gereed kan melden voor de vrachtwagenchauffeur. Vervolgens kan de vrachtwagenchauffeur de afleverbon op de locatie van de klant, meestal de bouwplaats, via de app digitaal versturen naar verschillende e-mailadressen, zoals de administratie van de klant. Voorheen kon het wel weken duren voordat een geprinte afleverbon alle relevante ontvangers had bereikt.
In het vierde kwartaal van 2014 begon de interne oriëntatie naar een app voor het logistieke proces. Vervolgens werden verschillende leveranciers uitgenodigd in het eerste kwartaal van 2015 en Oliver IT maakte een doorslaggevende indruk omdat zij direct op basis van de specificaties een mock-up hadden gemaakt die al precies liet zien hoe de app zou kunnen werken.
In het voorjaar van 2015 werden de functioneel ontwerpen gemaakt op basis van de procesbeschrijvingen en die werden in de periode mei/juni 2015 opgeleverd door Oliver IT. Tijdens het gehele traject vond er wekelijks afstemming plaats tussen mij en Oliver IT en dat heeft geleid tot een vlekkeloos project.
Na de bouw van de app tijdens de zomer werd de app in augustus van 2015 uitgebreid getest door mij als key user namens de heftruck- en vrachtwagenchauffeurs. Tijdens het traject had ik regelmatig afstemming met een aantal heftruck- en vrachtwagenchauffeurs om de nodige feedback te verzamelen.
In de maanden september en oktober werden roadshows georganiseerd om de app te presenteren op de verschillende locaties van Struyk Verwo Infra. De app werd bijzonder goed ontvangen tijdens deze roadshows en in december 2015 werd de app door de eerste twaalf vrachtwagenchauffeurs in gebruik genomen.
Ik kijk met een zeer goed gevoel terug op het project vanwege de goede samenwerking en de soepele go-live zonder noemenswaardige issues. In de sector loopt Struyk Verwo Infra voorop met deze digitale oplossing, waar anderen nog helemaal niet digitaal werken of slechts gedeeltelijk.
Gerben Moerland, partner bij Oliver IT
Als eindverantwoordelijke was ik namens Oliver IT betrokken bij dit project. Ik ben een van de partners van Oliver IT en samen met businessopdrachtgever Peter Eikhout van Struyk Verwo Infra was ik verantwoordelijk voor het project. De dagelijkse projectleiding werd gedaan door een projectleider van Oliver IT, Hanneke van Gastel, samen met de projectleider van Struyk Verwo Infra, Michiel Lormann.
Tijdens de offertefase probeerden wij zo goed mogelijk te laten zien hoe het eindproduct eruit kan zien door middel van concrete voorbeelden. Daarmee hebben we laten zien dat we niet alleen ervaring hebben met dergelijke klantvragen, maar ook dat we een partij zijn die snel een werkend product kan opleveren. Geen ‘vage’ presentaties, maar gewoon een werkende oplossing voor eindgebruikers als heftruck- en vrachtwagenchauffeurs, die niet gewend zijn om met allerlei applicaties te werken, laat staan met SAP. Tijdens de ontwerpfase hebben we met inspraak van de eindgebruikers een mock-up ontwikkeld die geleid heeft tot een probleemloos project met een zeer gebruiksvriendelijke oplossing voor heftruck- en vrachtwagenchauffeurs.
Verder bestond onze aanpak uit een goede samenwerking met het eigen SAP CC van CRH, omdat daar veel kennis van de SAP-backend aanwezig is. De integratie tussen de app en SAP is cruciaal voor een goed werkende oplossing die het gehele proces ondersteunt. Alle stappen die voorheen met formulieren gepaard gingen, worden nu volledig met een slimme app en overzichtelijke webapplicatie afgehandeld. Dankzij ons Oliver Elements-platform kunnen we relatief snel apps ontwikkelen waarbij de integratie met verschillende applicaties geborgd is en vooral de gebruiksvriendelijkheid voorop staat. Dat we dit in deze sector voor dit logistieke proces voor elkaar hebben gekregen, is een bijzondere prestatie waar we erg trots op zijn.
Terugkijkend op het project is alles vanaf het ontwerp tot en met de oplevering vrijwel vlekkeloos verlopen. Zowel de samenwerking tussen de projectstakeholders als de gebruikersacceptatie was uitstekend. Zoals wel vaker zijn een frequente afstemming tussen het project en de eindgebruikers, de Scrum/Agile aanpak en sponsorship van het management, cruciaal voor het slagen van een dergelijk project.
Het mooiste compliment is dat deze oplossing als een showcase binnen CRH wordt gezien en hopelijk ook in de sector bij vergelijkbare bedrijven. In de toekomst gaan we zeker met de andere CRH-onderdelen om de tafel en verwachten we ook belangstelling te krijgen van andere bedrijven die ook zo’n oplossing willen.
Ad Siemons, terreinbaas van CRH-locatie Oosterhout, en Cor Rombouts, vrachtwagenchauffeur bij Struyk Verwo Infra
Als terreinbaas werk ik al 45 jaar bij Struyk en weet als geen ander hoe heftruck- en vrachtwagenchauffeurs werken. Vanaf april 2015 ben ik betrokken in het project en leverde ik input aan projectleider Michiel Lormann namens de heftruck- en vrachtwagenchauffeurs.
Tijdens het project had ik bijna wekelijks afstemming met Lormann en zag al snel dat de app veel voordelen ging bieden. Voor mij persoonlijk hoef ik tegenwoordig minder tijd te besteden aan het opvangen van de vrachtwagenchauffeurs, omdat de app alle relevante informatie aanbiedt. Daardoor kan ik mij meer richten op vragen van klanten. Behalve input aanleveren voor de functioneel ontwerpen heb ik mijn twee heftruckcollega’s van de locatie Oosterhout kunnen begeleiden tijdens de go-live.
Ik, Cor Rombouts, was een van de eerste vrachtwagenchauffeurs die in december 2015 met de app ging werken. Mijn collega’s en ik hebben vrijwel moeiteloos de app in gebruik genomen vanwege de gebruiksvriendelijkheid en de handige functies.
Voor een vrachtwagenchauffeur is het proces veel overzichtelijker door de app en krijgen wij meer informatie over de producten en hoeveelheden dan voorheen. Hierdoor kunnen wij beter rekening houden met de laadverdeling, kunnen we bonnen niet meer kwijtraken en kost de administratieve afhandeling ons minder tijd. De app draait op een iPad Mini en de bediening is erg eenvoudig. Deze app had er al tien jaar eerder mogen zijn, maar helaas kon dat niet vanwege de wetgeving, die pas sinds 2015 de digitale afhandeling toelaat.
Dit artikel is ook verschenen in Computable Magazine, jaargang 49, nummer 3, maart 2016.
