Digitaal Loket Parket CVOM en CJIB is succes

Het digitale loket van Parket CVOM en het CJIB waar verkeersboetes online kunnen worden bekeken, betaald en beroep kan worden ingediend is een succes. Bij het OM zijn sinds begin 2014 160.000 beroepen binnengekomen en bij het CJIB staat de teller sinds de officiële start op 30 juni jl. op 280.000 bezoeken en 35.000 betalingen. Het digitale loket van het CJIB is sinds 28 oktober ook geschikt voor smartphone of tablet.

Albert Hazelhoff, hoofdofficier van justitie Parket Centrale Verwerking Openbaar Ministerie (CVOM) en Simon Sibma, algemeen directeur van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), vertellen over de weg ernaar toe en de stappen die in het verschiet liggen.

Het Parket CVOM en het CJIB maken beide van een digitaal loket gebruik vanuit een centrale en gezamenlijke architectuur, intern wordt dit het Burgerportaal genoemd. Dit portaal is tot stand gebracht door het CJIB, Parket CVOM, Justitiële Informatiedienst en de politie. Het is een resultaat van het programma Versterking Prestaties Strafrechtketen (VPS) van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ). Andere digitale loketten binnen de keten van VenJ zijn het Advocatenloket op Rechtspraak.nl en het Slachtoffer Informatie Portaal. Maar deze zijn minder grootschalig dan het Burgerportaal dat volledig is toegespitst op de burger. Van al deze initiatieven gaat een stimulerende werking uit op het strategisch denken binnen VenJ hoe vorm te geven aan digitale interactie met de samenleving, stellen Hazelhoff en Sibma.

Het goede voorbeeld

Parket CVOM beoordeelt ongeveer 600.000 zaken op jaarbasis. ‘Elke Nederlander kan met ons in aanraking komen’, zegt Hazelhoff. In het primaire proces is een duidelijke relatie met het CJIB, legt hij uit. ‘Wij zitten in het proces in veel gevallen achter het CJIB: je krijgt een boete en daar kun je tegen in beroep. Er zijn ook situaties waarin wij zelf een strafbeschikking opleggen. Bijvoorbeeld bij het gebruik van alcohol in het verkeer. Het OM legt een strafbeschikking op waarna het CJIB deze int. Indien iemand het daar niet mee eens is, komt hij weer bij ons. Dat is in grote lijnen ons gezamenlijke proces.’

Hazelhoff en Sibma gingen een paar jaar geleden rond de tafel zitten en zagen eenzelfde toekomstperspectief: digitalisering moest ervoor zorgen dat burgers veel eenvoudiger in beroep kunnen gaan tegen hen opgelegde verkeersboetes, dat hun beroep sneller zou worden beoordeeld en ook dat de grote papierstroom in het justitiële domein zou verminderen.

Sibma: ‘Ik vergeet nooit dat wij zo 3,5 jaar geleden een bijeenkomst hadden met de hele keten en gezamenlijk naar ons proces hebben gekeken in de context van de maatschappelijke vraag. We hebben gesproken over op welke terreinen we wat grotere stappen zouden kunnen zetten, waarbij de conclusie was: je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Dat ligt ook ten grondslag aan deze digitale ontwikkeling voor de burgerinteractie, om het maar zo te noemen. ‘Laten wij nou eens met zijn tweeën beginnen met onze eigen processen. Daar hebben we zeggenschap over. Daar kunnen we meters in maken’, zeiden we tegen elkaar. Zo is het initiatief ontwikkeld, eerst gewoon vanuit een verkenning. Zulke samenwerkingsprocessen gaan niet vanzelf en we realiseerden ons dat als wij niet het goede voorbeeld zouden geven, dat we dat dan ook niet van onze eigen organisatie mochten verwachten.’

