Nieuwe wet- en regelgeving heeft Hogeschool Inholland doen beslissen haar archiveringsprocessen te standaardiseren. Nieuwe eisen op het gebied van wettelijke bewaartermijnen van examendocumenten maakten het noodzakelijk om de manier van werken te herzien.
Hogeschool Inholland is met 32.000 studenten, 26 lectoraten en 2200 medewerkers een van de grootste instellingen voor hoger onderwijs in Nederland. De tachtig bacheloropleidingen zijn verspreid over negen locaties in onder meer Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Delft en Haarlem.
Als onderwijsinstelling dient Hogeschool Inholland administratieve en examenpapieren beschikbaar te houden voor opvraging en controle. Het gaat daarbij om onder meer financiële en personeelsadministratie, maar ook om gemaakt werk van studenten. Tot 2011 was er geen overkoepelend beleid voor opslag van deze documenten. De verschillende afdelingen regelden hun eigen opslag.
Structurele oplossing
Nieuwe eisen op het gebied van wettelijke bewaartermijnen van examendocumenten maakten het noodzakelijk om deze manier van werken te herzien. Marlies Heemskerk, facilitair adviseur en projectleider archivering van Hogeschool Inholland legt uit: ‘Voorheen bewaarden we gemaakt werk vaak maar drie maanden en dat gebeurde meestal lokaal. Nu zijn we verplicht ze twee tot zeven jaar te bewaren. Dat betekende dat we op zoek moesten naar een structurele oplossing.
De meeste opleidingen zijn gevestigd in of bij stadscentra, waar opslagruimte schaars en duur is. Uitbesteden van het archiefbeheer was dus een logische keuze. De hogeschool besloot tot een integraal archiveringsbeleid, met gestandaardiseerde processen en kostenverlagende consolidatie van de opslagdiensten.
Intern communicatieprogramma
Hogeschool Inholland zette een communicatieprogramma op om de nieuwe bewaarverplichting en de gekozen oplossing meer bekendheid te geven binnen de organisatie. Het programma was er ook op gericht de diverse afdelingen aan te moedigen ook daadwerkelijk gebruik te maken van de archiefdiensten van Iron Mountain, teneinde de beschikbaarheid, volledigheid en integriteit van de informatie te verzekeren.
Inholland kon met behulp van Iron Mountain alle dossiers consolideren en de archiverings- en opvraagprocessen standaardiseren. Het geconsolideerde archief is opgeslagen in circa 7500 grote archiefdozen wat gelijk staat aan ruim vier strekkende kilometer schapruimte. En dankzij de accurate inventarisadministratie heeft de hogeschool beter zicht op het opgeslagen materiaal en zijn de kosten transparanter.
Compliance was een belangrijke drijfveer achter de nieuwe oplossing. Hogeschool Inholland moet immers de kwaliteit van de opleidingen en lesprogramma’s kunnen aantonen. Marlies Heemskerk: ‘Beschikbaarheid van het examenwerk is cruciaal met het oog op inspectie en accreditatie. Snelle service en betrouwbaar beheer zijn voor ons daarom erg belangrijk.’
