Hypothecaire dienstverlener Stater beheert bijna één miljoen hypotheekleningen. Het afsluiten van een hypotheek gaat gepaard met veel papierwerk en Stater besloot zijn scanapparatuur te moderniseren om alle dossiers efficiënt en gebruiksvriendelijk te kunnen digitaliseren, verwerken en delen. Het bedrijf koos voor twee scanners van Kodak Alaris en het resultaat is een volledig geautomatiseerde informatielogistiek voor Stater zijn klanten.
Stater ondersteunt organisaties in de hypothecaire dienstverlening bij hun midoffice-en backoffice-activiteiten. Martin van de Hoef, senior document management bij Stater: ‘De hypotheekmarkt staat flink onder druk, herstel van de markt laat op zich wachten en de nieuwe wet-en regelgeving neemt toe. Hypotheekaanbieders kunnen kosten besparen door de backoffice- en midoffice-processen uit te besteden, zodat ze niet langer hoeven te investeren in dure backofficesystemen of -personeel.
Stater behandelt in totaal bijna één miljoen hypotheekleningen voor zijn klanten. Het bedrijf beschikt daardoor over een complexe administratie met een grote hoeveelheid documenten. Het veilig en gebruiksvriendelijk archiveren en digitaliseren van deze documenten is een belangrijk onderdeel van Staters dienstverlening. Dit moet bovendien volgens de laatste wet- en regelgeving gebeuren. Moderne en snelle scanapparatuur is dan ook essentieel voor Stater. Stater besloot daarom een moderniseringsslag te slaan door de scanapparatuur te vernieuwen.
De dienstverlener was bekend met de scanners van Kodak Alaris en besloot voor de aanschaf van haar nieuwe scanners wederom te rade te gaan bij de leverancier van scanoplossingen. Van de Hoef: ‘We zijn heel tevreden over de hardware en de applicaties van Kodak Alaris, die eenvoudig integreren met onze Kofax-software.’ Stater zette hdewensen ten aanzien van de nieuwe scanapparatuur op een rij en Kodak Alaris leverde een testmodel dat bij deze wensen paste.
Bedieningszaak
Het testmodel heeft enkele weken op de afdeling van Stater gestaan. Van de Hoef: ‘We hebben gelet op kwaliteit en snelheid, maar het belangrijkste vonden we het bedieningsgemak. We hebben vorig jaar alleen al vijf miljoen pagina’s gescand bij Stater. Hypotheekdossiers bestaan uit grote aantallen documenten van uiteenlopende formaten en materiaalsoorten, zoals aktes, foto’s en correspondentie. Dan volstaat een eenvoudige A4-scanner niet. Daarom hebben we behoefte aan apparatuur met veel functionaliteit, die desondanks goed te bedienen blijft.’
‘We waren meteen enthousiast over het bedieningsgemak van de testscanner. De scanner was eenvoudig te bedienen dankzij het touchscreen. Daarnaast vonden we het heel handig dat de scanner ons een signaal gaf als twee pagina’s tegelijk door de scanner gingen’,aldus Van de Hoef.
Na een uitgebreide testfase besloot Stater twee i5600-scanners van Kodak Alaris aan te schaffen. Van de Hoef: ‘Kodak Alaris heeft de scanners in samenwerking met onze it-afdeling geïnstalleerd. Die begeleiding kwam ook goed uit, want we hadden ook net nieuwe pc’s aangeschaft. De installatie van alle nieuwe apparatuur verliep daardoor heel soepel.’ Maar ook na de installatie kan Stater op de ondersteuning van Kodak Alaris blijven rekenen. Van de Hoef: ‘Het is prettig te weten dat we bij onze leverancier terecht kunnen als er iets aan de hand is. Kodak Alaris biedt goede en snelle service en komt ons binnen een dag ondersteunen.’
Kwaliteit
Van de Hoef: ‘We zijn erg tevreden over de kwaliteit van de apparatuur. De scanners zijn heel robuust en snel. Bovendien zijn ze voorzien van led-lampen, waardoor de documenten tijdens het scannen gelijkmatig worden belicht en de kwaliteit van de scans hoog is.’ Daarnaast vindt Van de Hoef het bij de verwerking van zulke grote aantallen dossiers prettig dat de scanners automatisch stoppen als documenten nog aan elkaar geniet blijken te zitten. Daarmee helpt de scanapparatuur voorkomen dat de documenten beschadigd raken.
Een nadeel voor een bedrijf dat de scanners zo intensief gebruikt, is dat er na veel scannen stof in de apparatuur terecht kan komen. ‘De scanners van Kodak Alaris zijn gelukkig eenvoudig te reinigen’, zegt Van de Hoef. ‘Je kunt overal heel goed bij en we maken de scanners iedere dag even schoon. Verder behoeven de scanners vrijwel geen onderhoud. We hoeven ze tussendoor niet steeds opnieuw te kalibreren en we hoeven nooit iets te vervangen. Alleen af en toe een nieuwe roller, maar daar heben we een voorraad van liggen.’
Klaar voor de toekomst
Stater is volgens Van de Hoef goed op de toekomst voorbereid met zulke snelle en robuuste scanners. Het bedrijf ontvangt veel papieren documenten – zoals aktes – die ondertekend moeten worden alvoerens Stater ze kan digitaliseren. De huidige scanners worden dan ook zeer intensief gebruikt. Of nieuwe wet- en regelgeving mogelijk zal maken dat documenten in de toekomst ook digitaal ondertekend mogen worden, weet Van de Hoef niet. ‘Maar ook al zouden we de documenten meer en meer digitaal ontvangen, dan nog verwachten we nog vele jaren vooruit te kunnen met Kodak Alaris. Kodak Alaris groeit namelijk met de markt mee en ontwikkelt applicaties op het gebied van document solutions die voor ons heel handig zijn.’