Hazelhoff: ‘Tot op de dag van vandaag maken we naar onze eigen organisaties duidelijk dat dit niet alleen onontkoombaar is, maar ook heel erg motiverend is om ten behoeve van die verbetering van de dienstverlening, ook verbetering aan te brengen in je werkprocessen en samenwerkingstrajecten. Het loket van Parket CVOM is volstrekt herkenbaar net zo goed als het CJIB-loket eigenstandig is in zijn rol. Maar de burger merkt daar niets van, die wordt over en weer keurig automatisch en digitaal doorgesluisd.’

Sibma: ‘Daar hebben wij ook op gestuurd. We hebben gezegd: dit is een gezamenlijk releaseprogramma en we willen het pas presenteren als de gezamenlijke koppeling er ook in zit.’

Stap voor stap

Hazelhoff: ‘Hoewel ik denk dat dit digitaliseringsprogramma grote gevolgen heeft voor de burger én onze bedrijfsvoering, hebben we het relatief klein gehouden in de besturing. Ik denk dat onze gezamenlijke aanpak een goed voorbeeld is binnen de justitieketen. Het besturingsconcept is heel helder en het invoeringstraject verloopt fasegewijs – in it-termen: patchgewijs. Geen ‘big bang’ maar stap voor stap.’

Sibma: ‘Even de bescheidenheid voorbij: ik denk dat wij erin zijn geslaagd om iets ingewikkelds simpel te maken. We hadden ons ook kunnen verschuilen achter de complexiteit van processen, procedures, tempi en it-contracten die de verschillende partijen hebben. We zijn er goed in geslaagd om uitgangspunten te formuleren voor dit programma: zoek naar grote processen die impact hebben op burgers, gebruik generieke overheidsvoorzieningen, zorg dat de privacy en security langs de justitie maatstaven getoetst is. En zorg voor een ontwikkelstrategie die niet gedreven wordt door mijlpalen die te ver uit het zicht liggen.’

Als ‘spin off’ zijn ook de callcenters van Parket CVOM en het CJIB inmiddels tot één informatiecentrum geïntegreerd. Sibma lacht: ‘Hebben we hier nou vreselijk over nagedacht in de zin van kanalenstrategie? Nee. Het is eigenlijk vanzelf ontstaan. Je ontwikkelt een portaal samen en stelt vast dat je ook andere kanalen aan elkaar kunt knopen om het voor de burger eenvoudiger te maken. Zo hebben we ook gekeken naar onze gezamenlijke papieruitwisseling en de vraag gesteld of we daarin zouden kunnen digitaliseren door meer te scannen. En hoe kunnen we er nou voor zorgen dat burgers ook geen brieven meer hoeven te posten?

Een volgende belangrijke stap is dat we de beschikking, die grote brief met die acceptgiro eronder, gaan versimpelen. Die dateert nog van 25 jaar geleden.’ Hazelhoff glimlacht: ‘Maar in die 25 jaar hebben we niet stil gezeten. Door de digitalisering heb je als burger nu veel meer mogelijkheden voor interactie met de overheid en het verkrijgen van informatie.’

Sibma: ‘Uiteindelijk biedt zo’n portaal ook weer de mogelijkheden om mensen beter te informeren. Als je het opent, krijg je een overzicht van overtredingen van het afgelopen jaar. Je kunt inmiddels online ook een aanvraag doen voor een betalingsregeling Het portaal is bedoeld om de interactie met de burger simpeler te maken. Zo wordt het minder foutgevoelig. Mensen vergeten op tijd te betalen of vullen het betalingskenmerk net verkeerd in. Dan krijgen ze een aanmaning met een verhoging, en dat is zonde. Dus wij proberen eigenlijk het proces zuiverder in te richten, waardoor het gemakkelijker gaat. Burgers hebben ook minder het gevoel dat ze met ons contact hoeven te zoeken. Het CJIB biedt online alle informatie, ze kunnen het hele dossier voor zich zien. De informatie over de plek waar is geflitst; de flitsfoto, de ijkrapporten en de bevoegdheden van betrokken ambtenaren. Dat is toch zeer transparant. Ze kunnen direct betalen en maar krijgen ook de mogelijkheid via het loket van het OM in beroep te gaan. Hiervoor hoeft iemand maar één keer in te loggen met DigiD. Via deze ‘single sign on’ komen mensen direct in het OM-loket waarbij we onder water allerlei data meegeven.’

