Waar de ict-kosten vorig jaar bij de gemeente gelijk zijn gebleven, zijn de kosten dit jaar licht gedaald met 3 procent. Hiermee bedragen de ict-kosten in 2014 gemiddeld 72 euro per inwoner. Burgerzaken en Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn de primaire processen met de hoogste ict-kosten. Dit blijkt uit de ICT Benchmark Gemeenten 2015 van M&I/Partners uitgevoerd bij 24 gemeenten.
Gemiddeld telt een inwoner 72 euro per jaar neer voor de inzet van ict bij zijn gemeente. Gemeenten met minder dan honderdduizend inwoners realiseren minder ict-kosten per inwoner dan de grotere gemeenten (meer dan honderdduizend inwoners): 67 euro tegenover 73 euro. De onderzoekers stellen dat de lichte daling van ict-kosten per inwoner vooral wordt veroorzaakt door een daling van de personeelskosten. Deze daling komt volgens de onderzoekers door een daling op inhuur. Gekeken naar de kosten van per medewerker, is er een lichte stijging te zien. Dit komt doordat de ict-kosten van een gemeente min of meer gelijk blijven, terwijl de gemeentelijke organisaties steeds slanker worden. Hierdoor stijgen de kosten per medewerker tot 9687 euro.
In verhouding gaan de meeste ict-kosten van de primaire processen naar de processen Burgerzaken en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (beide 14 procent). Hierbij zijn de kosten van applicaties primair proces, ict-werkplekken en functioneel beheer toegewezen aan de primaire processen van een gemeente. Het proces ‘beveiliging’ is samen met het proces ‘hulp voor eindgebruikers’ het meest volwassen ict-proces. Opvallend is de lage volwassenheidsscore op het proces ‘leveranciersbeheer’. De onderzoekers: ‘De afspraken met leveranciers gaan in veel gevallen niet verder dan een basis inspanningsverplichting. Het maken, bewaken en bijsturen van resultaatafspraken met leveranciers vindt in geringe mate plaats.’
Effectiviteit
Naast de ict-volwassenheid van gemeentes keek M&I/Partners ook naar de effectiviteit van ict. Hieronder valt de mate waarin ict ondersteunend is aan de organisatiedoelstellingen. De onderzoekers stellen dat gemeenten met name op de tactische beheerprocessen moeten groeien. Dit betreft beheerprocessen zoals leveranciersmanagement, contractmanagement en servicelevelmanagement. De onderzoekers: ‘Gemeenten vinden het in veel gevallen lastig om het vastgestelde beleid daadkrachtig tot uitvoering te brengen. Daarnaast komen integrale kosten-baten analyses niet altijd aan bod bij de realisatie van ict-diensten en projecten. Daardoor komt de effectiviteit van de informatievoorziening onder druk te staan. Kosten komen namelijk vaak ten laste van het ict-budget terwijl de baten elders liggen.’
Jos Smits, professional partner bij M&I/Partners: ‘Vanuit ict-perspectief is de cruciale vraag hoe ict kan bijdragen aan de effectiviteit van de uitvoering (en de komende jaren vooral in het sociale domein), waarbij de verlaging van de uitvoeringskosten groter is dan de extra kosten van de inzet van ict (efficiëntie). En dat is best lastig. Dat vraagt een duurzame dialoog tussen ict en de uitvoering. Dat men ict niet eenzijdig ziet als een kostenpost maar een kans om effectiever en efficiënter te werken.’
ICT Benchmark Gemeenten
De ICT Benchmark Gemeenten is een jaarlijks onderzoek van het Amersfoortse adviesbureau M&I/Partners en geeft inzicht in de ict-kosten en de kostenontwikkeling van de eigen gemeente én vergelijkt deze met andere gemeenten.
Goed nieuws, denk ik, totale ict-kosten van alle gemeenten zijn gedaald.
Er is namelijk bezuinigd op ingehuurde ict-ers, lezen we.
Per gemeentelijke medewerker is er echter een stijging te zien.
Dit komt weer omdat men die eigen medewerkers ook buiten zet. Afslanken noemt men dat.
Gelukkig is het proces beveiliging bij gemeenten het meest volwassen ict-proces.. of zou dat juist reden tot zorg zijn ?
Groeiende gemeenten. Zoveel mogelijk fuseren, want das goedkoper was het idee. Grote gemeenten geven per inwoner echter meer ict kosten uit dan de kleinere, lezen we. M&I is er stil van. Vraag niet hoe het kan, maar profiteer ervan is het credo. Ze zijn tenslotte ook leverencier en dan kun je je gang gaan. Valt mooi samen met het kabinetsbeleid om meer taken naar de gemeenten te delegeren. Vooral zaken die je beter landelijk kunt regelen.
Aan het eind de automatiseringsclou, altijd fijn als de bespaarde kosten groter zijn dan de nieuw gemaakte. Een Numoquest wetje, Cruijf abc-tje. Tis van belang daar gewichting over te doen, met termen als “duurzame dialoog”, ict perspectief, cruciale vraag, sociale domein, effectief en efficient.
M&I/Partners begrijpt dan zij tot de happy few behoren dat haar klanten nog profesioneel uit mag melken.
De eerste vraag is welke onderzoeksmethode door M&I/Partners is gebruikt want veelal is het als vragenlijstje van Diederik Stapel. Gezien het feit dat de meeste gemeenten nog een EMVI aanbesteding gebruiken met lineaire TCO op basis van afschrijvingen over 5 jaar is de 3% besparing nogal opmerkelijk.
Vaak betekent dit 30% meer ellende als we kijken naar de legacy in processen zoals burger- en sociale zaken. Gek genoeg zijn dit de processen welke dus weinig marktwerking kennen doordat er maar 2 leveranciers zijn. De conclusies van M&I/Partners hebben daardoor wat weg van het Rijks ICT-dashboard en COELO geeft een beter overzicht want de historische kosten aangaande retributies laten zien dat deze alleen maar verhoogd worden.
Het feit dat een grotere gemeente hogere ICT-kosten heeft dan een kleinere zou bij iedereen een belletje moeten doen laten rinkelen, de Veel Vergeten Data jongens drukken dus nogal op schaalvergrotingen op gemeentelijk niveau. En de 6 Euro per inwoner dient wel met een factor 100.000+ vermenigvuldigd te worden om een juist beeld te geven. Of kijk ik nu weer te nuchter tegen de cijfers aan?
,