Zeelandia biedt transparantie met 8Man

De Koninklijke Zeelandia Groep, specialist in bakkerij-ingrediënten, wil toegang tot gevoelige informatie, zoals recepturen, goed kunnen beheren. Voorheen was er te weinig zicht op wie, welke data binnen het bedrijf gebruikt. Het beheer van toegangsrechten moest beter en transparanter. De Ictivity Groep begeleidde Zeelandia naar software-oplossing 8Man, waarmee de ‘kroonjuwelen’ nu goed zijn beveiligd.

‘We hebben nu de gemoedsrust die we wensen. De kerncriteria voor informatiebeveiliging zijn beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Voor niet-ict’ers is het niet makkelijk te beoordelen of de bedrijfsdata voldoen aan deze criteria’, betoogt Bert de Vos, hoofd ict-beheer bij Zeelandia. ‘We wilden weten of gebruikers voldoende en niet te veel toegangsrechten hebben tot applicaties, data en managementinformatie die ze gebruiken voor het dagelijkse werk.’

Structureel rapporteren

De Vos had zelf verkennend marktonderzoek verricht en was op basis van diverse criteria – waaronder gebruiksvriendelijkheid, functionaliteit, supportfaciliteiten en prijs – uitgekomen op het nieuwe product 8Man. Hij werd in zijn keuze bevestigd toen Zeelandia’s infrabeheerpartner Ictivity via een heel andere route op exact hetzelfde product kwam. Ictivity nam het product op in het portfolio, inventariseerde de wensen, eisen en verwachtingen ten aanzien van de tool en stelde een projectplan op. Het traject startte rond de jaarwisseling 2014/15 en in mei 2015 werd 8Man werkend en wel opgeleverd.

Zeelandia werkt inmiddels enkele maanden met de software naar tevredenheid. De Vos: ‘We kunnen nu exact en structureel rapporteren over wie, welke rechten heeft, gerelateerd aan welke data. Zowel gezien vanuit die data als vanuit de medewerker. Wat zijn de toegangsrechten van deze persoon? En waarom heeft hij of zij bijvoorbeeld al negentig dagen niet ingelogd? Meestal komt dit doordat er sprake is van langdurige ziekte, zwangerschapsverlof of een lang verblijf in het buitenland. Maar het kan óók zijn dat de medewerker ontslagen is en zijn account nog steeds niet is afgesloten. Met 8Man weten we snel waar we aan toe zijn.’

Organisatorische inzichten

Zeelandia heeft dankzij de software ook enkele belangrijke, nieuwe organisatorische inzichten gekregen. De Vos: ‘Dankzij 8Man hebben we nu beter zicht op hoe gedeeltes van de infrastructuur zijn ingericht. Met als voordeel dat nu minder technische kennis nodig is om te zien welke medewerkers welke applicaties kunnen gebruiken. Voorheen moest ik allerlei ingewikkelde systemen in om daarover te rapporteren, of was ik genoodzaakt aan een techneut te vragen mij bepaalde info op te lepelen. Met 8Man kan ik het makkelijk zelf.’

Een heldere autorisatiestructuur heeft ook impact op de integriteit van informatie. Is de informatie juist, volledig en actueel? Zeelandia hanteert hierbij de regel van ‘Least privileges’, waarbij een gebruiker enkel toegang moet krijgen tot de systemen en informatie die hij of zij voor het dagelijkse werk nodig heeft. De helpdesk van het bedrijf profiteert ook daarvan, want vragen over autorisaties kunnen snel en eenduidig worden beantwoord. Het werk van de helpdeskmedewerkers is daarmee eenvoudiger geworden. ‘Werken met 8Man dwingt een bepaalde methodiek af die minder foutgevoelig is’, aldus De Vos.

Toekomstige uitbreidingen

Zeelandia wil de functionaliteit in de nabije toekomst verder uitbreiden naar totale tracking, waarin volledig kan worden vastgelegd wie wat gedaan heeft met welke data, en wanneer. Het zal de transparantie en de security awareness binnen het bedrijf flink verbeteren. Daar gaat een preventieve werking van uit, verwacht De Vos. ‘Als medewerkers zich realiseren dat alle handelingen rondom specifieke informatie wordt vastgelegd, zal er beter worden nagedacht of bepaalde gegevens wel gedeeld moeten worden. Ze worden hier kritischer in. Preventie is beter dan correctie.’

Het project is volgens plan verlopen, aldus De Vos. ‘Onvoorziene uitdagingen heb je altijd, maar het gaat erom hoe je daarmee als opdrachtgever en opdrachtnemer omgaat. In Ictivity hebben we een betrouwbare partner gevonden, die de gedeelde verantwoordelijkheid voelt om een project tot een goed einde te brengen. Dat is een van de redenen waarom we al jaren zakendoen met Ictivity. De onderlinge klik is groot.’