Thales Nederland, specialist in de ontwikkeling, productie en integratie van complexe hightech-systemen voor defensie, transport en veiligheid, heeft veel veranderingen doorgemaakt. Een van die transities was een nieuw pand, dat specifiek is ingericht om samenwerken te bevorderen en flexibel werken mogelijk te maken. De afdeling Human Resources koos daarbij voor een nieuw systeem, Afas Profit. Thales schakelde Optimo in voor de begeleiding van de implementatie.
Thales Nederland produceert zelf systemen voor de wereldmarkt, zo is 80 procent van de omzet export en brengt producten van de Thales Group op de Nederlandse markt Thales is actief in vijf verschillende markten; luchtvaart, ruimtevaart, grondtransport, defensie en cybersecurity. Al deze technologieën vind je terug in de uitstraling van het bedrijf. Onlangs investeerde Thales Nederland in een nieuw pand en een nieuwe it-infrastructuur waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben zelf te bepalen hoe, waar en wanneer ze werken. De afdeling Human Resources staat aan de basis van dit proces.
De afdeling had verschillende wensen voor ogen. Te beginnen bij integratie. Voorheen werkte het bedrijf namelijk met verschillende hr-systemen, bijvoorbeeld voor salaris- en personeelsadministratie. Bovendien hanteerde elke Nederlandse vestiging zijn eigen hr-processen. Door de systemen samen te voegen tot één, en elke locatie daarmee te laten werken, wilden Thales besparingen realiseren. Een tweede punt op de lijst met gewenste veranderingen betrof de informatievoorziening. Gert-Jan Beemer, hr-directeur Shared Services bij Thales Nederland legt uit: ‘Bij hr beschikken we over gegevens die managers van andere afdelingen nodig hebben om hun team te leiden. Die managers konden bij ons rapportages opvragen, die wij vervolgens maakten en beschikbaar stelden. Met een nieuwe oplossing wilden we de managers het stuur in eigen handen geven.’
Afas dichtst bij wensen
Verder was het belangrijk dat hr aansloot bij de nieuwe flexwerkomgeving van Thales. Iedereen moet altijd en overal toegang hebben tot het systeem, bijvoorbeeld om declaraties in te voeren. Beemer: ‘Toen we op zoek gingen naar een it-oplossing, hebben we in het bijzonder gekeken naar de mogelijkheden van employee- en management-selfservice in combinatie met het zo veel mogelijk gebruik kunnen maken van standaardfunctionaliteiten, zoals een proces voor indiensttreding. We hebben veel verschillende oplossingen bekeken, zowel van Nederlandse bedrijven als van de grote wereldspelers. Uiteindelijk bleek Afas Profit het dichtst bij onze wensen en eisen te komen.’
Thales kende Afas verder nog niet, en had dan ook behoefte aan deskundige begeleiding bij het implementatietraject. Beemer: ‘We zochten vooral naar een partij die mee kon denken, die ook in staat was te adviseren hoe we onze werkwijzen en de standaardfunctionaliteit van Afas zo dicht mogelijk bij elkaar konden brengen. Binnen Afas zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden, en van onze partner verwachten we dat die vanuit ons perspectief de beste weg kiest. We hebben met verschillende bedrijven om de tafel gezeten en met Optimo was de klik er meteen. We spraken met meerdere consultants en allemaal bleken ze de Afas-kennis en -ervaring te hebben die wij nodig hadden. De keuze was dan ook snel gemaakt.’
Ruggensteun
Wat volgde, was een hechte samenwerking. Optimo stelde een projectleider beschikbaar, die van a tot z bij het implementatietraject betrokken werd, en een consultant voor het functionele beheer. ‘Zelf hebben we ook een functioneel beheerder in huis,’ benadrukt Beemer, ‘maar extra expertise was welkom voor een zo efficiënt mogelijke inzet van het systeem. We willen altijd up-to-date blijven, niet stilstaan maar vooruitgaan. Afas Profit ontwikkelt zich net zoals wij dat doen, en een partner die je helpt om het uiterste uit het systeem te halen, is meer dan welkom. De Optimo-consultant is daarom nog steeds af en toe bij ons. De kennis die is opgedaan tijdens de invoering gaat zo niet verloren.’
Beemer en zijn team krijgen veel feedback op het nieuwe hr-systeem. ‘In het begin was het voor veel managers nog even wennen aan de workflows, maar inmiddels horen we niets dan goeds over de gebruikersvriendelijkheid. Net na de livegang organiseerden we op verschillende tijdstippen inloopsessies. De eerste trok nog tientallen collega’s, daarna nam de belangstelling snel af. Een goed teken.’ Een tweede pluspunt van de nieuwe situatie vindt Beemer het efficiënter werken. ‘Er is nu minder kans op fouten. Bovendien kunnen managers zelf actief op zoek naar de gegevens die zij nodig hebben, daar hebben ze ons niet meer voor nodig. Efficiënt is ook dat we nu één centraal hr-servicecenter hebben, dus één supportpunt voor managers en medewerkers.’ Toch zijn er ook ontwikkelpunten, bijvoorbeeld bij declaraties. Bij langdurige buitenlandse reizen blijkt de complexiteit groot voor het Afas Profit-systeem.’ Samen met Optimo werkt Thales nu aan een oplossing. ‘Het is prettig dat we nog steeds kunnen terugvallen op Optimo’, zegt Beemer. ‘Zo brengt Afas regelmatig een roadmap uit met daarin de nieuwe functionaliteiten van de software. Daarover brainstormen we dan met Optimo: welke features zijn bruikbaar voor ons? Zo kunnen we het systeem continu verbeteren.’
Vooruit
Beemer geeft aan dat Thales onlangs het implementatietraject heeft geëvalueerd. ‘Terugkijkend kan ik concluderen dat een implementatiepartner in de arm nemen een goede zaak is. Van tevoren hadden we onderschat hoeveel tijd en moeite zo’n project van je eigen mensen kost. Een nieuwe cao, recente wetswijzigingen en het eigen werk gaat gewoon door. Door soms extra inzet aan Optimo te vragen, kon het project vaart houden. Ik denk dat dat een belangrijke factor voor het succes is geweest. Ik ben dan ook blij dat Optimo voorlopig op de achtergrond aanwezig blijft voor ondersteuning. Zo kijken we samen vooruit naar de toekomst.’
Thales Nederland is onderdeel van de Thales Group. Met 65.000 man personeel is het bedrijf wereldwijd actief in zo’n zestig landen. In de vijf Nederlandse vestigingen werken in totaal rond de tweeduizend mensen. Thales is actief in vijf verschillende markten:
- Luchtvaart: Twee op de drie vliegtuigstarts en -landingen worden begeleid met Thales-apparatuur
- Ruimtevaart: Zoals de bouw van satellieten voor klimaattoepassingen
- Grondtransport: Thales is het bedrijf dat het betalingsverkeer bij het openbaar vervoer regelt
- Defensie: Thales is de nummer twee in de wereld op het gebied van communicatieapparatuur
- Cybersecurity: Bijvoorbeeld beveiligd dataverkeer: tachtig procent van de wereldwijde pintransacties wordt met Thales-software beveiligd
