Op het moment dat het provinciebestuur van Noord-Brabant subsidies verstrekte, moesten zij nog een aantal handmatige handelingen uitvoeren om de cijfers in de boekhouding te verwerken. Daarnaast konden zij vaak niet met ‘een druk op de knop’ een overzicht maken over de uitputting van de beschikbare subsidiemiddelen. Met SAP GM (Grantor Management) zijn deze euvels verholpen.
Provincies verstekken subsidies op het gebied van onder andere cultuur, landbouw, natuur en milieu, infrastructuur en innovatie. Ook zijn ze het loket voor een aantal Europese subsidies. De provincie Noord-Brabant heeft momenteel veertig provinciale subsidieregelingen open staan. Jaarlijks komen er zo’n 750 nieuwe aanvragen binnen.
Het subsidieproces kent bovendien verschillende fasen; de ontvangst en beoordeling van een subsidieaanvraag, voortgangsrapportage, bevoorschotting en subsidievaststelling. In totaal genereert dit op jaarbasis ongeveer 2500 subsidiecases. Al deze verschillende fasen hebben te maken met (uiterste) afdoeningstermijnen die de provincie weer moet bewaken.
‘Dat geeft veel werk’, zo vertelt Victor Smulders, subsidieadviseur bij de provincie Noord-Brabant. ‘Enerzijds inhoudelijk vanwege het beoordelen van de aanvraag. Anderzijds administratief vanwege de verwerking van een case in de bedrijfssoftware.’
In control zijn
Aanvankelijk was elke beleidsafdeling van de provincie verantwoordelijk voor de uitvoering van hun eigen subsidieregelingen. Een paar jaar geleden is dat veranderd. De reden hiervoor was duidelijk: provincies kregen zo meer inzicht in deze materie en konden meer financiële en juridische rechtmatigheid bewerkstelligen.
Hiertoe is een centrale afdeling Subsidies ingericht. Deze had onder meer als taak meegekregen om samen met de it-afdeling adequate ict-voorzieningen te selecteren en implementeren, zodat de provincie in het vervolg alle subsidies nauwgezet kon volgen. ‘Het doel was om in control te zijn’, zegt Smulders. In 2013 is de centrale afdeling van start gegaan.
Provincie Noord-Brabant heeft twee leveranciers uitgenodigd voor het selecteren van de software voor subsidieverwerking. Uiteindelijk is de keuze gevallen op de module SAP GM (Grantor Management). Wat meespeelde in deze beslissing, is dat Noord-Brabant vooral voor SAP wilde kiezen, tenzij het niet anders kon. De provincie gebruikt immers SAP ECC als systeem voor de automatisering van de bedrijfsvoering.
‘In SAP GM zitten tal van onderdelen, waaronder een loketfunctie en een zaaksysteem voor de dossiervoering. Omdat Noord-Brabant provinciebreed al een ander zaaksysteem in gebruik heeft, koppelen we daarmee’, zegt Marcel Blokland, partner en commercieel directeur van it-dienstverlener iQibt, die op aanraden van SAP Nederland als implementatiepartner is aangetrokken. Noord-Brabant gebruikt Corsa als zaaksysteem. En voor de presentatie van de gegevens uit de subsidiemodule benut de provincie SAP Business Objects, de module voor business intelligence van SAP.
De driehoek
Blokland tekent een driehoek om de essentie van GM te verhelderen: beleid, uitvoering en financiële beheersing en -bijsturing (control en administratie). ‘Onze kernpunten zijn gericht op het vaststellen van de normen voor het toekennen van subsidie, het beoordelen van aanvragen en ervoor zorgen dat we uitkeren. Vervolgens leggen we alles vast in het financiële systeem.’
‘Hiervoor is een nauwe relatie tussen deze drie elementen een belangrijke pre. SAP ECC en SAP GM zijn standaard te integreren. Ook kunnen we de beleidsafspraken in het systeem configureren. Dat geeft snelheid aan het proces, en – misschien nog belangrijker – overzicht en inzicht. Dit komt ten goede aan de verantwoording.’
Toch verliep het project anders dan vooraf gepland. ‘We hebben allebei geleerd van dit project’, zegt Blokland. De dialoog tussen business en it blijkt ook hier een klassieke succesfactor. ‘Hoewel de eerste fase conform de technische vereisten is opgeleverd, hadden we een tweede fase nodig om het systeem verder door te ontwikkelen naar de eisen van de gebruiker. Dat was ook belangrijk om het vertrouwen van de gebruikersorganisatie te krijgen. Na fase twee van het ontwikkeltraject konden we met het systeem echt goed uit de voeten’, aldus Smulders.
In één ruimte
De projectleider van iQibt, Johan Koster licht toe: ‘Het eerste dat we hebben gedaan, is business en it in één ruimte laten werken aan de invoering van GM. Samen hebben we een plan van aanpak opgesteld voor fase twee en met elkaar uitgevoerd. We hebben vervolgens vanuit de business het afdelingshoofd Subsidies aangesteld als overall projectleider. In nauwe samenwerking met de afdeling Administraties (boekhouding) is het ons gelukt in 2015 live te gaan.’
Smulders geeft aan dat de provincie in de projectaanpak uiteraard ook training heeft meegenomen en dat ze een uitvoerige handleiding en werkinstructies hebben gemaakt. Een groot voordeel is de integratie tussen de afdeling Subsidies en Administraties met betrekking tot de verwerking van de subsidies. Zo stelden vroeger de subsidiemedewerkers een beschikking op in Corsa, draaiden dat uit en stuurden het naar de boekhouding die vervolgens alle gegevens overnam in ECC.
‘Dubbel werk dus, waarvan we nu zijn verlost omdat SAP dit automatisch doet bij het beschikken op een aanvraag. In de kern blijft het werk van de subsidiemedewerkers hetzelfde. Echter voeren ze de gegevens van de subsidiecases in een ander systeem in. We willen alle processtappen wel goed kunnen volgen en hierover kunnen rapporteren. Dat vraagt flink wat input en van de behandelaars meer gegevensverwerking.’
Voordelen
Noord-Brabant is de eerste organisatie die actief werkt met GM. Blokland benadrukt dat de provincie nog niet alle facetten van GM toepast. ‘Er is veel meer mogelijk.’ Niettemin is Smulders tevreden met de ervaringen sinds ze live zijn gegaan.
‘Het is voor ons een voordeel dat de subsidieafhandeling direct gekoppeld is aan ECC. Het betekent bijvoorbeeld dat we de termijnen van uitbetaling automatisch kunnen bewaken. De control van financiën is sterk verbeterd. De mensen die interne audits uitvoeren, zijn eveneens erg blij met dit systeem. Zij krijgen in één keer een overzicht hoe het ervoor staat met de subsidies’, zegt Smulders.
Als groot pluspunt noemt hij dat de provincie bij de beoordeling meteen kan zien hoeveel geld er nog in de subsidiepot zit. ‘Bij sommige subsidieverstrekkers binnen het Rijk gaat het nog wel eens fout’, weet Blokland. ‘Dan wordt een subsidie volgens de regels toegekend, maar is het geld al op. Dat is natuurlijk een onwenselijke situatie en ‘voer’ voor Kamervragen.’
Er staan nog wensen op de parkeerlijst. Smulders geeft aan dat bij een eerstvolgende release samen met de it-afdeling en iQibt wordt bekeken wat ze nog kunnen verbeteren. ‘Hierbij nemen we ook de opgedane ervaringen mee, dat komt zeker goed’, vertrouwt Smulders.
