EP-Nuffic draagt onder andere bij aan het versterken van kennis en vaardigheden in ontwikkelingslanden, middels het Niche-programma. Voor de samenwerking in projecten had EP-Nuffic een nieuwe samenwerkings- en projectomgeving nodig. Motion10 hielp hen daarbij en bouwde samen met hen het Wire-platform, op basis van Microsoft Office 365 en een Azure App.
Eén van de belangrijkste en meest toekomstbestendige manieren om een land te helpen ontwikkelen, is het versterken van de onderwijsinstellingen. EP-Nuffic doet dit in vijftien landen waaronder Bangladesh, Indonesië, Mali, en Rwanda. EP-Nuffic is beheerder van het subsidieprogramma Niche: Netherlands initiative for capacity development in higher education. Dit is een programma voor de duurzame versterking van de opleidings- en trainingscapaciteit van het middelbaar en hoger onderwijs in ontwikkelingslanden.
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de expertise van Nederlandse kennisinstellingen en andere organisaties. Het ministerie van Buitenlandse Zaken (Ontwikkelingssamenwerking) financiert het programma. EP-Nuffic brengt partijen bij elkaar: onderwijsinstellingen in het buitenland en de Nederlandse instellingen en bedrijven met wie ze gezamenlijk projecten doen.
EP-Nuffic begeleidt bijvoorbeeld projecten die universiteiten in Indonesië ondersteunen op het gebied van voedselvoorziening en logistiek. In Rwanda helpt het Niche-programma de nationale universiteit met het opleiden van specialisten op het gebied van geografische informatie systemen (gis) en remote sensing. Dit soort specialisten heeft het land nodig om bijvoorbeeld bij te dragen aan projecten rondom duurzame ontwikkeling en voedselveiligheid.
Monitoren van complexe projecten
Ute Jansen, hoofd afdeling capaciteitsopbouw: ‘Binnen het Niche-programma gaat het niet alleen om curricula-ontwikkeling of het opzetten van een PhD-opleiding. Wij versterken bijvoorbeeld ook managementaspecten. We geloven dat je meer effect hebt als je problemen integraal oppakt. Belangrijk hierbij is de vraag: hoe kan een opleiding goed aansluiten op de vraag in de arbeidsmarkt in zo’n land? Bij een project komen dus verschillende actoren bij elkaar: niet alleen kennisinstellingen, maar ook steeds vaker Nederlandse bedrijven. Zoals bijvoorbeeld Philips in sommige projecten op het gebied van gezondheidszorg. EP-Nuffic werkt nauw samen met de Nederlandse ambassades ter plekke om ervoor te zorgen dat het Niche-programma naadloos aansluit bij de doelstellingen van het Nederlandse ontwikkelingsbeleid.’
Om deze multi-stakeholder projecten goed voor elkaar te krijgen heb je een complex primair-proces nodig. Elk project doorloopt verschillende fasen. Van het ontwikkelen van een projectvoorstel over het bij elkaar brengen van vraag en aanbod, tot het monitoren van het projectverloop. Bij zulke complexe processen hoort een goed platform voor projectmanagement en monitoring.
De workflow van het oude systeem was erg beperkt; bijna handmatig. Veel van het procesmanagement en de monitoring ging nog met Excel. Dit was niet erg betrouwbaar. Ook heeft het Niche-programma een flinke bezuiniging gekend. EP-Nuffic moest dus systemen hebben die ervoor zorgen dat efficiënter gewerkt kan worden.
Gebruiksvriendelijkheid verbeteren
Jansen: ‘De belangrijkste uitdaging was: betrouwbare data ter beschikking hebben waar je verschillende rapportages uit kunt halen. Voor de eigen rapportage en voor verantwoording naar het ministerie. Hoeveel projecten hebben we bijvoorbeeld op het gebied van voedselveiligheid of seksueel-reproductieve gezondheid en rechten?’
EP-Nuffic wilde het projectbeheer, de monitoring en de rapportage van projecten verbeteren. En ze wilden op korte termijn goed werkende workflow functionaliteiten. De wens was dat gebruiksvriendelijkheid en de performance werden verbeterd, het aantal benodigde handelingen werd verminderd en de rapportagecyclus beter kon worden gemonitord.
