Naast mij leven als it'er ben ik ook al een aantal jaren actief als vrijwilliger bij een sportclub. Zo heb ik ooit de eerste website van onze vereniging opgezet, heb ik de huisstijl gemaakt voor onze documenten en ben ik sinds kort penningmeester. Een beetje it'er draait hier zijn hand niet voor om, maar toch heb ik in deze periode een aantal ervaringen opgedaan, die ik graag met jullie wil delen.
We schrijven begin deze eeuw. Internet is aan een opmars bezig en als bedrijf of vereniging wordt je geacht een website te hebben wil je erbij horen. Omdat ik al wat ervaring had met websites, heb ik in een paar avonden een website in elkaar gezet. Gewoon, eenvoudig in html, met wat frames. Wat fotootjes ingescand, stukjes uit het clubblad overgetikt enzovoort.. Dit alles gehost bij een provider, en jawel: we bestonden op internet!
De grootste uitdaging bleek echter niet het verzamelen, maar het up-to-date houden van de informatie. Ondanks gemaakte afspraken met het bestuur over het doorgeven van bijvoorbeeld wijzigingen in de teamsamenstellingen bleef ik (als webmaster) achter de feiten aanlopen.
Een huisstijl opzetten is leuk, maar ….
Met de intrede van pc’s in de huiskamer werd het ook tijd voor een uniforme huisstijl voor onze correspondentie. De huisstijl was het makkelijke deel, maar met een mix van Linux-, Apple- en Windows-gebruikers was het formaat een grotere uitdaging. In eerste instantie begonnen we met het Open Document Formaat, maar al snel bleek dat simpele dingen als voet- en koptekst met logo voor problemen zorgden bij conversie naar andere formaten. De wil om naar één standaard te gaan, maar de techniek liet ons op dat moment nog even in de steek.
Oh, dat programmeer ik wel even
Gedurende de jaren werd het papieren kasboek van de penningmeester vervangen door wat spreadsheets, wat al een flinke tijdwinst opleverde. Totdat een nieuwe penningmeester zijn intrede deed, die in het dagelijks leven database programmeur was. Hij zou de spreadsheet wel even vervangen door een database oplossing. Zo gezegd, zo gedaan. Een mooie database met makkelijke schermen was het resultaat, echter … bij de eerstvolgende kascontrole bleek dat een aantal essentiële onderdelen voor een boekhouding ontbraken. De spreadsheet was geconverteerd, maar de inhoudelijke kennis en het papierwerk niet.
Dan maar een commercieel pakket aanschaffen
De penningmeester die volgde op de databaseprogrammeur had een financiële achtergrond en heeft het database-systeem vervangen door een commercieel pakket, speciaal voor clubs. Hiermee heeft hij een aantal jaren zijn werk als penningmeester kunnen uitvoeren. Onlangs heb ik deze functie van hem overgenomen. Omdat ik ook financiële achtergrond heb, ben ik gaan proberen het pakket de begrijpen, met name hoe sommige dingen berekend worden. En dan snap je waarom sommige mensen liever met zelfgemaakte programma’s werken. Na wat reverse engineering snap ik het nu, maar het zou (althans, voor niet financieel onderlegde mensen zoals ik) een stuk handiger zijn geweest als ik inzage had in de onderliggende formules.
Maar ook bepaalde functionaliteit die je met een database- of spreadsheetprogramma standaard ter beschikking hebt blijkt te ontbreken. Met mijn it-pet op denk ik dan ‘hoezo kan dit niet?’
Vrijwilligerswerk versus bedrijfsleven
De schaalgrootte van het hierboven geschetste is natuurlijk niet te vergelijken met het bedrijfsleven, maar de problematiek is vergelijkbaar: invoeren van iets zonder beleid, iets maken zonder alle requirements helder te hebben, compatibiliteitsproblemen bij uitwisseling gegevens of software die net niet helemaal doet wat je zou willen.
Het grote verschil is dat in een vereniging de betrokkenen geen politieke, commerciële of carrière gerelateerde belangen spelen.
De opgedane ervaringen hebben mij in ieder geval geleerd heel veel aandacht te besteden aan requirements-, maar vooral verwachtingsmanagement.
Goed punt Pascal,
Ben al vele jaren vrijwilliger op diverse fronten (echter altijd buiten mijn vakgebied)
Ik heb wel de laatste tijd een stapje terug gedaan… wil toch ook eens wat tijd voor mezelf overhouden.