Logische partners

Over de ketenpartners zegt Sibma: ‘Justitiële Informatiedienst regelt binnen de justitieketen de digitale archivering. Dan is het logisch om die partner aan te sluiten voor de opslag en archivering van foto’s. De politie is nu bezig met de ontwikkeling van ‘hand helds’ op straat zodat overtredingen die daar worden vastgesteld, op die wijze direct kunnen worden verwerkt. Er wordt ook gewerkt aan een voorziening voor direct betalen op de politiebureaus. Al die informatie komt dan keurig in onze systemen terecht.’

Hazelhoff: ‘Een andere belangrijke ketenpartner is de Zittende Magistratuur (ZM), dat zijn de rechters. Daar komen burgers terecht als ze in (hoger) beroep gaan en hier speelt dan ook informatie uitwisseling in de VenJ keten een belangrijke rol op basis van éénduidige, éénmalige opslag en meervoudige ontsluiting. In onze portalenplanning hopen we ergens in de loop van 2016 een eerste stap te kunnen zetten, zodat we de ZM wellicht al in 2017 kunnen aansluiten. We zijn er over in gesprek met de ZM en het gezamenlijke uitgangspunt blijft: stap voor stap. Zo is het beheersbaar en goed in te richten. Kleine stappen voor ons, die van grote betekenis zijn voor de dienstverlening aan burgers.’

Sibma knikt: ‘We willen graag aan onze implementatiestrategie vasthouden. We kijken: wat zijn logische partners? Wat zijn generieke uitgangspunten die ons kunnen gaan helpen? Zo hebben we ook de verbinding met de Manifestgroep vrij naadloos gevonden. Want daarin ligt ook onze gezamenlijke uitvoeringsverantwoordelijkheid zodat de digitale diensten naar de burger in de generieke voorziening van de BerichtenBox van MijnOverheid.nl terechtkomen. Dat past in de ‘mainstream’ van onze online dienstverlening. Wellicht dat een app dat verder kan stimuleren en faciliteren.’

Hazelhoff: ‘We richten ons nu in eerste instantie op de administratieve boetes. De volgende stap zit op het domein van de strafrechtelijke boetes. Dat ontwikkelen we via dezelfde ontwerpprincipes. De gemiddelde burger ziet geen verschil, maar voor ons betekent het wel dat we moeten uitgaan van geheel andere regel- en wetgeving. Onder water zetten we daar dezelfde processtappen , waarbij éénduidige opslag en meervoudige ontsluiting de uitgangspunten zijn. Het berichtenverkeer tussen ketenpartners kan zodoende enorm worden teruggedrongen, en daarmee de kwetsbaarheid. Maar dan praat je echt over een paar jaar verder.’

Sibma: ‘De potentie van ’de gezamenlijke architectuur met centraal gedeelde data is groot, het biedt vele mogelijkheden om verder te verrijken. De kunst is vast te houden aan de uitgangspunten: volume, generieke data, gebruik van justitie-standaarden. En: ieder binnen de eigen verantwoordelijkheden z’n eigen werk doen. Er zijn volop mogelijkheden om in de keten van VenJ nog uit te breiden. Vanuit de business van Parket CVOM en het CJIB zijn er nog vele wensen. De interactie met het buitenland zou je veel meer via het portaal kunnen laten verlopen, ook kunnen er nog meer online betaaldiensten worden aangeboden. Je kunt voor het CJIB ook denken aan incasso voor andere overheden. Daar ligt nu een geweldig goede basis voor.’

Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 9.