Wie een grote aankoop doet, wordt van nature afgeleid door de toeters en bellen van het product. Gaat het om een huis, dan dromen kopers weg bij een mooi uitzicht. Bij de aanschaf van een auto zijn comfort en high-tech gadgets erg belangrijk. Kopers die echt goed zijn voorbereid, denken eraan om de fundering van het huis te inspecteren of de autoverkoper te vragen naar de remmen en het veersysteem van het voertuig.
Hetzelfde gebeurt bij de aanschaf van een transport management systeem (tms). Kopers willen alles weten over de verschillende functies die het systeem heeft en of het hen zal helpen bij het optimaliseren van het transportgedeelte van de supply chain. Dat is natuurlijk terecht, maar vaak is dit het enige waar organisaties op letten. Waar niet of minder over wordt nagedacht , is wat het tms draaiende houdt – het netwerk van vervoerders dat fungeert als brandstof voor de tms-motor.
De koper raakt vaak enthousiast door het gebruikerspaneel van het tms en de technische mogelijkheden. Het inhoudelijke deel, namelijk de verbinding met de vervoerder, is echter hetgeen dat het hele systeem ondersteunt. Dit deel is helaas niet te zien en velen denken er niet aan om hier meer informatie over te vragen.
Zelf opbouwen of een bestaand netwerk gebruiken?
Bij het aanschaffen van een tms zijn er twee opties als het gaat om het implementeren van de vervoerders: een eigen vervoerdersnetwerk opbouwen of gebruikmaken van het bestaande netwerk van de softwareleverancier. Beide opties hebben voor- en nadelen, maar het bouwen van je eigen vervoerdersnetwerk is een hele opgave. Het vereist een enorme investering aan mankracht in verschillende bedrijfsonderdelen, zoals operations en it. Voor de meeste kleine en middelgrote organisaties en zelfs voor een aantal grotere spelers, is dit vaak niet iets dat ze zelf op zich willen nemen. Vooral als de organisatie ook kan profiteren van een bestaand vervoerdersnetwerk.
Uitgebreid en geoptimaliseerd
De meeste vervoerdersnetwerken die tms-leveranciers aanbieden, zijn in de loop van de tijd opgebouwd door het binnenhalen van nieuwe klanten. Dat gebeurt op de volgende manier: Klant nummer één komt binnen en gebruikt vervoerders A, B en C, dus zij worden toegevoegd aan het systeem. Dan komt klant twee die gebruikmaakt van A, B, C, D, E en F. Voor de tms-leverancier is de helft van het on-boarden al gedaan – ze hoeven alleen nog D, E en F toe te voegen aan het systeem. Op deze manier gaat het door. Veel vervoerders staan al in het systeem van de tms-leverancier en enkele nieuwe worden toegevoegd zodra een nieuwe klant zich aanmeldt. Iedere keer dat een vervoerder wordt toegevoegd dankzij een nieuwe klant, wordt dit beschikbaar voor alle andere klanten in het systeem. Op deze manier wordt het netwerk voor iedereen uitgebreid en geoptimaliseerd.
Kopers zouden hier gebruik van moeten maken. Als je door het aanbestedingsproces gaat en vragen stelt over de functionaliteit van de software, stel dan ook de volgende vraag: ‘Dit zijn de vervoerders die ik nu gebruik, welke hiervan komen overeen met de vervoerders in jouw netwerk?’ Zodra het antwoord op deze belangrijke vraag duidelijk is, ben je in staat om te meten hoe snel je met de software aan de slag kunt gaan en kan je beginnen met besparen op je vrachtkosten.
Houd bij het aanschaffen van een tms rekening met de volgende zaken:
- Het is belangrijk om te begrijpen of je over de interne mogelijkheden beschikt om je eigen netwerk op te bouwen. Niemand wil een hele it-infrastructuur opbouwen, alleen om te kunnen profiteren van de voordelen van een tms.
- Denk aan de tijd die geïnvesteerd moet worden als je meer dan een paar vervoerders hebt. Het gaat om meer dan het plegen van een paar eenvoudige telefoontjes. Er moet veel informatie worden uitgewisseld tussen verschillende transportmedewerkers en hun it-collega’s. Elke dag die je hieraan besteedt is een dag minder dat het tms draait en je geld bespaart.
- Hoe groter en breder het vervoerdersnetwerk, hoe meer opties en mogelijkheden er zijn in de toekomst. Wil je echt jezelf beperken tot het dozijn vervoerders dat je momenteel gebruikt, als het erg eenvoudig is om toegang te krijgen tot duizend keer zoveel? Daarbij kunt je meer inzicht krijgen in de industrie en mogelijke toekomstige kostenbesparingen, dankzij de mogelijkheid om analyses uit te voeren over het hele netwerk van vervoerders.
De meeste verladers beperken zich tegenwoordig niet tot slechts één of enkele vervoerders. Om succesvol te zijn, moet je aan meerdere spelers verbonden zijn. Het vinden van een tms dat direct toegang biedt tot een breed vervoerdersnetwerk kan een enorm voordeel zijn voor een bedrijf. Het schaaft namelijk zo’n zes tot twaalf maanden van het roi af, in vergelijking met het zelf opbouwen van een vervoerdersnetwerk. Dus voordat je wordt verblind door alle specificaties van een nieuw tms, hou dan in gedachten om ook even onder de motorkap te kijken.
