HCM-software uit de cloud biedt voordelen

Moderne human capital management (hcm)-software is onmisbaar voor organisaties om hun operationele en strategische hr-activiteiten te ondersteunen. Nu steeds meer software in SaaS-vorm beschikbaar komt, staan veel bedrijven voor de keuze: moet ik gaan voor hcm-software op de eigen bedrijfssystemen of uit de cloud? Mijn advies is uit de cloud, en daar heb ik vele, goede redenen voor.

De cloud is in alle branches en werkgebieden een hot topic. Dat is ook niet vreemd als je bedenkt dat cloudtechnologie op al die plekken zorgt voor een verlaging van de total cost of ownership (tco). Ongeacht de sector waarin je actief bent: een cloudoplossing is – als het gaat om tco – altijd goedkoper op de lange termijn, omdat je geen investeringen meer hoeft te doen in hardware en kosten als energie en koeling van het serverpark wegvallen. Verder heb je zelf geen omkijken meer naar beheertaken als patches en updates.

Niet onbelangrijk is ook dat continue, gegarandeerde compliancy kostenbesparing en risicoverlaging met zich meebrengt. En ten slotte, wanneer je werkt met een cloudoplossing is het daadwerkelijk uitrollen van een proces en policy’s over het gehele bedrijf vele malen eenvoudiger, zelfs als dat bedrijf wereldwijde kantoren heeft.

Tien extra voordelen

Naast deze typische, algemene voordelen zijn er specifieke redenen waarom organisaties volgens mij hun hcm-applicaties naar de cloud moeten verplaatsen. Ik noem de belangrijkste tien.

1. Met een cloudplatform krijg je realtime inzicht in je personeelsbestand. In dynamische omgevingen is realtime inzicht in de scenario’s van vandaag én morgen een belangrijk middel voor hr om toegevoegde waarde te bieden aan de business. Denk bijvoorbeeld aan opvolging van medewerkers en inzicht in het verloop door economische omstandigheden of misschien wel leeftijd. Het platform biedt ook de mogelijkheid om op basis van feiten te besluiten waar een nieuwe vestiging of fabriek moet worden geopend vanuit werknemerskostenperspectief. Met realtime-inzicht weet je welke mensen je nodig hebt, welke skills er in bepaalde regio’s beschikbaar zijn en tegen welke kosten. Bij on-premise software is rapportage wel mogelijk, maar niet zo direct en dynamisch als met cloudsoftware.
2. Je creëert meer innovatiekracht. Grote updates van on-premise hcm-software zijn tijdrovend, vergen vaak downtime en kosten geld. Het komt dus voor dat organisaties sommige updates overslaan, omdat het op dat moment niet uitkomt om tijd en budget te investeren. Hierdoor werken veel bedrijven met verouderde software die niet voorzien is van de meest recente features en beveiliging. Bij een cloudoplossing weet een organisatie zich altijd verzekerd van de meest actuele versie, zonder dat ze daarin tijd en geld hoeven investeren. Bedrijven hoeven niet alle nieuwe features te gebruiken, maar ze hebben wel de keuze, waardoor ze zich kunnen richten op innovatie in plaats van beheer en onderhoud.
3. Je verkort de implementatietijd drastisch. On-premise oplossingen zijn lange en kostbare trajecten waarbij veel customization komt kijken. Met een cloudoplossing kan je in minder dan drie maanden live zijn door enerzijds gebruik te maken van best practices binnen regio’s of sectoren en anderzijds is het configureren van het systeem eenvoudiger en inzichtelijker dan customizen.
4. Elk delivery-model is toepasbaar. De grote kracht van cloudoplossingen zit in het feit dat je door middel van configuratie het eigen deliverymodel van de organisatie kunt blijven gebruiken, ook al maak je gebruik van één oplossing. Wil een bedrijf ‘best in class’ zijn? Dan kan het simpelweg gebruikmaken van de best practices. Wil een organisatie operational excellence, dan kan er veel meer nadruk worden gelegd op selfservice door management en werknemers. Voor customer intimacy is het mogelijk direct alle relevante informatie te delen met de gebruiker.
5. De integratie met andere systemen is eenvoudiger en minder tijdrovend. Voor een hcm-cloudoplossing geldt dat de integratie maar één keer geregeld hoeft te worden als er wereldwijd wordt uitgerold. Dat betekent een verregaande vereenvoudiging van het it-landschap, maar ook dat alle systemen veel meer kunnen worden uitgenut.
6. Consistentie in processen. Door één proces voor het gehele bedrijf te kiezen en uit te rollen via cloudsoftware, is het mogelijk om de consistentie in processen te waarborgen. Los van de eerder genoemde compliancy-voordelen, geeft dat eveneens de mogelijkheid om op bedrijfsniveau processen te beheren, implementeren en monitoren. Bovendien geeft het ook consistentie vanuit gebruikersperspectief.
7. Eenvoudiger configureren van processen. Vergeleken met een on-premise oplossing is het configureren van processen binnen een hcm-cloudoplossing een stuk eenvoudiger. Door gebruik te maken van best practices, deze te configureren en te tweaken naar de eigen behoefte van het bedrijf door middel van data-modelling, is het kinderspel om aanpassingen te doen. Processen zijn naadloos op elkaar aan te sluiten en zijn zo te configureren dat ze worden gebruikt als middel en niet meer als doel. Dat komt de gebruikerservaring en -beleving ten goede.
8. Hr kan zich richten op het bieden van toegevoegde waarde. Met selfservice worden verantwoordelijkheden neergelegd waar ze horen doordat het hcm-systeem altijd, overal en op elk device beschikbaar is voor medewerkers. Dat betekent dat hr niet langer als administratieve afdeling dient.
9. De uitstraling van de software sluit beter aan bij wat medewerkers gewend zijn. Moderne hcm-oplossingen uit de cloud hebben dezelfde ‘look & feel’ als veel andere applicaties, tools en software die medewerkers in hun privéleven gebruiken. Dat betekent dat de ervaring een positieve boost krijgt ten opzichte van self service-processen die met een on-premise oplossing worden geboden. Uiteindelijk wil je als organisatie natuurlijk dat de medewerkers de oplossing gaan gebruiken. Dat gebruik stijgt als de ervaring positief en laagdrempelig is.
10. Kostenbesparing doordat er minder training nodig is. Het gebruik van hcm-software uit de cloud is heel intuïtief. Dat betekent dat er geen grote investeringen hoeven worden gedaan in het trainen van eindgebruikers en beheerders.

Bang voor veiligheid?

Ik ben me ervan bewust dat veel organisaties de cloud nog op afstand houden, omdat zij bang zijn voor security-issues. Maar feit is dat een grote cloudleverancier veel meer resources, kennis en expertise heeft op het gebied van beveiliging dan bedrijven waar it geen core business is. Dat geldt niet alleen voor digitale toegankelijkheid, maar bijvoorbeeld ook voor de fysieke beveiliging van systemen. Kortom, er is geen enkele reden voor terughoudendheid bij een migratie naar de cloud.