De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden heeft na een Europese aanbesteding gekozen voor de Zaaksuite van Green Valley uit Delft. Daarmee laat Drechtsteden zijn oorspronkelijk midoffice-platform Mozaiek vallen. Opmerkelijk is dat Drechtsteden niet heeft gekozen voor Mozard, de commerciële zaaksuite die veel overeenkomsten heeft met Mozaiek.
De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden is een samenwerkingsverband tussen zes Zuid-Hollandse gemeenten (Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht). In totaal telt het verband zo’n tweeduizend werknemers en beschikt het over ongeveer 3500 werkplekken, verdeeld over zestig locaties.
De invoering van de Zaaksuite van Green Valley betekent de volledige vervanging van de maatwerkoplossing Mozaiek. Zes gemeenten en vijf dochterorganisaties gaan aan de slag met dit nieuwe zaak-, klant en archiefsysteem. Volgens Rens Boogerd, algemeen directeur van Green Valley, gebeurt het gemeentebreed zaakgericht werken met een standaardpakket op een efficiëntere wijze dan met een maatwerkoplossing, met name binnen een gemeentelijk samenwerkingsverband.
Pionieren
De overstap naar Green Valley valt op omdat Drechtsteden de afgelopen tijd veel heeft geïnvesteerd in de doorontwikkeling in Mozaiek. Het midoffice-platform gold als een van de eerste oplossingen voor zaakgericht werken in Nederland en is in de periode 2001-2008 ontwikkeld door de gemeente Dordrecht. Volgens Mark Voogd, die er toentertijd als ambtenaar en programmamanager digitalisering van de gemeente Dordrecht bij betrokken was, geldt Mozaiek als het eerste webgebaseerde systeem waarin de gehele gemeente digitaal zaken verwerkte. Het Dordtse team heeft in de periode 2006-2008 Mozaiek ook in de Drechtsteden ingevoerd.
Voogd is in 2008 vertrokken en heeft het bedrijf IenPM opgericht, een leverancier van oplossingen voor e-dienstverlening voor de lokale overheid. Daarbij werkte hij nauw samen met Corné Dekker, de bedenker van Mozaiek voor de gemeente Dordrecht. Zij werden ingehuurd door het toenmalige Govunited, een gemeentelijk ict-samenwerkingsverband voor de e-overheid dat met hulp van Logica een zaaksysteem in de lucht wilde brengen met Dordrecht als lichtend voorbeeld.
Mislukt en gelukt
Toch lukte het Logica niet om een vergelijkbaar systeem te maken. Voogd stelde nog voor om Mozaiek als alternatief aan te bieden aan de Govunited-leden. Dat wilde de GovUnited-directie niet. In 2012 verving Green Valley Logica; Govunited kondigde echter eind 2014 aan om rond oktober 2016 te stoppen met de e-dienstverlening aan de vijftien overgebleven leden.
Intussen riep Voogd zijn oude Dordtse team met Corné Dekker opnieuw bijeen en startte met de bouw van de Mozard Suite. Die heeft qua visie en architectuur dezelfde basis als Mozaiek. Mozard is een ‘all in one’ softwareplatform voor de e-dienstverlening bij de lokale overheid. In de suite bevinden zich onder andere een zaaksysteem, een objectregistratiesysteem, een documentmanagementsysteem, een contentmanagementsysteem met formulieren, een intranet en een klantcontactsysteem. ‘Met dit platform zijn we vanaf 2010 met gemiddeld vijf klanten per jaar gegroeid. Daarbij zit ook een aantal ex-leden van Govunited, zoals Midden-Drenthe en Zaanstad’, aldus Voogd.
Vreemde gang van zaken
Eind 2013 liet Drechtsteden een onderzoek uitvoeren naar de vervanging van Mozaiek. De geschatte verdere ontwikkelkosten voor het platform begonnen dusdanig op te lopen dat een overstap naar een standaardoplossing van een marktpartij verstandiger werd geacht. Het adviesbureau KBenP Zaakgericht Werken werkte in dit onderzoek een aantal scenario’s uit, waaronder die van de vervanging door het Mozard-platform. KbenP adviseerde Drechtsteden dit scenario te volgen, maar het samenwerkingsverband schreef alsnog een aanbesteding uit, waarna de keuze viel op GovUnited-leverancier Green Valley.
Voogd noemt de gang van zaken ‘een vreemde situatie’. ‘Wij hebben begin dit jaar een zeer schappelijke offerte neergelegd, temeer vanwege onze geschiedenis met Drechtsteden. Het mocht niet baten. Na de keuze voor Green Valley zijn we alweer een jaar verder en is er nog geen proces vervangen; Mozaiek draait nog gewoon.’
Volgens Voogd is het migreren van Mozaiek naar het Mozard-platform aanzienlijk minder kostbaar dan de invoering van een nieuw systeem en de migratie daar naar toe. ‘Wij hadden in onze aanbieding namelijk ook een naadloze migratie geoffreerd. Dat moeten we met Green Valley nog afwachten.’
Prestatie-inkoop
Drechtsteden laat weten in het aanbestedingstraject niet over één nacht ijs te zijn gegaan. ‘De aanbesteding is uitgevoerd op basis van de Best Value-methode, ook wel prestatie-inkoop genoemd. Deze inkoopmethode is buiten het inkoopveld van software-oplossingen een succesvolle en beproefde wijze van inkopen en legt in vergelijking met meer traditionele inkoopmethoden een grotere verantwoordelijkheid voor het behalen van de uiteindelijke doelstellingen bij de leverancier. Ook levert het minder werk op voor de aanbestedende dienst’, beweert Dré Martens, die de aanbesteding namens Drechtsteden heeft begeleid.
Martens heeft in een persverklaring een heel lang antwoord nodig om aan te geven waarom de keuze voor Green Valley toch de meest logische is: ‘Door in de offertefase te vragen naar aantoonbare prestaties van leveranciers en daarnaast voorafgaande aan de gunning met de kandidaat-contractant een intensief traject in te gaan waarin deze partij concreet dient aan te tonen dat het daadwerkelijk kan leveren wat het in de offerte belooft, kies je als aanbestedende dienst niet alleen de partij met de meeste expertise en ervaring, maar verklein je ook de kans op eventuele misverstanden en onaangename verrassingen achteraf tot het absolute minimum.’
