Ik ben automatiseerder, dus ik automatiseer

Vorige week ging er een post viral van een it'er die zijn werk tot in de puntjes had geautomatiseerd: niet alleen werd zijn baas automatisch afgeserveerd met een ziekmelding als hij niet op tijd ingelogd was op zijn werkplek, ook als hij na kantooruren nog was ingelogd kreeg zijn vrouw automatisch een sms met de boodschap dat hij aan het overwerken was. De reacties op dit bericht waren nogal wisselend, variërend van afschuwelijk tot fantastisch.

Eerlijk gezegd hoop ik dat er meer it’ers zijn die met dit soort handigheidjes werken. De source code van zijn scripts zijn inmiddels openbaar en staan op Github. Om de verschillende reacties te kunnen plaatsen moet je eerst wat weten over it’ers. Er zijn twee soorten it’ers: diegenen die ‘in de automatisering werken’ (type A) en diegenen die daadwerkelijk automatiseren (type B). Bij die laatste groep zit het automatiseren in het dna (Ik ben nog in afwachting van wetenschappelijk onderzoek dat aantoont dat er een genetisch verschil is tussen type A en B).

De laatste tijd wordt het me steeds duidelijker dat de meerderheid van de it’ers over het dna type-A beschikt. Die praten wel over automatisering, maar doen het in de praktijk niet, ze blijven gerust taken herhaaldelijk uitvoeren zonder na te denken over de mogelijkheden om deze te automatiseren. Hiermee houden ze niet alleen jarenlang hun handmatige werkzaamheden in stand (en hun eigen baantje), maar remmen ze ook de innovatie in een organisatie als een anker achter een boot. Geen scriptjes om automatisch de koffiemachine aan te sturen dus.

Wil je nou weten of de it’ers in jouw organisatie van type-A of type-B zijn, let dan eens op de volgende dingen:

• Zijn er weinig self-service mogelijkheden voor de afnemers/gebruikers?
• Zie je veel dagelijks of wekelijks terugkerende taken die met de hand worden uitgevoerd of zijn geoutsourced naar India?
• Werk je met verouderde versies van software?
• Zijn er veel Excelsheets in omloop?

Als je hier een paar vragen met ‘ja’ beantwoord hebt, is de kans groot dat je met it’ers type A te maken hebt.

Om wat meer toe te spitsen op it-organisaties waar infrastructuur beheerd wordt; die zien er als volgt uit met type-A it’ers:

• Servers worden nog met de hand geïnstalleerd en geconfigureerd.
• Registratie en documentatie gebeurt met de hand in Excelsheets
• Er vindt geen ketenmonitoring plaats maar elementmonitoring.
• Nieuwe versies van software uitrollen is een drama.
• Van software-defined hebben ze nog nooit gehoord.

Dat een transitie van type-A naar type-B it’ers een beenmergtransplantatie vereist, spreekt voor zich.

Bij het opbouwen van je it-teams wil je dus eigenlijk selecteren op het dna. Nou lijkt het me wat bot om simpelweg de wattenstaaf in de mond van de sollicitant te duwen voor een dna-onderzoek dus zal je moeten vragen naar zijn vaardigheden. Waar let je dan op?

Een echte automatiseerder beschikt naast technische vaardigheden ook over analytisch inzicht en dat is iets wat je maar lastig kunt trainen. Ik ken zelf geen cursus die jarenlang met Lego spelen kan evenaren, vraag hier dus ook naar. Daarnaast zie je dat de automatiseerder scripting- of wat basis programmeerervaring heeft. De kans dat je een automatiseerder treft onder de Linux-engineers is ook groter dan onder de Windows-engineers. Simpelweg omdat ze dat al veel langer ‘de norm vinden’.

Vraag ook vooral naar voorbeelden uit de praktijk. Heeft hij de koffieautomaat gehackt? Direct aannemen!

Ik ben zelf een automatiseerder van type-B en dat zal ik toelichten aan de hand van een paar voorbeeldjes.

Voorbeeld van een ondernemer

Als ondernemer moet ik ieder kwartaal mijn belastingaangifte indienen. Ik doe mijn boekhouding grotendeels zelf in Exact Online, maar het klaarmaken van de aangifte is nog steeds een boel werk. Ik moet namelijk bij verschillende leveranciers inloggen en de pdf-facturen opzoeken en vervolgens invoeren in Exact. En dat gaat om best wel wat factuurtjes, denk aan: de brandstofpas, Yellowbrick voor het parkeren, de factuur van XS4all voor het internet, de factuur voor Vodafone, et cetera. 

Zomaar zes facturen per maand waarvoor ik moet inloggen, zoeken, downloaden en vervolgens uploaden naar Exact Online. Inmiddels heb ik dat proces van het opzoeken en inboeken van al deze facturen volledig geautomatiseerd. Wist je dat daar gewoon een SaaS-dienst voor bestaat? StoreCove doet precies dat werk voor me.

Cloudtraining geautomatiseerd

Samen met collega Chris geef ik (inmiddels met enige regelmaat) een cloudtraining op Amazon en Azure. Toen we deze voor de eerste keer gaven stuurden we met de hand alle e-mails naar de cursisten uit en zetten we met de hand de trainingsomgeving klaar bij Amazon en Azure.

Inmiddels hoeven we alleen maar een nieuwe datum in te voeren en alle e-mails rond de training worden geautomatiseerd verzonden vanuit een workflow in onze marketingsoftware en de trainingomgeving voor de cursisten wordt automatisch klaargezet en na afloop weer netjes opgeruimd met wat handige scriptjes. Volledig geautomatiseerd is het nog niet: we staan nog steeds twee dagen voor de klas, maar de rompslomp er eromheen is weg.

Ander voorbeeld

Voor mijn werk maken we regelmatig gebruik van online enquêtes om klanttevredenheid te meten. Als dank voor het invullen van zo’n enquête krijgt de klant een cadeautje toegestuurd en in ons geval is dat een digitaal exemplaar van een onderzoeksrapport. Dat deden we eerst handmatig: opzoeken wie de enquête al beantwoord had, e-mailadres kopiëren, nieuwe e-mail maken, attachment aanhangen, et cetera. Ook dat werkje hebben we inmiddels volledig geautomatiseerd. 

Zodra iemand in Surveymonkey een enquête ingevuld heeft, wordt dat signaal opgepikt door Zapier, de tool die verschillende clouddiensten voor ons koppelt. Zapier stuurt vervolgens een signaaltje naar ons marketingsysteem dat direct een gepersonaliseerde e-mail met het onderzoeksrapport uitstuurt. De tijd die ik hiermee per week bespaar is zomaar een uur. Het kostte me tien minuten om het proces te automatiseren met Zapier en de pret die het gaf, omdat het in één keer werkte was onbetaalbaar.

Moraal

De moraal van dit verhaal? Werk je in de automatisering of ben je een automatiseerder? Het verschil tussen zelf automatiseren of straks geautomatiseerd worden is bepaald in je dna. Natuurlijk is niet alles te automatiseren en zijn er genoeg processen die ‘we doen het al jaren zo’ ook nog even zo blijven. Het speelveld van de automatiseerder verandert echter drastisch en dat vraagt om type-B. Onvoldoende type-B in huis? Voer de beenmerg transplantatie uit!

N.B. Dit bericht is geautomatiseerd opgesteld en verzonden. Op reacties zal worden gereageerd.