Betrouwbare partner
Na een aanbestedingstraject kwam Motion10 als beste uit de bus in een objectieve scoring op prijs/kwaliteit verhouding. Jansen: ‘Naast prijs/kwaliteit is het heel belangrijk dat je een klik hebt, dat je goed kunt samenwerken. Daarop hebben we Motion10 uiteindelijk geselecteerd. Wat ook sterk naar voren kwam, is dat Motion10 overkwam als een betrouwbare partner.’
EP-Nuffic koos voor de cloud oplossing Office 365. Dit in verband met het onderhoud, de kosten en het feit dat gegevens vanuit de cloud overal beschikbaar zijn, onafhankelijk van de on-premise omgeving. Daarnaast is er gebruik gemaakt van een Provider-Hosted App in Azure om het systeem nog intuïtiever te maken.
Modelkantoor aanpak
Bij de implementatie van de nieuwe samenwerkings- en projectomgeving werd de Motion10 Modelkantoor aanpak toegepast. Een aanpak waarbij intensieve samenwerking met EP-Nuffic medewerkers voorop staat. Adoptie van het nieuwe platform staat centraal. Noodzakelijke stappen voor succes waren volgens de projectleider van EP-Nuffic:
1. De startfase met het adviesrapport.
‘Belangrijk was dat we startten met het adviesrapport dat we hebben gevraagd. We wilden vooraf een duidelijk advies hebben: ‘wat is de beste technologie en hoe gaan we die toepassen?’ Daar wilden we echt een aantal weken voor uittrekken.’
2. Structuur in de projectfases.
‘Het was belangrijk dat we met EP-Nuffic medewerkers en Motion10-consultants een hecht team vormden en de projectplanning goed vormgaven. En dat we duidelijk wisten wat er na elke projectfase werd opgeleverd.’
3. Fysieke aanwezigheid projectteam.
‘Wat vooral tot succes leidt: de wijze waarop je met elkaar gaat samenwerken. De oplossingsgerichte houding van de Motion10 consultants heb ik erg gewaardeerd. Wat ik heb gezien is dat ze ver buiten het afgesproken werk zijn gegaan om een echt werkende oplossing te leveren. Zó enthousiast en betrokken. Uniek! Belangrijk bij zo’n proces is dat je met elkaar op locatie werkt. We moesten echt als project owner en ontwikkelaars bij elkaar in dezelfde ruimte zitten. We waren blij verrast met de efficiencywinst als je zulke korte lijnen kunt houden.’
Resultaten en adoptie
De medewerkers van EP-Nuffic hebben nu een dashboard in Sharepoint Online. De gegevens rondom projecten worden daarin opgeslagen. De hosted-provider app in Azure gebruiken ze om de projectgegevens te wijzigen. De medewerkers gebruiken de app vooral op desktop, maar hij is ook mobiel goed te gebruiken.
Jansen: ‘Medewerkers moeten vaak reizen, dus het is belangrijk dat ze het systeem ook mobiel – bijvoorbeeld in Uganda of in Ethiopië – kunnen gebruiken.’ Het gehele team maakt gebruik van het nieuwe platform. Bijvoorbeeld voor het invullen of wijzigen van projectinformatie of voor rapportage aan interne en externe stakeholders.
‘Het belangrijkste wat we nu al constateren is dat de informatie die in Wire zit, veel betrouwbaarder is dan in het vorige platform. We lopen nu tegen inconsistenties aan vanuit het oude systeem, waarvan we weten dat die niet meer gaan voorkomen. Mensen kunnen nu goed samenwerken binnen de verschillende projecten. Ik zou ook zeggen; een resultaat van deze implementatie is een gelukkig team. Ik heb echt een team met kritische mensen, die niet zomaar blij zijn met een nieuwe samenwerkings- en projectomgeving. Maar je hoort het gewoon van de mensen: Eindelijk kunnen we beter samenwerken, het werkt!’
Ilundi Wuyts, product owner: ‘Ik ben hier acht jaar geleden binnengekomen met de constatering dat informatie in allerlei systemen zat, versnipperd door de hele organisatie. Het geeft stress als je voelt dat je data niet betrouwbaar is. Nu kan ik eindelijk rustig slapen. Ik heb eindelijk het gevoel: we zijn er.’
