Derako International, producent van massief houten plafond-, wand- en gevelsystemen uit ‘t Zand, zocht een enterprise resource planning (erp)-systeem om na de recessie vlotter te herstellen. De verscheidenheid aan Excel-spreadsheets en de financiële software van Exact stond dit in de weg. Het geïntegreerde erp-pakket van Epicor, met Macroscoop als implementatiepartner, bleek uiteindelijk het beste aan te sluiten op de omgang met de complexe, gespecialiseerde schattingen en offertes en de houtproductie-eisen.
Derako (DEuren, RAmen, KOzijnen) levert zowel nationaal als internationaal maatwerk voor prestigieuze projecten als het plafondsysteem in de Birmingham Central Library in Engeland tot en met de duurzame massief houten wanden in de Erasmus Universiteit in Rotterdam en de Prinses Margrietkazerne. De demontabele systemen van Derako worden vaak gebruikt in publieke gebouwen, zoals universiteiten, scholen, zwembaden, theaters, winkelcentra, kantoorgebouwen, ziekenhuizen, kerken en gemeentehuizen. Er werken een man of 35.
Versnipperd
Toen Richard van den Engel in 2013 zijn intrede als ‘finance & information manager’ bij Derako deed, was het zijn taak de jaarlijkse omzet en de efficiëntie van het bedrijf te verhogen. Derako’s productie was behoorlijk op orde maar had net als andere bedrijven in de sector moeite met het snel herstellen na de recessie. Een van de manieren vond Van den Engel in de implementatie van een enterprise resource planning (erp)- systeem bij Derako.
Tot dan toe werden de bedrijfsprocessen ondersteund met behulp van een verscheidenheid aan Excel-spreadsheets en de financiën beheerd met behulp van Exact-software. Hoewel de Nederlandse productie goed draaide, ontbrak het Derako door deze versnipperde ict-huishouding aan de juiste stuurinformatie. Resultaten kwamen pas achteraf en leverden verouderde stuurinformatie op voor calculaties en offertes van projecten die al waren gerealiseerd. Wat weer invloed had op de marges van individuele projecten en dus op de resultaten van Derako.
Voor verkoop en calculatie gebruikte iedereen zijn eigen modellen en macro’s in Excel. Ook groeiden de vaste, indirecte kosten evenredig mee met de groei van de omzet. Terwijl een goed werkend erp-systeem een hefboom op de vaste kosten plaatst, zodat meer omzet kan worden gerealiseerd tegen dezelfde indirecte uitgaven.
Grillig
Van den Engel zocht als oplossing naar een geïntegreerd erp-pakket. Dit systeem moest echter wel kunnen omgaan met de complexe en gespecialiseerde schattingen, offertes en de houtproductie-eisen binnen Derako.
‘Werken met hout kun je niet gemakkelijk definiëren of beheren in getallen, artikelen of eenheden’, zegt hij. ‘We verkopen letterlijk in oneindige variaties. En wat we verkopen en produceren in houten panelen, produceren we in strekkende meters en die kopen we weer in kubieke meters in. Daarnaast is er niets zo grillig als de eigenschappen van onze houten grondstoffen in de verschillende toepassingen en onder wisselende gebruiksomstandigheden. Of het moeten de fluctueringen zijn op de wereldwijde houtmarkt waar we inkopen.’
Een aantal erp-leveranciers deed een poging maar slaagde er niet in om Derako te ondersteunen bij het automatiseren van de bedrijfsprocessen. Een van de struikelpunten was dat de inkoop-, productie- en verkoopafdelingen met verschillende eenheden werkten, wat betekende dat een passende erp-oplossing appels met peren zou moeten kunnen vergelijken. Na deze ervaringen kwam Van den Engel in contact met de Nederlandse Epicor-partner Macroscoop uit Nootdorp. Het bedrijf beval Epicor ERP versie 10 aan om de complexe processen te stroomlijnen.
Productconfigurator
Van den Engel: ‘Epicor bleek een troef in huis te hebben: hun productconfigurator ondersteunt de oneindige varianten die ons aanbod oplevert, zonder even zoveel artikelen aan te maken. Oneindige aantallen artikelen zou ons streven dwarsbomen om met business intelligence goede stuurinformatie te produceren. Het advies en de aanpak van Macroscoop sprak ons daarom aan.’
Na de implementatie van Epicor profiteert Derako van een alles-in-één-systeem, met een dashboard voor de grote kostenpost van de houtinkoop. Dat verbetert de inkoop en scheelt vele mensuren, aldus het bedrijf. Ook is er een dashboard voor het klantbeheer en de omzetprognose. ‘Routine maakt plaats voor het toevoegen van meerwaarde’, stelt Van den Engel.
‘Wij laden de gegevens uit de afzonderlijke Excel-bestanden in Epicor. Iedereen kan met gelijke middelen en de juiste kennis calculeren en offreren. Overeenkomsten worden onmiddellijk naar de productie omgezet. We hoeven niet meer drie keer per week de productiehal in om verbruiksgoederen als folie, spijkers en deuvels te inventariseren: het systeem doet een inkoopsuggestie. Eind 2015 willen wij onze buitenlandse vertegenwoordigers ook vanuit Epicor laten calculeren en offreren.’
Concurrender
Derako zegt door Epicor 10 nu in staat te zijn om sneller te reageren op veranderingen in de markt en de verzoeken van de klanten en zijn voorraden efficiënter te beheren. In het offertestadium kan Derako de klant logische, eenvoudige vragen stellen. Het Epicor-systeem is gevuld met de kennis en ervaring van Derako en de markt en geeft een gefundeerd antwoord: wat is het beste voor de klant, commercieel verantwoord voor Derako en haalbaar voor productie, aldus Van den Engel.
