Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) verwacht van onderwijsinstellingen dat ze functioneren als een bedrijf. Inclusief resultaatgerichtheid. Om zich als topschool te kunnen onderscheiden, zet het Drenthe College fors in op technologie. Bring your own device (byod) is daar een sprekend voorbeeld van. Docenten en leerlingen kunnen vanaf iedere plek in de school met ieder apparaat en één inlognaam het netwerk op. De twaalfhonderd ‘virtuele werkplekken’ zijn zodoende altijd binnen handbereik.
VMware-gecertificeerde ict-dienstverlener SLTN was de partner van Drenthe College bij de realisatie. Zo hielp SLTN onder meer met advies en de implementatie. Voorop lopen met technologische dienstverlening levert het Drenthe College veel op. ‘Naast kwaliteit en populariteit, stevige besparingen’, aldus ict-manager Jacco Heikoop. ‘Tussen de één en de twee miljoen euro per jaar.’
Reorganisatie
Het Drenthe College investeert al jaren stevig in technologie. In eerste instantie was het realiseren van kostenefficiency het voornaamste doel. Daartoe werden de it-activiteiten van achttien verschillende locaties ondergebracht in één centrale afdeling, en kromp het team van 27 naar tien medewerkers. Parallel aan deze reorganisatie koos het elfduizend leerlingen tellende mbo-instituut ook voor een flexibele it-omgeving. Leerlingen en docenten van alle leeftijden en pluimage moesten aan technologie hetzelfde plezier kunnen beleven.
Manager ICT Jacco Heikoop: ‘It wordt standaard gezien als niet leuk. Alles er eromheen echter wel. Dat wordt bepaald door wat iemand er mee kan. Ook de zestigjarige wiskundeleraar moet creatief kunnen zijn met het digitaal lesmateriaal. Daar letten we op. De innovatie van onze it levert beduidend meer op dan louter tevreden leerlingen en leraren. We hebben er tot nog toe één tot twee miljoen euro per jaar mee bespaard. Dat kunnen we mooi weer investeren in de kwaliteit van ons onderwijs. Het Drenthe College is steeds meer een bedrijf aan het worden. Je wordt door de overheid keihard afgerekend op leerlingenaantallen. Wij behoren tot de top vijf van mbo-instellingen in Nederland. Dat kan alleen als je jezelf ook als dienstverlener opstelt en voor de muziek blijft uitlopen. Daar spitsen onze investeringen in technologie zich dan ook op toe. Het vergroot onze mogelijkheden in de meest brede zin.’
Andere manier van denken
Volgens Heikoop is de rol van it binnen het onderwijs de laatste jaren ingrijpend veranderd. Het Drenthe College heeft hier vroegtijdig op ingespeeld. ‘Wij zijn een ‘early adopter’. Nieuwe ontwikkelingen worden door ons op de voet gevolgd en, desgewenst, snel geïmplementeerd. Bring your own device is daar een sprekend voorbeeld van. Iedere Nederlander verwacht overal en altijd internet, zodat hij met één van zijn apparaten snel toegang tot informatie heeft. Als onderwijsinstelling móét je daarin mee; je kunt niet achterblijven. Onze leerlingen bereiken al sinds vijf jaar het lesmateriaal met de laptop die ze mee naar school nemen. Dat klinkt simpel, alleen vereist het bieden van die mogelijkheid een andere manier van denken.’
Vroeger bepaalde volgens Heikoop de it-afdeling wat wel en niet mocht op apparaat en netwerk. ‘Het een kon wel, het ander niet. Dat is volledig veranderd. Een leraar zal een leerling die in de klas even zijn social media checkt of iets op Google opzoekt niet zo gauw berispen. Dergelijke websites en applicaties blokkeren heeft al helemaal geen zin. Het is immers diezelfde leraar die via Facebook het huiswerk toelicht of bekendmaakt dat de resultaten van de laatste toets beschikbaar zijn. Het levert dus vooral gemak op. Precies de reden waarom we graag in nieuwe technologie investeren. Een andere is dat wij, als it-afdeling, er zo min mogelijk werk aan willen hebben. Onze praktijk wijst uit dat we in deze opzet geslaagd zijn.’
Flexibele byod-omgeving
Byod houdt meer in dan snel internet en eenvoudige toegang alleen. Dat moet ook wel als je, zoals het Drenthe College, leerlingen uitdaagt ‘te werken aan de beste versie van jezelf’. Heikoop: ‘De investering in wireless hield ook het scheppen van virtuele werkplekken in. Daar waren we overigens in 2011 met VMware en SLTN al mee begonnen. Als pioniers. We wilden landelijk voorop lopen, terwijl we op dat moment geen idee hadden wat er allemaal op ons af kon komen.’
Zo liep het Drenthe College tegen de licentiestructuur van noodzakelijke softwarepakketten aan, want die hielden nog geen rekening met de flexibele byod-omgeving. De oplossing hiervoor was volgens Heipkoop desktopvirtualisatie. ‘Onlangs hebben we het aantal virtuele werkplekken uitgebreid van achthonderd naar twaalfhonderd. Iedere leerling kan bij ons op elk gewenst moment aan de slag. Het enige wat hij nodig heeft is een computer, laptop, tablet of smartphone en één inlognaam. Je hoeft niemand iets te vragen. Het werkt gewoon.’
It toekomstvast maken
Voordat het Drenthe College tot de gewenste situatie kwam, inclusief het realiseren van substantiële besparingen, moest het instituut diep in de buidel tasten. Heikoop: ‘En we moeten blijven investeren. Naast bezuinigen is ook het ‘toekomstvast’ maken van onze it een permanente doelstelling. Daarvoor hebben we onder meer het aantal ‘virtuele werkstations’ flink uitgebreid, evenals ons serverpark. Daarnaast hebben we alle docenten een laptop of een tablet gegeven.’
Ook voor de examens was door het Drenthe College budget vrijgemaakt, om planningssoftware en speciale hardware voor de examenlokalen aan te schaffen. ‘We gebruiken nu mobiele units voor netvoeding en internet; daarmee besparen we duizenden euro’s per lokaal’, vervolgt Heikoop. ‘Verder hebben we enorm moeten investeren in wireless. Die kosten bedragen circa duizend euro per ruimte. In totaal hebben we 250.000 euro geïnvesteerd. Dat is het zeker waard. Iedereen binnen het Drenthe College verwacht op een normale manier te kunnen werken. Aan hun verwachting wordt dagelijks voldaan.’
Continuïteit heel belangrijk
Dat betekent volgens Heikoop niet dat iedereen nu op zijn lauweren kan rusten. ‘Er zijn hier veel devices per persoon en dat aantal groeit nog steeds. Portable devices kun je voor een laag bedrag krijgen, net als apps. Aan jaarlijks investeren in internet en de bijbehorende hardware en software ontkomt geen enkel opleidingsinstituut dat wil blijven meetellen. Continuïteit is hier heel belangrijk. Byod en mobile computing functioneren immers alleen als het allemaal goed werkt. Mijn advies is dan ook: zorg ervoor dat het de core competences van je it-afdeling zijn.’
Dit artikel is eerder verschenen in Computable Magazine, jaargang 49, nummer 2, februari 2016.
