Een business zonder software uit de cloud is ondenkbaar geworden deze dagen. Zelfs bij al oude ambachtelijke beroepen komt tegenwoordig software kijken om processen te ondersteunen. Het aanschaffen van software, dat lukt de meeste organisaties wel. De vraag is dus niet zozeer: hoe kom je eraan? Maar eerder: hoe kom je ervan af? Alleen dan kun je tenslotte goed overstappen naar het volgende pakket. Het is belangrijk om bij de aanschaf hier al over na te denken en zaken af te stemmen met de leverancier.
We leven in een tijd waar verandering de constante is. Daarbij hebben veel organisaties te maken met kritische klanten en hevige concurrentie. Wie in dit speelveld succesvol wil zijn, heeft een groot aanpassingsvermogen nodig. Dit heeft invloed op je softwarewensen. Opschalen is meestal geen probleem. Afschalen wordt al lastiger, laat staan afscheid nemen. Toch moet je mee met de veranderingen. Soms verandert zelfs het hele businessmodel van een organisatie en daarbij wil je niet belemmerd worden door de afspraken met je softwareleverancier.
Je kunt onderscheid maken tussen eenvoudige softwarepakketten en bedrijfskritische applicaties uit de cloud. Hoe bedrijfskritischer de applicatie hoe uitdagender de migratie. In een erp-applicatie bijvoorbeeld is vaak data opgeslagen die organisaties voor geen goud willen missen, zoals klantdata, administratie et cetera. De uitdagingen die komen kijken bij de overstap naar een ander cloudpakket, bevinden zich vooral op het gebied van licentie-afspraken, integratie, rolverdeling en data.
Inzicht in licentie
Leg flexibiliteit van de licentie en de voorwaarden hiervan contractueel vast.
– Hoe lang loopt de licentie door?
– Kun je tijdens de looptijd van de licentie op- en afschalen?
– Betaal je alleen voor het aantal gebruikers, of ook voor het aantal documenten dat je verwerkt?
– Kun je de licentie tussentijds stoppen? En tegen welke condities?
– Heb je vastgelegd dat je een licentie tussentijds kunt stoppen?
Bespreek welke voorzieningen de leverancier tot z’n beschikking heeft om een migratie naar een ander cloudpakket te ondersteunen.
– Zijn er tools voor om je oude data te exporteren?
– Heb je behoefte aan een development/test omgeving om de migratie te testen? Is een development/test omgeving dan ook beschikbaar bij leveranciers?
– Wat zijn de kosten van bovengenoemde opties?
Rolverdeling overstap
Stem de rolverdeling voor de overstap naar een nieuw pakket goed af. De nieuwe leverancier is vaak bereid om ondersteuning te bieden. Toch wordt een migratie een stuk eenvoudiger als de oude leverancier ook bereidwillig is.
– Werkt de oude leverancier dan mee?
– Staat de oude leverancier hier een interface voor toe?
– Wat is de doorlooptijd van het opzetten van interfacing?
– Zijn hier additionele kosten aan verbonden?
Afspraken over de data is ook een belangrijk aandachtspunt. Denk aan de afspraken over het exporteren en transporteren van de data. Vaak heb je te maken met twee verschillende omgevingen.
– Weet je zeker dat jouw data vernietigd wordt bij de oude leverancier?
– Hoe toont de oude leverancier aan dat de data ook daadwerkelijk is vernietigd?
– Hoe wordt de te migreren data aangeleverd? Bijvoorbeeld in Excel/CSV-files?
– Hoe transporteer je de data veilig? Bijvoorbeeld via usb/netwerk/harddisk?
– Hoe stemmen we de meta-data op elkaar af? Het is zeer waarschijnlijk dat de datastructuur van de oude leverancier niet overeen komt met de datastructuur van de nieuwe leverancier.
Denk vooruit
Wie vooruit denkt, maakt aan het begin van de samenwerking goede afspraken. Niet alleen over op- en afschalen, maar ook over afscheid nemen van software uit de cloud. Stel jezelf dus ook de vraag: hoe kom ik ervan af? Neem de vragen door met de leverancier bij aanvang van de samenwerking. Want ook in deze is voorkomen beter dan genezen.
Volgens mij moet je dit bij elke software component doen waar relevante data in word opgeslagen. Of die software nu lokaal of extern draait. Wat veel belangrijker is dat je met name je juridische afdeling keihard laat vastleggen dat de data in de applicatie (vaak de database natuurlijk) van jou is. Je weet nooit hoe een externe partij zijn omgeving gaat wijzigingen in de toekomst. Desnoods trek je de harddisks uit de rekken of neemt het gehele diskcomplex mee. Dat recht moet je keihard laten opnemen in de contracten.
Misschien is echt (vooruit)denken informatie en communicatie technologie te beschouwen als technologie en de informatie als onvervreemdbaar behorend bij het bedrijfsproces van een onderneming? Zou een stuk schelen in standaard(!) contracten en wellicht ook het eigendom van en/of de zeggenschap over de technologie…
Als ik dat lees dan denk ik dat je met FOSS een groot aantal problemen niet hebt omdat de licenties heel erg verschillend zijn en je altijd grip op je eigen data houdt.
Kombineer je dat met bijvoorbeeld pakketten als Talend of Pentahoo voor je datamigratie en eventuele interfaces dan wordt het probleem “hoe kom ik er vanaf” al heel wat kleiner.
Data transporteren via USB is in dit soort omgevingen toch niet werkelijk een optie. Versleuteld via het netwerk is mijns inziens meer van deze tijd.
Hoe je “uit de cloud” bedoelt is niet echt duidelijk, het hele verhaal is ook geldig voor gewone webapplikaties.
Beste Pascal,
Wat dacht je van een ‘hoe kom ik er vanaf’ manager uit Serië aannemen?
Schijnen prima ICT’rs te zijn en kosten weinig kwa huishouding.
Wel houden ze van de duurdere phone-tjes, maar dat mag het probleem niet drukken.
Niks mis met adviezen als ‘Denk vooruit’ en ‘voorkomen beter dan genezen’. Maar het blijft wel erg algemeen, en dus voor alle omgevingen toepasbaar, zoals Atilla terecht opmerkt.
Wat ook niet helpt is het gebruik van “de cloud”, waarmee meestal alles wordt aangeduid dat buiten de deur draait. Gebruik je de criteria van bijv. NIST of ISO/IEC en richt je je op “echte cloudomgevingen” dan hoef je de vragen zoals die bij “licentie” normaal gesproken niet te stellen omdat de voorwaarden bekend zijn. Mocht dat niet zo zijn, dan moet je je afvragen of het wel de juiste cloud is.