‘Voor het eerst in de geschiedenis van Derako kunnen we echt snelle en weloverwogen beslissingen nemen. We spelen nu dynamisch in op de omstandigheden. We zijn uitgegroeid tot een procesgedreven organisatie in plaats van een organisatie die kampt met een actuele achterstand in kennis. Hoe langer we Epicor gebruiken, des te betrouwbaarder is ons overzicht van en inzicht in de stand van zaken. En des te concurrerender kunnen we optreden tijdens snel veranderende omstandigheden.’
Macroscoop
Directeur/eigenaar Jan Dirk Hageman van Derako International stelt dat het bedrijf samen met Macroscoop een functionele erp-infrastructuur heeft kunnen realiseren. ‘Op basis hiervan kunnen wij direct adequate en strategische beslissingen nemen. Macroscoop biedt alles wat wij nodig hebben uit één keuken; dit biedt ons de slagkracht om succesvol te zijn.’
De positie van Macroscoop in het Epicor-ecosysteem is bijzonder. Het bedrijf is een van de weinige partners die de software zelfstandig verkopen, implementeren en ondersteunen met een eigen helpdeskorganisatie. ‘Andere partners doen alleen opleidingen en implementaties uit naam van Epicor. Wij hebben hier ook de sourcecodes en kunnen in de software kijken om klanten goed te ondersteunen. We ontwikkelen ook voor Epicor en denken mee over nieuwe functionaliteit, bijvoorbeeld op het gebied van lokale wet- en regelgeving’, vertelt Gard Overdevest, directeur/eigenaar van Macroscoop.
Dataworks en Vantage
De bijzondere positie komt voort uit het verleden, waar Macroscoop eind jaren negentig als ict-partner nauw verbonden was met het toenmalige Dataworks, leverancier van de bedrijfssoftware Vantage. Dat bedrijf wordt in 1998 door Epicor overgenomen en Vantage vormt de basis voor de ontwikkeling van Epicor ERP 9. Macroscoop wordt daarbij een belangrijke gesprekspartner voor Epicor en blijft dat ook voor Epicor ERP 10.
Niet geheel verwonderlijk is dan ook het feit dat het eerste bedrijf dat in 2014 live gaat met Epicor ERP versie 10 uit Nederland komt. De fijnmetaalbewerker Boers & Co uit Schiedam heeft het erp-pakket met hulp van Macroscoop ingevoerd en gebruikt het in het gehele assemblage- en afleveringsproces vanaf het magazijn tot en met de financiële afhandeling.
Volgens woordvoerster Merel Overdevest werken er momenteel in Nederland ruim tien klanten met Epicor ERP 10, waaronder ook kunststofproductiebedrijf BKB Precision, metaalbewerker Bumet en machinefabrikant ZPMC. Macroscoop is druk bezig met conversies en implementaties en er zitten er nog een paar in de pijplijn.
Epicor
Durfkapitalist Apax Partners koopt in 2011 erp-leverancier Epicor (opgericht in 1984) én logistieke softwarespecialist en kassasystemenleverancier Activant (opgericht in 1972) en voegde het samen tot Epicor Software Corporation. Het Amerikaanse bedrijf is een van de grotere leveranciers van erp-software in de wereld. Epicor Software heeft ruim twintigduizend klanten in zo’n 150 landen. Belangrijke sectoren zijn de industrie, de detailhandel en logistiek, de dienstverlening en het toerisme. Bij het bedrijf werken 3900 man. De omzet in het boekjaar 2014 bedraagt 900 miljoen dollar.
Eind april 2014 presenteerde Epicor de lang verwachte versie 10 van zijn erp-software op een gebruikersconferentie in Las Vegas. De bouw ervan heeft zo’n zeven jaar geduurd en er hebben vijfhonderd tot zevenhonderd ontwikkelaars aan gewerkt, zegt Robert Sinfield, product marketeer van Epicor.
Het nieuwe vlaggenschip, waarin Epicor veel heeft geïnvesteerd, kent dan ook een nieuwe basisarchitectuur. De Progress Open Edge-omgeving werd losgelaten; Epicor ERP 10 is ontwikkeld met behulp van .Net 4.5, SQL Server 2014 en Windows. ‘Onze focus ligt nu op de Microsoft-stack. De bouw van Epicor ERP 10 is de grootste .Net-ontwikkeling tot nu toe geweest.’
Robuust platform
Vergeleken met Epicor ERP 9 is versie 10 eenvoudiger in gebruik door een intuïtieve gebruikersinterface, schaalbaar en sneller én geschikt voor gebruik in de cloud (Microsoft Azure) en op allerhande mobiele apparatuur (met aanraakschermen). ‘Door over te stappen naar .Net-technologie is Epicor ook de komende tien jaar verzekerd van een robuust platform’, stelt Sinfield.
‘Het grote voordeel is dat de .Net-omgeving overal wordt gebruikt, of je nu bijvoorbeeld in Nederland, China of Latijns-Amerika zaken doet. Wil je je klanten in een globaliserende economie zo goed mogelijk ondersteunen, dan heb je daar ook een platform voor nodig dat overal inzetbaar is en ondersteund wordt door een omvangrijk ecosysteem. Microsoft heeft in dit opzicht ruimere mogelijkheden dan Progress.’
Met de overname van Solarsoft in 2012 heeft Epicor ook nog technologie in huis gehaald om internet of things (IoT)-toepassingen te maken voor onder meer de ‘smart factory’. Daarbij gaat het om ‘automated mes’ en het monitoren van machines met rapportages aan Epicor ERP zonder menselijke tussenkomst.
Dit artikel is eerder verschenen in Computable Magazine, jaargang 49, nummer 1, januari 2016.
