Blijft het papierloze kantoor vaak een mooie droom, bij Belfius Insurance is dit realiteit dankzij een scanoplossing van ProceDo, specialist op het gebied van document management oplossingen, in combinatie met netwerkscanners van Kodak Alaris. Een nieuw concept dat ook heel goed kan worden toegepast bij andere verzekeringsbedrijven en banken.
Belfius Insurance heeft al jaren ervaring met het digitaliseren van documenten. Het scannen wordt decentraal uitgevoerd bij de meer dan driehonderd kantoren van de verzekeringsmakelaars (merknaam DVV Verzekeringen) van Belfius zelf. ‘Hierdoor vormt het scannen geen centraal knelpunt’, aldus Martin Malengier, change consultant & project lead bij Belfius Insurance. ‘Tegelijk kunnen de verzekeringsmakelaars hierdoor sneller en professioneler werken. Met deze scanoplossing helpen we hen daarbij. Er zijn weinig verzekeringsbedrijven die daar zo ver in gaan als Belfius en we zijn er dan ook al een achttal jaar mee bezig.’
De voordelen zijn legio. Alle benodigde documenten komen onmiddellijk centraal beschikbaar voor verwerking. Documenten worden automatisch geclassificeerd door een slimme integratie met ‘Scan to the Kofax Front-office-Server (KFS) en Kofax Capture’. De kwaliteit van scan wordt gecontroleerd met het oog op een foutloos document, zodat na twee maanden de papieren exemplaren kunnen worden vernietigd. ‘Zo kunnen dossiers bijzonder snel en prioritair na ontvangst worden verwerkt. En de scanoplossing biedt ook lokaal bij de agenten mogelijkheden voor een optimalisering van hun workflow, door onder meer een koppeling aan het lokale systeem.’
Unieke oplossing
De infrastructuur bestaat uit een Citrix-omgeving met thin clients, die zijn verbonden met de centrale mainframe-applicatie. Zo’n Citrix thin client-omgeving heeft zo zijn voordelen qua veiligheid, maar een nadeel is dat er niet rechtstreeks een scanner op een client kan worden aangesloten. De oplossing die ProceDo heeft aangedragen om dit probleem op te lossen bestaat uit een netwerkscanner van Kodak Alaris, met daarop een door ProceDo ontwikkelde softwareapplicatie die zorgt voor een volledig digitale afhandeling van bedrijfsprocessen bij Belfius.
De netwerkscanner wordt in het lan gehangen, waarna iedere medewerker met een eigen logincode zich toegang kan verschaffen tot de scanapplicatie. Het Kodak Scanstation selecteert automatisch welke functies voor deze medewerker van toepassing zijn en past vervolgens het bedieningsscherm daarop aan.
Er zijn een hoop banken en verzekeringsbedrijven die de it-infrastructuur op hun bij- of verkoopkantoren op dezelfde manier hebben ingericht als Belfius. En dus is de Kodak Alaris/ProceDo-oplossing voor veel meer partijen het overwegen waard. Als ze werken met decentrale kantoren of agentschappen dan willen ze die vanuit het hoofkantoor kunnen managen. En met behulp van deze oplossing is dat technisch perfect in te richten.
‘Ander belangrijk punt, en dat is vrij uniek’, vult ProceDo-directeur Philippe Bodart aan, ‘is dat na de scan het centrale systeem een bevestiging stuurt dat de scan ook daadwerkelijk is aangekomen. En dat is belangrijk, want meestal gebeurt dat niet en kan er later gemakkelijk ontkend worden dat het gescande document is ontvangen. Andersom wordt bevestigd dat de scan op een bepaald tijdstip is verstuurd. Voor Belfius was dit aspect heel belangrijk. Zeker gezien de grote aantallen dagelijks te verwerken documenten – per jaar zeven à acht miljoen – is het voor een bedrijf als Belfius echt killing als er telkens discussie ontstaat over het feit of een scan nu wel of niet is verstuurd dan wel aangekomen. En onze software zorgt ervoor dat dat niet gebeurt.” Dit unieke concept kan ook heel goed worden toegepast bij andere verzekeringsbedrijven en banken.
Kodak Scanstation bieden veel
Cruciaal in deze oplossing zijn de netwerkscanners, die bedrijfszekerheid moeten garanderen met uitstekende performance en flexibiliteit. Met de Kodak Scanstation 730EX toestellen wordt zowel aan die voorwaarden voldaan, als ingespeeld op de nieuwe en veranderende behoeften van het bedrijf. ‘Een scanoplossing is immers een levende oplossing’, aldus Jo Van der Weken, business analist bij Belfius Verzekeringen en verantwoordelijk voor de uitrol van de Scanstations in de DVV-branche.
‘De Kodak Scanstations bieden de mogelijkheden van een volwaardige pc, zodat hier op maat geprogrammeerde scanapplicaties op kunnen draaien. ProceDo installeert op het Scanstation hun voor Belfius ontwikkelde scanapplicatie. Het beheer van de software vindt centraal plaats, zodat eventuele updates direct worden doorgevoerd zodra de scanner verbinding maakt met de centrale server.’
‘Het Kodak ScanStation 730EX is een intelligente scanner, zeer stil in gebruik en voorzien van een 9,7 inch kleuren touchscreen’, zegt Wilbert van de Weijer, manager Western & Southern cluster information management bij Kodak Alaris. De toestellen zijn geschikt voor het verwerken van grote aantallen documenten per dag, tweezijdig, in kleur en zijn vlot bedienbaar via een touchscreen. Voorts bieden ze extra’s, zoals een usb-poort, voor onder meer in- en output van foto’s, waarna op het toestel zelf een selectie kan worden gemaakt.
Goede partners
Belfius wenste dat de installatie van de toestellen ook snel, eenvoudig en goedkoop moest verlopen. Hiervoor werd een ‘out of the box, plug & play roll out’-procedure uitgewerkt, vertelt Pierre Leijder architect verantwoordelijke bij ProceDo. ‘Alle systemen werden geleverd bij ProceDo, voorzien van de nodige software en vervolgens met een koerierdienst naar de agenten verstuurd, waar het toestel enkel moest worden uitgepakt en ingeplugd. Dat was een primeur! En met succes: alle 315 toestellen werden uitgerold zonder één enkele dag onderbreking van de dienstverlening, on-time en binnen budget. Grotere lof is niet mogelijk.’
