Ik was op bezoek bij een van mijn opdrachtgevers. Laten we hem Pieter noemen, hoofd inkoop van een overheidsinstantie. Pieter reikte me een bekertje automatenkoffie aan. Door de hitte van de koffie smolt het flinterdunne plastic bekertje in mijn hand. Het klapte dubbel en de kokend hete vloeistof gutste over mijn hand en kleding. Ik schrok. Pieter ook. ‘Die verdomde aanbestedingen ook altijd!’, riep hij. Deze reactie vroeg natuurlijk om een toelichting.
‘Zoals je weet, moeten wij als overheidsinstantie vrijwel alles inkopen aan de hand van de aanbestedingsregels’, begon hij, terwijl ik mijn hand onder de koude kraan hield en me afvroeg wat aanbestedingen te maken hebben met mijn brandwonden.
‘Een poosje geleden moesten we verplicht op zoek naar een nieuwe koffieleverancier’, zei Pieter. ‘Omdat we hier nogal veel koffie consumeren, zou het een duur contract worden en dus moesten we aanbesteden. Criteria voor de machines en de koffie zelf kregen we nog wel geformuleerd, maar het omschrijven van de gewenste kwaliteit van de bekertjes vonden we lastig. Toen hebben we uiteindelijk maar voor de goedkoopste bekertjes gekozen. Bij aanbestedingen kun je eigenlijk nauwelijks iets anders doen dan de goedkoopste kiezen die aan al jouw eisen voldoet. Zodoende komt een goede selectie neer op de kunst van het formuleren van de eisen. En dat is verrekte moeilijk, dat kan ik je wel vertellen. Maar goed, deze bekertjes zijn 30 procent goedkoper dan de vorige, dus ik kreeg een groot compliment van mijn baas.’
‘Dan heb je het toch prima gedaan?’, zei ik.
‘Niet dus’, ging Pieter verder. ‘De bekertjes zijn niet goed genoeg, omdat het me niet lukte om de eisen heel precies op te schrijven. Je kunt deze bekertjes alleen gebruiken wanneer je er twee of drie in elkaar doet, anders klappen ze dubbel. Zodoende is jouw pijnlijke hand dus ook de schuld van Brussel.’
Terwijl ik uitrekende dat ze dus niet goedkoper, maar juist duurder uit waren, beschreef Pieter de moeite die hij op dit moment had om de kwaliteit van de nieuw in te kopen hb-potloden zodanig te omschrijven dat ze niet alleen maar het goedkoopste potlood geleverd kregen, maar ook nog een fatsoenlijke. Liefst eentje waar je écht mee kon schrijven, waarvan de punt niet doorlopend afbrak en graag groter dan de gratis potloodjes bij woonwinkels. Ze wilden bruikbare potloden, geen aanbestedingenpotloden. Want ze hadden inmiddels hun lesje wel geleerd met dat verrekte aanbestedingenbekertje.
Dit artikel is ook verschenen in Computable Magazine, jaargang 49, nummer 3, maart 2016.
Dom geboren, suf gewiegd en nooit iets bijgeleerd?
Plastic bekertjes zijn een ‘disposal’ en heel makkelijk vervangbaar, de inkoper die klaagt over het proces na het (zoveelste?) incident maar niets doet om herhaling te voorkomen geeft aan waar het probleem zit, de schrijfkosten van een potlood zitten nu eenmaal niet in de aanschaf.
Aanbestedingen zijn – met name bij de overheid – gewoon een baantjesmachine als we kijken naar hiërarchische acquisitiekosten in het spel. Multatuli kan rekenen tot hij een ons weegt maar dat is ook geen zuivere koffie als de helft van de kosten buiten de boekhouding gehouden wordt.
Dat ‘requiremensen’ vaak moeite hebben met de eisen en wensen aangaande het gebruik komt doordat ze geconditioneerd zijn op het proces van verwerving wat uiteindelijk tot ‘olifantenpaadje’ leidt in de vorm van een stevige herbruikbare mok. Grote kans dat deze in volgende copy/paste EMVI aanbesteding vergeten wordt;-)
Helaas ontgaat de essentie van de column een aantal reageerders hier. De bekertjes zijn slechts een metafoor voor het fenomeen aanbestedingen dat een vrije keuze van producten bemoeilijkt. Vandaar ook zijn verwijzing naar de HB-potloden – ook zo’n triviaal artikel dat je normaliter gewoon tussen neus en lippen door bestelt. Door de aanbesteding ben je gehouden in te gaan op een aanbieding die je bij een gewone ‘open’ aanbieding nooit genomen had…
Praktijktip: doe altijd een Proof of Concept, dan weet je of je bekertje smelt, je potlood afbreekt, je software vastloopt, je koppelingen niet werken, de performance van je systeem lousy is, de beloofde functionaliteit in allerlei slimme opties zit die apart worden afgerekend, enz. Het blijft het oude liedje: opdrachtgever en opdrachtnemer moeten hun zaakjes goed voorbereiden en uitproberen. Daarom: aanbesteden is zo gek nog niet, maar het vraagt een goede voorbereiding en uitvoering.
De bekers en potloden zijn daadwerkelijk gekocht. Ze kozen uiteindelijk voor het goedkoopste bekertje en hoofd inkoop Pietertje kreeg een compliment van zijn baas. Nu bestuderen ze het potlood vraagstuk.
Das geen metafoor. Was het maar zo. Helaas is het gewoon het goedkoop-duurkoop concept niet begrijpen. Zou het dan betekenen dat ze echt nog te stom zijn om een bekertje te kunnen bestellen zonder loterijaanbesteding ? Bingo !
😉
nog eens nachtje over geslapen. MIsschien heeft Tuijnman gewoon gelijk en is het hele artikel om de metafoor heen bedacht. Knap geschreven dat het niet helemaal duidelijk welk deel van het verhaal verzonnen is. Het woord aanbestedingspotloden als nieuwe spreekwoordelijke paarse krokodil, maar dan voor aanbestedingen.
Ambtenaren hebben de plicht tegen de maatschappelijk verantwoorde laagste prijs te werken. Dit verhaal is maatschappelijk onverantwoord. Voor hetzelfde geld zit en directeur eigenaar met een verbrande hand een paar weken thuis!