Overigens.. ben ik wel van mening dat eenieder voor zichzelf moet bepalen of hij/zij vrijwilligers werk wil doen… je hebt niets aan ongemotiveerde mensen.
Pascal (Va Ke),
Leuk artikel weer en herkenbaar, er zitten heel veel verborgen lessen in je artikel.
– Niet iedereen kan requirements maken, je hebt ook materie kennis en ervaring nodig.
– Onder druk van tijd en budget kies je vaak niet voor de meest duurzame oplossing
– snelle oplossingen aan de voorkant geven dure lessen door de tijd heen (technologie schuld)
– Als je mensen dingen laat doen die niet hun specialiteit zijn of liefde krijgen zullen vaak niet opleveren wat er nodig is.
– Met serieuze mensen kom je vaak wel een heel eind.
De vereniging bestaat nog en het is niet heel erg mis gegaan zo te lezen 🙂
Thanks voor je inzichten!
Aangezien het bekritiseren van anderen onder een pseudo-anoniem mode is kan ik dus niet nalaten om deze opinie als de onzin te betitelen, hopelijk schrijft auteur betere code dan hij opinies schrijft;-)
De reden voor deze felle reactie zit in het feit dat ik 3 jaar geleden een opinie schreef met een soortgelijke strekking, alle vrijwilligers zijn de ruggengraat van de maatschappij maar worden als een een soort van paria behandeld. Goed opletten Computable want met dank aan de VVD (en PvdA) worden deze onbezoldigde arbeidskrachten als goedkoop surrogaat gezien om niet te veranderen.
Ben het dus niet eens met Henri en andere Pascal omdat juist de inbreng van expertise een waardevolle toevoeging is aan het begrip vereniging, vergelijk het met de ontwikkeling van open source. Haal dus het amateurisme uit de vereniging door onbezoldigd professioneel om te gaan met dezelfde uitdagingen die je dagelijks tegenkomt in het bedrijfsleven zodat je een gelijke speler in het maatschappelijke krachtenveld bent en veel meer uit de positie van een vereniging kunt halen.
Ken vele voorbeelden waar dit tot wederzijds voordeel leidt, de opmerking dat bij een verenging geen commerciële, politieke of carrière gerichte motieven een rol spelen is dan ook zo ver van de waarheid af dat ik me afvraag hoe maatschappelijk betrokken de auteur eigenlijk nog is.
Als eerste is er bijvoorbeeld de wet paracommercie, driekwart van de verenigingen draait op de kantine. Ten tweede is er de subsidie welke voor 90% bepaald wordt door politieke sensitiviteit En als derde is er de maatschappelijke stage waardoor je niet voorbij komt aan de carrière gerichte motieven van inzet.
Het kapitaal van een vereniging zit in de vrijwilligers, als ondernemerschap daarvan groot is dan floreert de vereniging want dat betekent nieuwe activiteiten omdat de contributie alleen maar voor de vaste lasten is……
@ED … wellicht dat het je ontgaan is, maar ik probeer in het artikel te laten zien dat de IT gerelateerde problemen waar je als vrijwilliger in een vereniging tegenaan loopt in bepaalde mate vergelijkbaar zijn met wat je in het bedrijfsleven tegen kunt komen.
Dit staat volledig los van maatschappelijke betrokkenheid van mijzelf en de rollsen van een VVD en PVDA hierbij.
Gosh, ik kan nog steeds inloggen en dus reageren…..
Nee Pascal, het is me niet ontgaan dat je een paar jaar te laat toegeeft dat kennis van de materie misschien wel handig is. Er zit nog een klein verschil tussen de vrijwilliger die rustig de boeken doet en de vrijwilliger die elke dag met Alle Dagen Heel Druk kinderen werkt. En 24-jarige meisjes met een stapel diploma’s maar nog geen dag ervaring die beginnen over ritalin kunnen dus maar beter boekhouder worden…..
Plak me nog maar een gele ster op, Nederland wordt hierdoor steeds bruiner doordat die IT pet niet iedereen past. Ik reageer hier met een Ph-waarde die om het quid pro quo principe van de vereniging zelf gaat, hoeveel is uiteindelijk de glimlach van een kind of iemand met een handicap waard?